"Exploring the future of work & the freelance economy"

Een VMS onder de loep: wat is het en waarom moet je het willen?

In 10 online Mini Learnings brengen NextConomy en ZiPconomy kennis en inzichten over ‘Technologie voor het optimaal beheer van extern talent’. In dit derde webinar van de reeks licht Peter De Buck, mede-oprichter van Connecting-Expertise de verschillende voordelen voor inkopers en inhuurdesks van een Vendor Management Systeem (VMS) toe. Hij doet dit aan de hand van een korte presentatie, gevolgd door een boeiende live demo. Dit is het verslag van deze sessie, de opname kan je hier herbekijken.


NextConomy en ZiPconomy Mini Learnings zijn een reeks van 10 online workshops. Het concept is simpel: om de 2 weken op dinsdag om 11.30 u deelt een groep experts gedurende 45’ hun kennis met de deelnemers aan de hand van hands-on demo’s en interactieve sessies.  Zie hier voor meer informatie. 


VMS technologie in het inhuurproces: met of zonder MSP?

De meeste bedrijven maken gebruik van specifieke technologie om hun vaste medewerkers aan te werven. Doorgaans gebeurt dit met behulp van een Applicant Tracking System (ATS), die voornamelijk bijhoudt welke vacatures je uitzet en welke personen solliciteren op deze vaste jobs.

Een Vendor Management Systeem (VMS) is daarentegen gericht op het beheer van alle externe talenten, liefst voor alle contractvormen die mogelijk zijn, gaande van uitzendkrachten, freelancers, contractors en consultants, over SOW-medewerkers, maar ook stagiaires & jobstudenten.

Bedrijven kunnen deze tools in eigen beheer inzetten en onderhouden of dit outsourcen naar een derde partij. Bij vaste medewerkers spreken we in dat geval van Recruitment Proces Outsourcing (RPO), die eigenaarschap nemen van de instroom aan sollicitanten en daarvoor gebruik maken van het ATS. Voor het beheer van de flexibele schil aan talenten spreken we over een Managed Service Provider (MSP), de dienstverlener, die meestal een VMS gebruikt om dit efficiënt te kunnen doen.

Deze overzichtelijke infographic maakt een en ander meer inzichtelijk:

Afbeelding 1 – Workforce solutions – Vast & flexibel personeel, hun stakeholders, outsourcing partners & bijhorende technologie (infographic door Nextconomy redactie)

Peter de Buck licht in de webinar toe dat de helft van hun klanten de VMS technologie zelf gebruiken en de andere helft beroep doet op een MSP met de VMS technologie.  Aangezien MSP’s een extern inhuurproces optimaal beheren, hebben ze nood aan een VMS om het proces transparant, objectief en meetbaar te maken. Vanuit het verleden ziet men bij Connecting Expertise dat grote programma’s gebruik maken van een MSP met VMS, en kleinere programma’s vaak in eigen beheer zijn met louter de VMS technologie. De laatste jaren kiezen ook de MSP dienstverleners er meer en meer voor om ook voor het beheer van kleine programma’s VMS technologie in te zetten. Gebruik van VMS technologie met of zonder MSP is voor veel bedrijven afhankelijk van hun inhuurstrategie, uitdagingen & bedrijfscultuur.

“Sommigen organisaties starten met een VMS in eigen beheer en evolueren later naar een VMS oplossing beheerd door een MSP. Dit is afhankelijk van het type uitdagingen waar je als organisatie mee geconfronteerd wordt en welke je wenst op te lossen.” Peter de Buck, Connecting Expertise.

De VMS onder de loep: wat doet het nu precies & wat zijn de voordelen?

Er zijn 4 grote proces-blokken voor extern personeel die beheerd worden in elk VMS systeem, legt Peter ons uit. Deze kunnen modulair uitgerold worden naargelang de noden van de klant. Het gaat dan met name om:

  1. Aanwerving
  2. Contracteren
  3. Beheer & Opvolging
  4. Betaling & Facturatie

Door met een VMS bovenstaande processen te digitaliseren, centraliseren en (deels) te automatiseren, realiseer je binnen je bedrijf volgende aantoonbare voordelen:

  1. Operationeel meer efficiënt proces
  2. Compliant proces (borgen van regel- en wetgeving)
  3. Visibel proces (dankzij rapportages)
  4. Verbeterd inhuurproces

Een groot voordeel van een webinar is dat we ook in een demo kunnen laten zien hoe een VMS werkt. Aan de hand van voorbeelden maakt Peter duidelijk hoe bovenstaande voordelen concreet via de VMS technologie gerealiseerd worden. Cruciaal zijn bijvoorbeeld de badges die toegang geven tot bedrijfsruimtes. “Wanneer de opdracht van een externe medewerker beëindigt wordt, dienen deze toegangsbadges ingeleverd worden. Wij zien veel situaties bij bedrijven waar er veel meer badges actief zijn dan dat er mensen actief zijn in de organisatie. Deze belangrijke off boarding stap kan perfect geautomatiseerd worden in het VMS”, aldus Peter. “We zien ook vaak een wildgroei aan contractvormen binnen organisaties. Centraal en digitaal beheren, is beter, en het helpt bij het opvolgen van prijsafspraken met leveranciers.”

 “Wanneer de opdracht van een externe medewerker beëindigt wordt, moet zijn toegangsbadge ingeleverd  worden. Wij zien veel situaties bij bedrijven waar er veel meer badges actief zijn dan dat er mensen actief zijn in de organisatie. Deze belangrijke off boarding stap kan perfect gedigitaliseerd en geautomatiseerd worden in het VMS” Peter de Buck, Connecting Expertise

Data vertalen naar kennis over je externe inhuurproces.

Dat een VMS bijzonder veel informatie verzamelt over het E2E (end-to-end) inhuurproces spreekt voor zich. Elke stap in het proces wordt opgevolgd en elke beslissing in het proces in de VMS time-stamped en gelogd voor de geautoriseerde gebruikers. Dit geeft heel wat informatie over wie wordt ingezet in je organisatie, met welke leveranciers je samenwerkt, hoeveel je uitgaven bedragen, maar ook hoe en waarom bepaalde mensen worden ingezet in de organisatie. Het VMS kan alle data visueel weergeven aan de hand van rapportages en dashboards.

“Het gebeurt wel vaker bij organisaties waar de samenwerking met een bepaalde contractor bewust wordt stopgezet. Later komt deze contractor via een andere weg gewoon weer de organisatie binnen omdat je als organisatie niet over die informatie beschikt. Met de rapportages van een VMS wordt dit inzichtelijk en wordt je als organisatie hiervan ontzorgd.” Peter de Buck

Wanneer deze data, via de rapportages van het VMS, omgezet wordt naar kennis van je inhuurproces dan zijn er heel wat optimalisaties te bekomen:

  • Lagere prijzen & kosten reducties
  • Verhoogde kwaliteit van je kandidaten en proces
  • Verlaging van de workload in je operationeel proces
  • Beslissingen op basis van feiten en niet gevoelens

Wat kost een VMS aan het bedrijf?

Het webinar toont helder de voordelen van een VMS, maar heeft natuurlijk ook een prijskaartje. Het besparingspotentieel dient groter te zijn dan de kost, zodat bedrijven een positieve business case hebben aan het einde van streep.

“Een VMS systeem zou zichzelf binnen de 3 maanden moeten terugverdienen” Peter De Buck

Peter licht toe dat er 2 kostencomponenten zijn bij de uitrol van een VMS:

  1. Vaste, eenmalige implementatie/configuratie kost
  2. Terugkerende jaarlijkse kost

De implementatiekost is afhankelijk van de grootte van je programma, de complexiteit en ook of er koppelingen gewenst zijn tussen het VMS met back-office systemen van de klant. Bij Connecting Expertise rekenen we voor een gemiddeld grote organisatie tussen de 10 à 20 dagen implementatie.

De terugkerende kost is een licentiekost voor het VMS. Daar zijn 2 prijsmodellen terug te vinden. Enerzijds wordt deze vaak berekend als percentage op uitgave (voor de externe medewerkers opgenomen in het programma). Dit percentage schommelt tussen de 0,4% en 0,6%, afhankelijk van de grootte van je uitgaven. Anderzijds kan deze ook als vaste bedrag  toegepast worden die maandelijks of jaarlijks wordt afgerekend.

Afhankelijk van de business case van de klant, wordt gekeken naar het beste model.

Demo van een VMS

In het tweede luik van dit webinar toont Peter heel concreet aan de hand van een live demo verschillende processtappen:

  • hoe goedkeuringsprocessen verlopen
  • hoe budgetten in de VMS opgevolgd worden
  • hoe kandidaten worden gescreend op ervaringen in het verleden,
  • hoe kandidaten worden vergeleken,
  • contract acceptatie
  • geautomatiseerde rapportages en dashboards

Het volledige webinar en demo kan je herbekijken :

Meer weten over deze reeks Mini Learnings?

  • Op deze pagina vind je alle informatie over de reeks Mini Learnings. Je kan je er ook aanmelden voor het volgende interactieve webinar van dinsdag 27 oktober 2020 via deze link. Deelname is gratis.
  • Op 27 oktober handelen we over ‘Compliancy garanderen via je Vendor Management Systeem (VMS).’ David Muyldermans van proUnity zal onze expert van dienst zijn op deze webnar. Hij deelt met ons zijn kennis waar je organisatie bij het beheer van je extern talent slim gebruik kan maken van een VMS om je proces compliant te maken, onder andere in al de verschillende contract proces stappen. Ook hij zal dat doen aan de hand van een korte live-demo.Mini Learnings zijn altijd interactief: je hebt zeker gelegenheid om vragen te stellen. Tot dan?
  • Een overzicht van eerdere afleveringen uit deze Mini Learings serie vind je hier.

Dennis is an independent business consultant who helps companies in search of the right strategy, partners and technology solutions to manage their contingent workforce.

His previous background as a corporate purchaser of IT & Contingent Workforce, brought him to the industry of Vendor Management Systems (VMS) & Managed Services Providers (MSP) more than 10 years ago. He held several successful European roles in Product Management, Solution Design, Account Management & Partner Management at one the leading international VMS providers.

Bekijk alle berichten van Dennis Van de Vijver

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *