‘Think Like a Buyer’: Meetup-sessie geeft inkijk in de logica van procurement

De volgende vraag stond centraal: hoe denken inkopers vandaag écht tijdens tender- en aankoopprocessen? Onder de titel “Think Like a Buyer – Winning Tenders & Procurement Decisions” kregen de deelnemers een diepgaande blik achter de schermen van procurement, met concrete inzichten over hoe aanbieders van extern talent hun slaagkansen kunnen vergroten in een steeds professioneler en competitiever aankooplandschap.

Tenderbeheer: geen klassieke salesoefening

Volgens Alfred de Weert maken veel intermediaire organisaties dezelfde fout: tenders behandelen alsof het gewone verkoopgesprekken zijn. Maar procurement werkt volgens een totaal andere logica.

“Inkopers beoordelen dossiers vanuit een formeel en gestructureerd kader, met meerdere stakeholders die elk hun eigen prioriteiten hebben. Waar sales vaak focust op overtuigen, draait procurement veel meer rond risicoanalyse, objectieve criteria, compliance en procesmatige evaluatie.”

De tenderexpert benadrukte dat tenderbeheer ondertussen een volwaardige discipline geworden is. Inkopers professionaliseren snel, terwijl organisaties die extern talent aanbieden soms nog te ad hoc werken. Vooral in markten met lage marges – zoals staffing – is dat een risico.

Twaalf trends veranderen procurementlandschap

Tijdens de presentatie zoomde de spreker in op twaalf belangrijke trends die het tenderproces vandaag beïnvloeden. Een van de meest opvallende evoluties is de stijging van het aantal tenders. Volgens de Weert neemt het aantal aanbestedingen jaarlijks met vijf tot tien procent toe. Dat vraagt niet alleen meer capaciteit, maar ook meer specialisatie binnen commerciële teams.

Daarnaast professionaliseren inkoopafdelingen steeds verder. Bedrijven werken vaker met academisch gevormde procurementprofessionals die sterk inzetten op structuur, transparantie en vooraf vastgelegde regels.

Andere opvallende trends die aan bod kwamen:

• Toenemende administratieve transparantie
• Meer focus op snelheid en betrouwbaarheid van talentaanlevering
• Stijgende complexiteit door juridische regelgeving
• De impact van AI op zowel het schrijven als beoordelen van tenders
• Het belang van visueel sterke en overzichtelijke offertes
• Groeiende concurrentie bij publieke aanbestedingen

Volgens de Weert biedt artificiële intelligentie vooral efficiëntiewinsten, maar geen blijvend competitief voordeel. “Iedereen gebruikt ondertussen AI-tools. Het verschil maak je nog altijd met creativiteit, nuance en strategisch inzicht.”

Inkoopafdelingen professionaliseren steeds verder. Bedrijven werken vaker met academisch gevormde procurementprofessionals die sterk inzetten op structuur, transparantie en vooraf vastgelegde regels.

Van commodity naar strategische partner

Een belangrijk thema doorheen de sessie was de positie van staffing- en hr-dienstverleners binnen procurement. Externe inhuur wordt nog te vaak bekeken als een commoditymarkt waarin prijs de dominante factor is. Toch ligt daar net een belangrijke uitdaging: “Blijf weg van pure prijsdiscussies en creëer toegevoegde waarde binnen het inkoopproces. Dat kan via operational excellence, innovatie, betere samenwerking en sterke servicelevels.”

De bekende Kraljic-matrix vormde daarbij een belangrijk denkkader. Die matrix helpt organisaties bepalen hoe kritisch bepaalde diensten zijn op basis van toeleveringsrisico en impact op de business. Voor aanbieders van extern talent betekent dit dat ze moeten evolueren van eenvoudig vervangbare leverancier naar strategische partner.

De tenderformule achter succesvolle dossiers

Een centraal onderdeel van de workshop was de volgende tenderformule:

Score = Demands x (Price + Quality + Test + Reputation)

Volgens de Weert zit precies daar vaak het verschil tussen winnen en verliezen. Een identieke offerte kan immers totaal anders scoren afhankelijk van de gekozen beoordelingsformule.

Hij legde uit hoe je als aanbieder van extern talent strategisch kunt inspelen op:

• Prijsmodellen
• Kwaliteitscriteria
• Test- en implementatieaanpakken
• Reputatie en klantreferenties

Ook de pre-tenderfase kreeg veel aandacht. Wie vroegtijdig met procurement in gesprek gaat, kan vaak nog mee invloed uitoefenen op de inhoud van de Request for Proposal (RFP). Tijdens een livepoll gaf de helft van de aanwezigen aan dat sales- en accountmanagers daarvoor het best geplaatst zijn, gevolgd door senior tenderprofessionals.

Vier praktische tips voor betere tenders

Alfred de Weert sloot zijn presentatie af met vier concrete principes voor sterkere offertes:

• JATFQ: “Just Answer The Fucking Question”, ofwel: wees helder en to-the-point
• WISH + 1: voeg een extra inspanning toe die jouw organisatie weinig kost, maar wel impact heeft 
• SMART: werk met duidelijke, meetbare en realistische voorstellen
• PROVE IT: onderbouw claims met bewijs, data en referenties

“Klanten verwachten veel meer dan alleen profielen of tarieven. Ze zoeken partners die meedenken rond talentstrategie, compliance, snelheid en performantie op lange termijn.”

Wie vroegtijdig met procurement in gesprek gaat, kan vaak nog mee invloed uitoefenen op de inhoud van de Request for Proposal (RFP).

Tevreden deelnemers aan het woord

Verschillende deelnemers benadrukten tijdens en na de Meetup-sessie hoe relevant de inzichten waren voor hun dagelijkse praktijk. Enkele getuigenissen:

Benjamin Condé – RPO & MSP Business Manager bij ProfileGroup

“Deze Meetup gaf me een interessante inkijk in hoe procurement écht naar tenders kijkt. Als MSP werken we vaak nog vanuit een commerciële reflex, terwijl procurement veel meer focust op structuur, risicoanalyse en objectieve evaluatiecriteria. Dat verschil werd tijdens de sessie heel duidelijk gemaakt.”

“Wat ik sterk vond, is hoe concreet Alfred de Weert uitlegde waarom goede offertes toch kunnen verliezen. Tenderformules en scoringsmechanismen blijken veel bepalender dan veel organisaties denken. Voor ons bevestigt dit dat offertes niet alleen commerciële documenten zijn, maar strategische hr-instrumenten waarmee je moet inspelen op de verwachtingen van inkopers.”

Peter De Buck – Management & Sales bij Connecting-Expertise

“Deze sessie maakte duidelijk hoe sterk procurement binnen staffing professionaliseert. Processen worden formeler, concurrentie neemt toe en marges blijven laag. Daardoor volstaat een klassieke salesaanpak niet meer.”

“Interessant vond ik vooral de boodschap dat je moet wegblijven van pure prijsdiscussies. Organisaties moeten zich onderscheiden via operational excellence, innovatie en toegevoegde waarde. Tegelijk neemt de complexiteit van tenders sterk toe, onder meer door strengere regelgeving en uitgebreidere evaluatiecriteria. Dat vraagt ook van leveranciers een veel professionelere aanpak.”

Han Oey – Chief Strategy Officer bij RGF Staffing

“Met een internationale delegatie van RGF Staffing wilden we beter begrijpen hoe procurement van hr-diensten vandaag evolueert. De Meetup bevestigde dat organisaties procurement steeds sterker inzetten om kosten en leveranciersbeheer onder controle te houden. De grote uitdaging blijft hoe je voorkomt dat dienstverlening volledig herleid wordt tot een prijsvergelijking. Er bestaat geen eenvoudige oplossing, maar de presentatie gaf wel interessante inzichten. Vooral het idee dat je moet inzetten op samenwerking, betrouwbaarheid, innovatie en procesoptimalisatie vond ik waardevol.”

Sophie Hanssens – Corporate Sales bij House of Talents

“Ik nam deel aan deze Meetup omdat ik beter wilde begrijpen hoe procurement vandaag kijkt naar leveranciersrelaties en tenderprocessen. Vanuit mijn rol bij House of Talents is het belangrijk om niet alleen de noden van klanten te kennen, maar ook hun aankoopstrategie, verwachtingen en toekomstige uitdagingen.”

“Wat ik vooral meeneem uit deze sessie, is dat procurement binnen staffing sterk blijft evolueren, maar dat de prijsfocus nog altijd bijzonder dominant aanwezig is. Klanten verwachten vandaag echter veel meer dan enkel de levering van profielen. Ze zoeken partners die meedenken rond talentstrategie, marktinzichten, compliance, snelheid van uitvoering en performantie op lange termijn. Dat bevestigt voor mij hoe belangrijk het is om je als organisatie te onderscheiden via specialisatie, expertise en aantoonbare toegevoegde waarde. Data, marktkennis en inhoudelijke expertise worden steeds belangrijker om een sterk en geloofwaardig dossier neer te leggen.”

“Een opvallend inzicht vond ik ook de enorme impact van scoringsformules binnen tenders. Exact hetzelfde dossier kan afhankelijk van de gekozen formule plots het beste of slechtste bod worden. Dat toont hoe belangrijk diepgaand inzicht in procurementmechanismen vandaag geworden is.”

“Daarnaast werd ook duidelijk hoe belangrijk performant bid management wordt. Het aantal tenders blijft stijgen en organisaties zullen steeds vaker gespecialiseerde teams nodig hebben om die processen professioneel aan te pakken.”

Wat ik sterk vond aan deze Meetup, is hoe concreet Alfred de Weert uitlegde waarom goede offertes toch kunnen verliezen. Tenderformules en scoringsmechanismen blijken veel bepalender dan veel organisaties denken.

– Benjamin Condé, ProfileGroup

Deze Meetup gemist? Meld je nu al aan voor de volgende sessie!

Deze Meetup met Alfred de Weert was onderdeel van een reeks van drie NextConomy bijeenkomsten speciaal voor staffing bedrijven en HR-dienstverleners.  De derde en laatste bijeenkomst gaat door op donderdag 29 oktober in Mechelen. Dan organiseert NextConomy de vijfde editie van de MSP/VMS & Staffing Vendor Meetup. Ontdek trends in de wereld van MSP’s en VMS-en en maak 1-op-1 afspraken met leidende MSP en VMS partijen zoals Beeline, Connecting Expertise, ProUnity, Pontoon, Profile Group, SOLVUS, … Alle informatie en je aanmelden kan hier. Het aantal deelnemers is beperkt. Early bird prijs geldig.

Lees ook

• NextConomy MeetUp-sessie: Hoe overtuig je inkopers en win je tenders?

• Inkoop of HR, wie beheert alle inhuur?

• Een plaats aan de tafel voor Inkoop? Word een ‘Chief Value Officer’!