De race naar extern talent winnen: hoe een MSP het verschil maakt bij VMS-keuzes

In de zoektocht naar talent kijken bedrijven en organisaties niet alleen naar vaste medewerkers, maar steeds vaker ook naar externe profielen zoals freelancers, consultants en andere tijdelijke werkkrachten.

Beheer van de externe talenten

Het aandeel ingehuurde talenten in de totale werkende populatie in organisaties groeit gestaag. Met dat gegeven als uitgangspunt wint een Vendor Management System (VMS) snel aan belang. Maar technologie alleen volstaat niet. Zonder een doordachte strategie en begeleiding dreigt een VMS eerder een complex IT-project te worden dan een hefboom voor groei. Hier komt een Managed Service Provider (MSP) in beeld. Brainbridge, een Belgische specialist in workforce solutions, positioneert zich als zo’n strategische partner. Het bedrijf ondersteunt organisaties bij het aantrekken, beheren en optimaliseren van extern talent, en begeleidt hen van strategie tot implementatie en operationele opvolging.

We spraken met Martijn Van Dooren, Managing Partner bij Brainbridge, over de meerwaarde van een MSP bij de selectie, implementatie en het beheer van een VMS.

Dit artikel verscheen eerder in het VMS Onderzoeksrapport, editie 2026/27 dat je gratis kan downloaden.

Martijn, wanneer is het voor een organisatie aangewezen om met een VMS te werken?

“Het is te kort door de bocht om alleen in termen van een VMS te denken. Een VMS is een belangrijk onderdeel van een bredere oplossing rond het strategisch aantrekken en beheren van extern talent.”

“Vergelijk het met een autorace. Als je als organisatie wil meespelen in de ‘race naar talent’, dan heb je een performante wagen nodig. Het VMS is die wagen. Maar als je die race niet belangrijk vindt, kan je evengoed met de fiets rijden – bijvoorbeeld via Excel. De meerwaarde van een VMS situeert zich volgens mij op meerdere niveaus: efficiëntie, snelheid en kwaliteit in het aanwervingsproces, betere kostencontrole, meer transparantie in het beheer van externe medewerkers en een verhoogde compliance. Daarnaast maakt een VMS schaalbaarheid en internationalisering mogelijk.”

Waarom is het belangrijk om een VMS op lange termijn te bekijken?

“Een VMS kies je niet voor twee jaar. Het wordt een strategisch platform waarin al je historische data, integraties en verandertrajecten samenkomen. Overschakelen naar een ander systeem is bovendien complex, zeker wanneer het diep geïntegreerd is met andere systemen zoals hr, finance of procurement. Daarom hanteert Brainbridge een horizon van vier tot zes jaar.”

“Organisaties moeten zich afvragen welke talentstrategieën ze willen ondersteunen – denk aan Total Talent, direct sourcing of skills-based hiring. Ook internationale expansie, toekomstige integraties en AI-toepassingen spelen mee in die keuze.”

Een VMS kies je niet voor twee jaar.

Welke rol speelt een MSP bij de zoektocht naar het juiste VMS?

“Een MSP moet je zien als een team van ervaren race engineers. We hebben ervaring met verschillende platformen en weten wat werkt in welke context. We stellen vast dat een MSP nog te vaak te laat betrokken wordt. Soms is het VMS al gekozen voordat er een MSP aan boord komt. Dat is jammer, want net in de voorbereidende fase kunnen wij veel waarde toevoegen.”

“Die voorbereiding begint met fundamentele vragen: wat zijn de doelstellingen op het vlak van talentmanagement? Welke ROI verwacht je? Wat is de huidige situatie en waar wil jouw organisatie naartoe? We helpen die analyse te maken en vertalen die vervolgens naar een strategisch sourcingmodel. Pas daarna volgt de selectie van het VMS, op basis van functionaliteit, integraties, rapportering en total cost of ownership.”

Wie moet betrokken worden bij de keuze voor een VMS?

“Een VMS is geen puur hr- of inkoopproject, maar een enterpriseoplossing. Het raakt meerdere afdelingen. Minstens hr en procurement moeten betrokken zijn, maar ook hiring managers spelen een cruciale rol. Zij moeten er uiteindelijk mee werken, dus hun input is essentieel.”

“Daarnaast zien we bij Brainbridge vaak dat IT, security en architectuur te laat aan tafel komen. Dat leidt tot vertragingen en gemiste integratiekansen. Ook leveranciers mogen niet vergeten worden. Vraag hen gerust met welke systemen zij het liefst werken. Hun feedback kan verrassend waardevol zijn.”

Een VMS is geen puur hr- of inkoopproject, maar een enterpriseoplossing. Het raakt meerdere afdelingen.

Hoe bereken je de return on investment van een VMS?

“Alles begint bij een correcte inschatting van de total cost of ownership (TCO). Dat gaat veel verder dan de licentiekost. Denk bijvoorbeeld aan verschillende kostencomponenten zoals implementatie, integraties, operationele ondersteuning, change management en mogelijke herconfiguraties. Ook de rol van de MSP speelt daarin mee.”

“Aan de opbrengstenzijde zijn er zowel directe als indirecte voordelen. Zo zijn er besparingen op tarieven door leverancierscompetitie en benchmarking, maar ook procesoptimalisatie is een belangrijk voordeel. Daarnaast zijn er moeilijker meetbare, maar minstens even belangrijke effecten: betere compliance, minder risico’s en een snellere invulling van vacatures. De impact op talent – zoals retentie en kwaliteit – is vaak doorslaggevend.”

Hoe adviseert Brainbridge klanten bij de keuze van een VMS?

“De perfecte VMS bestaat niet. Er bestaat alleen een best fit voor een specifieke context. Binnen Brainbridge hanteren we vijf hoofdcriteria. Ten eerste is er de complexiteit van de organisatie: type profielen, geografische spreiding en schaal. Daarnaast speelt gebruiksvriendelijkheid een rol, net als de mate van configuratie. Ook integratiemogelijkheden en databeheer zijn cruciaal, zeker in een wereld waar data centraal staat. Voeg hierbij rapportering en de AI-roadmap van het platform die steeds belangrijker worden. Last but not least is er het kostenmodel en de ondersteuning: we gebruiken een beslissingsboom als denkkader, maar vermijden rigide schema’s. Elke organisatie is immers anders.”

Wat met bestaande technologie bij de klant?

“Een VMS staat nooit op zichzelf. De echte waarde zit in de integraties. Typische koppelingen zijn er met ATS-systemen, HR-platformen, finance en BI-tools. Ook sourcingkanalen en timesheet-systemen worden vaak geïntegreerd. De rolverdeling is daarbij duidelijk: de VMS-leverancier voorziet de technische bouwstenen, de klant bewaakt security en architectuur, en de MSP fungeert als functioneel architect en projectmanager. Wij zorgen ervoor dat alles samenkomt: datamodellen, dataflows, testscenario’s. Zo vermijden we dat het een puur technisch verhaal wordt.”

Contracteert de MSP of de klant het VMS?

“Beide modellen bestaan, elk met hun voor- en nadelen. Wanneer de MSP het platform beheert, kan er sneller gestart worden en is er één aanspreekpunt. Maar bij een wissel van MSP kan dat complexer worden. Wanneer de klant zelf contracteert, behoudt die meer controle over data en tooling. Dat maakt het eenvoudiger om van partner te veranderen, maar vraagt ook meer interne betrokkenheid.”

Wie configureert het systeem en wie beheert het nadien?

Brainbridge werkt met een gezamenlijk implementatieteam. “Wij nemen de functionele lead en ontwerpen processen, workflows en rapporten. Afhankelijk van de VMS-leverancier komt daar ook de technische configuratie bij kijken of staat de VMS-leverancier hiervoor zelf in, terwijl de klant instaat voor beslissingen en validatie. Na de implementatie blijft de MSP een belangrijke rol spelen. Wij voorzien vaak de eerstelijnhelpdesk en coördineren issues met de leverancier. Zo blijft er voor de klant één aanspreekpunt.”

Welke rol speelt AI in VMS-oplossingen?

“We zien vandaag al toepassingen zoals automatische jobomschrijvingen, skill-based matching en realtime tariefadvies. Ook AI-assistenten binnen de gebruikersinterface winnen terrein. Ze helpen hiring managers bij het aanmaken van aanvragen of het interpreteren van data.”

“De komende jaren verwacht ik nog meer integratie. AI zal alle talentdata – vast en extern – met elkaar verbinden. Dat maakt het mogelijk om strategische beslissingen te nemen over de inzet van talent. Daarnaast zie ik evoluties richting predictive analytics, dynamische prijszetting en conversational interfaces. Denk bijvoorbeeld aan managers die simpelweg vragen: ‘Welke opdrachten lopen binnenkort af en hoe kan ik kosten besparen?’”

“Toch zal de menselijke factor altijd een essentieel element blijven. Artificiële intelligentie versterkt de organisatie, maar vervangt ze niet. De kunst is om technologie in te zetten waar ze waarde toevoegt, en mensen te laten focussen op strategie en relaties.”

Samengevat

“Een VMS kan een krachtige motor zijn voor organisaties die hun extern talentbeheer willen professionaliseren. Maar zonder de juiste aanpak en begeleiding blijft het potentieel vaak onbenut. De rol van een MSP zoals Brainbridge gaat dan ook veel verder dan operationele ondersteuning. Als strategische partner helpen we bedrijven om de juiste keuzes te maken, processen te optimaliseren en technologie maximaal te benutten. Het gaat dus niet enkel om de racewagen, maar ook om het volledige team, de strategie en de manier waarop je de race rijdt.”

Lees ook