De Europese AI-Verordening: geen ‘ver-van-mijn-bed gebeuren’ voor HR en staffing bedrijven: Deel 2: De impact op HR in tien punten
Gebruikt je onderneming AI-systemen om kandidaten te selecteren, sollicitaties te analyseren of kandidaten te evalueren? Beschik je over AI-systemen die zelf beslissingen nemen over promoties, ontslagen en taaktoewijzingen op basis van persoonlijke kenmerken en gedrag? Lees dan zeker onze praktische suggesties over de grote -HR-impact van de Europese AI Verordening.
Begrijp de relevantie voor HR
De AI Verordening is het eerste uitgebreide juridische raamwerk voor AI ter wereld en wijst elk AI-systeem toe aan één welbepaalde risicocategorie. Alle AI-systemen voor werving, selectie, prestatiebeoordeling en andere HR-gerelateerde processen vallen in de ‘hoog-risico categorie’. Dit betekent dat ze aan strenge eisen moeten voldoen qua risicobeheer, gegevenskwaliteit, transparantie en menselijk toezicht. HR-verantwoordelijken, HR-bedrijven én HR-dienstenleveranciers moeten het belang en de implicaties ervan vooral niet onderschatten.
Hoe begin je hier aan? Tien praktische suggesties:
- Voer eerst een grondige inventarisatie uit
Begin met het in kaart brengen van alle AI-systemen die je organisatie momenteel gebruikt. Identificeer welke als hoog-risico moeten beschouwd worden en ga na of er bij zijn die vanaf februari 2025 verboden zullen zijn wegens een onaanvaardbaar risico. Dit voorkomt verrassingen en zorgt voor een soepele transitie naar de nieuwe regelgeving.
- Zorg voor een hoge datakwaliteit
Controleer de ingevoerde data op hun relevantie en representativiteit om te kunnen garanderen dat de systemen eerlijk en accuraat blijven en geen ‘bias’ kunnen veroorzaken. Voorkom bijvoorbeeld het risico op discriminatie door alle mogelijke vooringenomenheden uit je datasets te verwijderen.
- Ontwikkel transparante beleidslijnen
Zorg ervoor dat alle AI-gedreven besluitvormingsprocessen en de regels over het gebruik ervan intern bekend zijn. De medewerknemers én extern ingehuurde talenten moeten begrijpen hoe deze systemen functioneren en welke invloed ze eventueel hebben op hun werk. Gedetailleerde richtlijnen over het gebruik van die AI-systemen en je datakwaliteit is nodig om later aan de transparantie-eisen van de AI-verordening te kunnen voldoen.
- Organiseer het toezicht
Menselijk toezicht is cruciaal voor het minimaliseren van AI-risico’s. Wijs competente en goed getrainde medewerkers aan die verantwoordelijk zullen zijn voor het toezicht op de AI-systemen. Zij moeten voldoende gezag en ondersteuning hebben om effectief toezicht te kunnen houden.
- Maak een actieplan
Stel op basis van je auditresultaten een gedetailleerd actieplan op om tijdig aan de vereisten van de AI Verordening te kunnen voldoen. Dit concreet plan bevat zeker maatregelen op het vlak van risicobeheer, kwaliteitsbeheer, data governance en de bijhorende cyberveiligheid en robuustheid van de systemen.
- Leid de medewerkers op
Zorg dat alle kenniswerkers ten minste over een basiskennis beschikken omtrent AI-systemen en hun implicaties. Zorg ervoor dat wie binnen de organisatie uitgebreid met AI-systemen werkt voldoende training krijgt over de impact en vereisten van de AI Verordening. Dat geldt ook voor extern ingehuurd talent. Organiseer desnoods bijkomende opleidingen om op de hoogte te blijven van veranderende regelgeving. Deze verplichting geldt al vanaf februari 2025!
- Blijf informeren
Bij de implementatie van nieuwe AI-systemen of wijzigingen in bestaande systemen komt het er op aan om de werknemers en hun syndicale vertegenwoordigers, maar ook externen, altijd te informeren over het gebruik van deze technologieën. Deze transparantie bevordert het vertrouwen en zorgt ervoor dat iedereen begrijpt hoe AI hun werk beïnvloedt.
- Evalueer regelmatig
Blijf de gebruikte AI-systemen regelmatig monitoren en evalueren op bias en discriminerende uitkomsten. Voer externe audits uit om een objectieve beoordelingen te krijgen van de werking en naleving van de AI-systemen. Overweeg om samen te werken met juridische en technische experts om de compliance van je AI-systemen na te gaan. Dit kan ook helpen voor de ontwikkeling van robuuste risicobeheer- en kwaliteitsmanagementsystemen.
- Documenteer alles
Houd rapportering bij van alle ondernomen stappen om aan de AI Verordening te voldoen. Dit omvat de risicobeoordelingen, de data governance maatregelen en alle aanpassingen die aan de systemen worden gedaan. Log alle activiteiten om de traceerbaarheid van resultaten te waarborgen. Deze documentatie is essentieel voor de audits en om de naleving te kunnen aantonen.
- Blijf op de hoogte van nieuwe regels
De AI Verordening is slechts het begin; aanvullende EU-wetgeving en nationale richtlijnen mogen zeker verwacht worden. Blijf op de hoogte en pas jouw compliance-strategieën aan waar nodig. Proactieve naleving is niet alleen een wettelijke verplichting, maar biedt ook kansen om een eerlijke en inclusieve werkomgeving te bevorderen.
In de derde en laatste aflevering concentreren we ons op de relevantie van de AI Act voor Managed Service Providers.
Lees ook:
