Toyota Motor Europe en Beeline op de Total Workforce Summit “Je loopt altijd wel ergens tegenaan”

Toch wel opvallend (en vooral inspirerend voor de deelnemers in de zaal): op de  Total Workforce Summitbrengt Manfred Vogels een case waarvan de implementatie nog volop loopt. Toyota Motor Europe, met hoofdkantoor in Brussel, zal zijn externe workforce voortaan beheren met het vendor management system (VMS) van Beeline. De contracten zijn getekend, de implementatie zit in de eindfase en de go-live staat een paar weken na de summit gepland. Vooralsnog ligt alles op schema, al dook er tijdens de implementatie wel een en ander op. Manfred Vogels verzekert ons: “Ik ga daar niet staan met een vlekkeloos verlopen project. Dat bestaat bijna niet. Je loopt altijd wel ergens tegenaan en daar leer je van.”

Ik sta op het podium van de Total Workforce Summit  om soortgelijke bedrijven als Toyota te helpen in hun besluitvorming eerder dan om Beeline te verkopen.

Veel stakeholders, één handtekening

Waarom net Toyota? Het gaat Vogels niet om de autobouwer, wel om het traject. Beeline noemt Toyota een “Gen 1-klant”: een organisatie die pas aan het begin van haar reis staat. Banken en financiële instellingen werken al jaren met zulke VMS-programma’s, maar de automobielsector betreedt nog vrij nieuw terrein. “En ik denk dat er zich specifiek in de Belgische markt nog veel industriële organisaties in een soortgelijke positie bevinden.”

Toyota nam er ruim de tijd voor. Beeline voerde geen maanden maar jaren gesprekken met het bedrijf, tot er een doelbewuste keuze viel voor een programma met een managed service provider (MSP) en VMS-technologie. Zo’n lang traject typeert volgens Vogels de sector. Een nieuw financesysteem koop je met finance en inkoop. Maar een VMS raakt ook aan HR, legal en de business, en hun belangen lopen niet altijd gelijk. “Inkoop wil zoveel mogelijk data om scherp te onderhandelen, terwijl de business vooral zo snel mogelijk iemand aan boord wil.” Uiteindelijk moet het project ook nog in het bestuur worden afgetekend. “De aanschaf van een VMS doe je echt niet op een vrijdagmiddag.” Hoe Toyota al die interne stakeholders op één lijn kreeg en wie uiteindelijk de doorslag gaf, zal Ana Arvis als Buyer Indirect Purchasing nader toelichten.

De aanschaf van een VMS doe je echt niet op een vrijdagmiddag.

Het risico dat niemand begroot

Wanneer moet een organisatie beseffen dat ze haar externe workforce niet meer onder controle heeft? Vogels suggereert hiervoor enkele vragen voor bedrijfsleiders, HR-directies of Inkoop managers: “Weet ik wie er allemaal als uitzendkracht,  op project basis, via onderaanneming of als zelfstandige bij ons werkt, zonder daarvoor acht systemen aan elkaar te moeten knopen? En als ik het weet: heb ik de garantie dat al die mensen correct zijn tewerkgesteld? Zoals iedereen denk je: ik huur in via een Randstad, een Manpower of een Adecco, dan zal het allemaal wel geregeld zijn. Maar als we iemand bijvoorbeeld inhuren als zelfstandige, wie controleert dat allemaal?” In een land waar de grens tussen zelfstandige en schijnzelfstandige scherp bewaakt wordt, weegt die vraag extra zwaar.

Daarmee raakt hij het meest onderschatte argument in een businesscase aan. De financiële voordelen staan er altijd in: scherpere uurtarieven, volumekortingen, een snellere inhuurprocedure waar minder mensen minder tijd in steken. Compliance ziet men daarentegen al eens over het hoofd. Stel dat je onderneming de krant haalt met een stevige boete, omdat iemand op de verkeerde manier werd ingehuurd. “Wat doet dat met je naam in de markt? Dat is heel lastig te kwantificeren.” Vogels geeft aan dat de bedrijfstop daar uiteindelijk wel wakker van ligt, temeer omdat het aantal rechtszaken jaar na jaar toeneemt.

Compliance is het meest onderschatte argument in een business case

Het venijn zit in het bestek

Over wat er bij Toyota tot nu toe schuurde, laat Vogels weinig los. “Ik wil nog niet te veel weggeven.” Hij geeft wel aan dat de start complex was. Hij zal Ana Arvis ook uitdrukkelijk uitnodigen om op het podium open kaart te spelen en eventuele kritiek op Beeline niet te schuwen. “Ik sta daar meer om soortgelijke bedrijven te helpen in hun besluitvorming dan om Beeline te verkopen. Daar ga ik deze summit niet voor misbruiken.” De lessen gelden sowieso voor de hele sector, vindt hij.

De algemene valkuilen benoemt hij wel. De eerste zit al in de aanbesteding. De klant moet daar een gulden middenweg vinden. Een te vaag bestek leidt tot een verkeerde keuze, een te gedetailleerd bestek schrikt leveranciers af. “Als wij een bestek krijgen met 2.500 vragen, dan krabben wij ons ook achter de oren.”

Begrijpelijkerwijs toont elke kandidaat zich daar van zijn beste kant, en in een request for proposal (RFP) staan zelden alle details. Op een vraag in het bestek antwoordt de leverancier eerlijk “ja, dat kunnen we”. Pas tijdens de implementatie blijkt dat het niet helemaal werkt zoals gepland, omdat de klant zijn systemen op een eigen manier heeft ingericht. Vogels begrijpt de frustratie die dan ontstaat. “Als ik opdrachtgever zou zijn, zou ik ook zeggen: je hebt me beloofd dat je dit kan.” Maar met een open blik en transparante communicatie raak je daar doorgaans wel uit.

Data vormt het tweede struikelblok, en dat heeft iets ironisch. “Je koopt een VMS omdat je onvoldoende zicht hebt op je externe workforce, maar het eerste wat de leverancier vraagt, zijn net die data.”

Die 26 velden heb je zelf bedacht

Het grootste werk zit volgens Vogels in het change management. Te vaak ziet hij een klant pas vlak voor de go-live beseffen dat de hiring managers nog niet weten dat er vanaf maandag een nieuwe werkwijze geldt. Nochtans moeten de sleutelfiguren in het bedrijf op voorhand weten wat er verandert, waarom het verandert en dat de oude manier niet meer kan of mag. Wie er alleen “een IT-inkoopprojectje” van maakt, gaat volgens Vogels “zoals ze in Nederland zeggen, de bietenbrug op (nnvdr: dat iets fout gaat, dat je in de problemen raakt, faalt of verkeerd aflopen). Dat heeft niks met het systeem te maken, maar alles met een onderschatting van het change management.”

Een derde struikelblok heeft niks met het VMS systeem te maken, maar alles met een onderschatting van het change management.

Haal de businesscase uit de lade

Hoe snel zo’n programma iets oplevert, verschilt volgens Vogels van klant tot klant. Hij ziet wel dat organisaties hier vaak een kans laten liggen. Een businesscase wordt opgesteld om een beslissing te nemen “en vervolgens verdwijnt hij heel vaak ergens diep in een la en komt hij er nooit meer uit”.

Hij raadt aan om die businesscase als nulmeting te gebruiken. Stel dat je inhuurproces vandaag gemiddeld 14 dagen duurt en je rekent daarna op acht. Meet dan of dat lukt. Blijft de teller op 12 dagen staan, zoek dan uit waarom. Wees ook voorzichtig met conclusies, waarschuwt hij. Als je uitgaven aan extern talent dalen, kan dat evengoed aan een tragere economie liggen als aan het nieuwe systeem. Het kan ook andersom: sommige klanten gaan na de invoering net meer uitgeven, omdat ze door het vlottere proces en het verbeterde inzicht in hun workforce meer durven inhuren.

Van uitzendkracht tot AI-agent

Waar wil Toyota uiteindelijk naartoe? Het derde luik van de sessie draait om die vraag: welk einddoel ziet het bedrijf op het vlak van total talent management, en welke stappen volgen op korte en middellange termijn? Beeline denkt intussen al verder dan mensen. Via een samenwerking met Insygna kunnen zijn klanten ook AI-agents onboarden, opvolgen en budgetteren op hetzelfde platform als hun externe medewerkers. Geen overbodige luxe: Beeline verwijst naar Gartner, dat het gemiddelde Fortune 500-bedrijf tegen 2028 meer dan 150.000 AI-agents ziet inzetten, tegenover nog geen 15 in 2025. Wie vandaag zijn externe medewerkers niet in beeld heeft, krijgt het met zo veel digitale collega’s niet makkelijker.

Beeline denkt intussen al verder dan mensen. Klanten kunnen ook AI-agents onboarden, opvolgen en budgetteren op hetzelfde platform als hun externe medewerkers.

Dé vraag voor de HR-directie of Inkoop manager

Wat kan jij als  HR-directeur of als aankoper morgen al doen? Vogels houdt het bij één vraag: weten we eigenlijk hoeveel we uitgeven aan externe inhuur, en hoe we al die mensen inzetten? Wie vijf externen per jaar inschakelt, slaapt daar rustig van. Wie er 100 telt, begint beter te rekenen. “En als je het niet weet, dan heb je daar al de aanzet voor je businesscase te pakken.”

Op 26 november zit Toyota in de laatste rechte lijn naar de go-live. Een gepolijst eindverhaal hoef je dus niet te verwachten, wel een eerlijk verslag van een traject in volle uitvoering, schrammen inbegrepen. Wie zelf aan zo’n traject denkt te beginnen, haalt daar meer uit dan uit tien succesverhalen.

Total Workforce Summit 2026: Cracking the Code for Total Talent Management

Donderdag 26 november 2026, VBO, Brussel.

Sessie: Inspiration case: Toyota on its way to TTM. Een interactief interview tussen Manfred Vogels (Beeline) en Ana Arvis (Toyota Motor Europe), met ruimte voor vragen uit de zaal.

Wil je erbij zijn op 26 november? Contacteer Manfred.Vogels@beeline.com voor jouw gratis ticket.

Lees ook:

• Het VMS Onderzoeksrapport 2026/27 is uit!
• Beeline kiest met Manfred Vogels als VP EMEA resoluut voor nieuwe aanpak
• Ontwikkeling VMS: van stand-alone tool naar AI native-oplossing