Freelancers zijn vandaag onmisbaar in grote organisaties. Maar hoe trek je hen aan, hoe begeleid je hen en hoe zorg je voor een succesvolle samenwerking? Katrien Vanden Bossche, HR Expert Externe Inhuur bij VRT en Clio Simons, Workforce Administration & Talent Mobility Manager bij Delhaize, delen hun ervaringen.
Andere context, andere aanpak
Hoewel zowel VRT als Delhaize sterk inzetten op freelancers, verschilt de manier waarop ze dat doen. Bij VRT gaat het vaak om ICT-profielen of creatieve mediagerelateerde profielen binnen een hecht netwerk. Bij Delhaize ligt de focus eerder op domeinen zoals HR of finance. Ook de maturiteit van het MSP-programma verschilt. Voornamelijk voor de inzet van ICT-profielen, werkt VRT hier al enkele jaren mee, Delhaize een anderhalf jaar. Direct sourcing staat bij Delhaize nog op de planning.
Hoe vinden jullie freelancers?
Katrien (VRT): “Al onze vacatures staan op de VRT-jobsite: interne posities, uitzend- en freelanceprojecten. Afhankelijk van het profiel publiceert onze MSP-partner ook externe opdrachten op de marktplaats van het VMS. Ook die zijn terug te vinden op onze jobsite.”
“We hebben doorgaans een vrij hoge instroom op freelancevacatures, dus we moeten zelf niet zo veel gaan zoeken. Enkel heel specifieke mediatechnische profielen blijven een uitdaging.”
“We maken voor bepaalde artistieke profielen ook gebruik van talentenpools. Dat zijn netwerken van goede kandidaten die zich via een oproep op onze jobsite hebben aangemeld voor projecten binnen de talentenpool. Zo kunnen we snel schakelen en de juiste mensen vinden wanneer dat nodig is.”
“Freelancers bieden ons flexibiliteit én kennis die we mogelijk niet in huis hebben maar wel nodig hebben.” – Katrien Vanden Bossche (VRT)
Clio (Delhaize): “Wij werken met een MSP die opdrachten uitzet bij agencies, die dan op hun beurt een zoektocht lanceren. Ofwel zijn dat mensen die op eigen payroll bij de leverancier staan, ofwel bedrijven die freelancers in hun database hebben.”
“Daarnaast kan een hiring manager op LinkedIn connecteren met freelancers. Soms vinden we zo een geschikte kandidaat die dan toegevoegd wordt in ons MSP-programma.”
Hoe maken jullie freelance-opdrachten bekend bij de buitenwereld?
Katrien (VRT): “Onze jobsite is het belangrijkste wervingskanaal, want het is een verzamelplaats van al onze vacatures, ongeacht de contractvorm. Freelancers en andere profielen zien hier dus gemakkelijk of er interessante opdrachten zijn voor hen.”
“Het werving- en selectieproces voor externe medewerker loopt op een gelijkaardige manier als dat voor externe medewerkers. De achterliggende wetgevende kaders zijn de grootste onderscheidende factor en bepalen welke procedures voor publicatie, selectie, motivering en contractering gevolgd moeten worden.”
Clio (Delhaize): “Wij doen momenteel nog niet aan direct sourcing. Tijdens het eerste jaar van ons MSP-programma hebben we vooral gefocust op de huidige pool van talenten en de optimalisatie van ons leveranciersnetwerk. We willen wel via onze jobsite onze talentenpool uitbreiden om dan via mailing ons netwerk van freelancers aan te spreken wanneer we een bepaalde expertise zoeken.”
“Onze jobsite is het belangrijkste wervingskanaal, want het is een verzamelplaats van al onze vacatures, ongeacht de contractvorm.”
Wat zijn volgens jullie de belangrijkste lessen uit de samenwerking met freelancers?
Katrien (VRT): “Freelancers bieden ons flexibiliteit die we met andere samenwerkingsvormen minder hebben. Ze brengen ook kennis en expertise met zich mee die we niet in huis hebben, maar wel nodig hebben.”
“Een contract van bepaalde of onbepaalde duur is dus niet meer de enige arbeidsvorm waarmee gewerkt kan worden. We kijken naar welke noden er zijn en hoe we die het best kunnen invullen. Daarvoor houden we rekening met enerzijds de realiteit op de markt en anderzijds onze concrete behoefte. Soms maakt de contractvorm niet uit en publiceren we de aanbieding onder meerdere vormen. Dat verhoogt de kans om de juiste persoon te vinden. We doen dit nu al enkele jaren en hebben zo veel geleerd over de veranderingen op de markt en hoe we daar het best mee omgaan.”
“We willen wel via onze jobsite onze talentenpool uitbreiden en via mailing ons netwerk van freelancers aanschrijven wanneer we een bepaalde expertise zoeken.” – Clio Simons (Delhaize)
Clio (Delhaize): “De relaties tussen freelancer en hiring manager zijn hechter en daardoor ook moeilijker te managen door het bedrijf zelf. Sommige freelancers proberen hun tarief rechtstreeks af te spreken of willen de manager onder druk zetten. Als organisatie is het in de eerste jaren zoeken naar balans tussen kostenefficiënt leren werken en business continuïteit. Veel managers zien de komst van een MSP als een bedreiging, en willen de relatie met hun freelancers liever zelf onderhouden, wat financieel niet altijd de beste keuze voor de organisatie is.”
Hoe organiseren jullie intern de samenwerking met freelancers?
Katrien (VRT): “We proberen continu de balans te vinden tussen enerzijds onze total talent management-visie en anderzijds de wetgevende kaders zoals de Arbeidsrelatiewet of de Wetgeving op Overheidsopdrachten.”
“Zoals ook bij ons wervings- en selectieproces, willen we geen onderscheid maken waar het niet nodig is. We hebben in ons beleid enkele do’s en dont’s over het omgaan met externe medewerkers opgelijst. Dat gaat dan over het geven van opleidingen, middelen die nodig zijn voor het uitvoeren van de opdracht, de manier waarop we samenwerken, … dit laatste wordt telkens bekeken in functie van de opdracht want wat voor de ene opdracht een risico inhoudt, is voor de andere inherent verbonden aan de uitvoering van de opdracht.”
“Er is een uitgeschreven beleid rond het samenwerken met externe medewerkers, maar we willen hier geen vaststaand gegeven van maken. Ook de manier waarop mensen willen werken verandert, zeker bij jonge mensen. Men blijft niet langer levenslang voor één bedrijf werken, er is meer focus op work-lifebalans, er wordt meer van thuis gewerkt én bovendien wordt snel en flexibel handelen in de mediawereld steeds belangrijker. Het beleid over hoe we samenwerken met externe medewerkers moet daarop inspelen. Een continue oefening dus, maar zeker interessant om hier als VRT mee bezig te zijn.”
Clio (Delhaize): “We hebben een contingent workforce policy. Daarin staan de do’s-and-don’ts voor managers, afspraken over financiering, opleidingen en teamactiviteiten. Een freelancer beschouwen we net als elke andere externe: hij of zij maakt deel uit van het team, krijgt een e-mailadres en wordt overal bij betrokken. Het blijft echter belangrijk om intern het onderscheid te maken tussen een medewerker op onze eigen payroll of een externe medewerker. Dit uit zich in een extensie bij het emailadres of het beperken van bepaalde communicaties naar deze groep van externe medewerkers.”
Ben je op zoek naar nog meer inspiratie over samenwerken met freelancers? Op 27 november 2025 organiseert NextConomy de derde editie van de Total Workforce Summit. Wil je er als hr-directie, TA-manager of inkoper van extern talent graag bij zijn? Stuur een bericht naar marlies.ex@nextconomy.be om je aan te melden.
Lees ook:
Je moet ingelogd zijn om een reactie te plaatsen.