"Exploring the future of work & the freelance economy"
Workforce management

Jobpunt Vlaanderen richt een centrale inhuurdesk op voor 330 klanten

NextConomy had een gesprek met Vincent Van Malderen, algemeen directeur Jobpunt Vlaanderen en Inge Van Hove, senior account manager Jobpunt Vlaanderen en projectverantwoordelijke Sourcing.

De arbeidsmarkt verandert en ook bij de overheden in ons land is er de nood om zich meer flexibel te organiseren of om op tijdelijke basis expertise in te huren. Overheden huren al frequent freelance experten in, maar ook uitzendarbeid zal binnen aanzienlijke tijd worden toegelaten. Om aan deze beide tendensen een kwalitatieve én praktische oplossing te bieden, heeft Jobpunt Vlaanderen afgelopen voorjaar een openbare aanbesteding georganiseerd. Met Flexpunt richt Jobpunt Vlaanderen nu niet alleen een centrale inhuurdesk op, maar ambiëren ze ook dé referentie te worden in verband met flexibele arbeid binnen de overheidscontext in Vlaanderen.

Jobpunt Vlaanderen, een organisatie met een bijzondere missie.

Sinds ruim 1,5 jaar is Vincent Van Malderen aan de slag als directeur van Jobpunt Vlaanderen. Samen met zijn team van 20 medewerkers zijn zij de spin in het web tussen 350 overheidsbedrijven en ruim 50 private kantoren die HR-gerelateerde diensten leveren aan deze overheidsbedrijven.

flexpunt vlaanderenJobpunt Vlaanderen is de organisatie die instaat voor het opleveren van allerlei dienstverleningen in verband met het organiseren van HR-gerelateerde zaken in de publieke en parapublieke sector in Vlaanderen. Vlaamse openbare organisaties kunnen voor hun personeels- en organisatiebeleid vrijwillig beroep doen op de expertise van Jobpunt Vlaanderen. De klanten (of ‘vennoten’ zoals ze bij Jobpunt zeggen) zijn van een enorme diversiteit: van steden en gemeenten, over de brandweer en het Wit-Geel Kruis, zorg- en onderwijsinstellingen, naar De Lijn, VRT, politiezones, provincies, intercommunales enz.

Overheidsinstellingen zijn verplicht om een marktraadpleging te organiseren. Omdat Jobpunt Vlaanderen dit centraal doet, moeten de klanten (vennoten) zelf geen aanbesteding meer te doen. Ze kunnen dus snel en eenvoudig gebruikmaken van de Jobpunt-expertise in de overheidssector én van de knowhow die op de private markt aanwezig is.

Een systeem en expertise die blijkbaar erg aanslaan want de voorbije 2 jaar zijn meer dan 80 nieuwe vennoten aangesloten.

Grote meerwaarde

Voor Vincent en zijn team staat het streven naar winst voor de klanten voorop. Winst op allerlei terreinen: tijdswinst omdat de vennoten zelf geen aanbestedingen moeten doen, maar ook kostenbesparingen omdat Jobpunt Vlaanderen door de schaalgrootte bij topleveranciers garanties krijgt over lagere prijzen.  Daarnaast kan Jobpunt Vlaanderen niche specialisten inzetten die input geven tijdens het aanbestedingsproces waardoor de kwaliteit verhoogt, en hebben ze inmiddels een erg ruime ervaring met 50 kantoren in 14 HR expertise domeinen.

Klantverwachtingen overtreffen

Een klantenbevraging in 2015 leerde dat veel vennoten de nood aan meer flexibel, ‘op maat’ werken signaleren. De aanleiding daarvoor is een dubbele vaststelling: enerzijds zal uitzendarbeid worden toegelaten bij overheidsinstanties,en anderzijds ook het feit dat inhuur van experten profielen een groeiend fenomeen is waar nog veel kan worden geoptimaliseerd.

Als expertise centrum volgt Jobpunt Vlaanderen de trends in de markt en zoekt oplossingen voor de problemen die klanten aanbrengen, dus ook voor deze vraag naar flexibel werken ‘op maat’. Een behoorlijke uitdaging! Er wordt bij de 330 erg diverse overheden immers het volledige spectrum aan profielen en functies ingehuurd, maar ook heeft elke klant als organisatie een eigenheid. Bovendien omvat het gebied geografisch heel Vlaanderen en Brussel.

HR-data is het nieuwe goud

Voor Vincent Van Malderen past deze uitdaging echter helemaal bij de missie en de waarden van Jobpunt Vlaanderen die hij wil uitdragen. Die waarden zijn innovatie, transparantie en samen (co-).

Met deze kernwaarden in gedachten heeft Jobpunt Vlaanderen aanvang 2017 een strategisch en erg ambitieus project opgezet. Doelstelling: het hele inhuur gebeuren voor de vennoten (klanten) te professionaliseren, de visibiliteit ( transparantie) te verhogen, risico’s te beperken en kosten te besparen.

Gespecialiseerde partner en big data

De oplossing? Jobpunt Vlaanderen heeft er voor gekozen om het beheer van alle externen en de regie van het inhuurproces uit te besteden aan een partner die hierin gespecialiseerd is. In het vakjargon spreekt men van een MSP of Managed Service Provider. Zij brengen niet alleen externe expertise mee, maar maken ook gebruik van een VMS, een Vendor Management System dat het hele inhuurproces ondersteunt. Het VMS zorgt zo voor de uniformiteit en transparantie voor alle partijen, en ook voor de nodige data om te rapporteren.

“HR-data is het nieuwe goud”, stelt Vincent Van Malderen. “Het VMS fungeert niet alleen als een beheerssysteem dat transparantie biedt, maar helpt ons ook om kwaliteit te monitoren over projecten en klanten heen.”

Uitgebreide profielen catalogus met marktconforme prijzen

Zelf doen of uitbesteden, deze vraag heeft ook Jobpunt Vlaanderen zich gesteld. Zelf doen bleek uiteindelijk geen optie omwille van het feit dat het beheren van externen geen core business is en dit op termijn de eigen wendbaarheid in gevaar zou brengen.

De partner waarmee men in zee is gegaan, de combinatie Randstad SourceRight (MSP) met het VMS van Nétive, werd weerhouden op basis van de gebruiksvriendelijkheid van het systeem, maar ook de uitgebreide profielen catalogus met marktconforme prijzen waar de vennoten van Jobpunt Vlaanderen nu beroep op kunnen doen.

Inge Van Hove is Sourcing specialist en begeleidt de implementatie vanop de eerste lijn. Na een uitgebreide testing en acceptatiefase, zullen vanaf 15 januari 2018 klanten via het VMS hun aanvraag voor een interim manager kunnen plaatsen. Het inhuurproces voor deze experten is maximaal gestandaardiseerd. Het standaard proces werd samen met 2 erg diverse klanten ontwikkeld, aan een kant stad Mechelen met striktere regels en met BAM, die meer wettelijke vrijheden heeft. Jobpunt Vlaanderen is de derde partij, die generiek, klant-onafhankelijk naar dit proces kijkt. In een tweede fase wordt voor de 3 piloot-klanten uitzendarbeid ook gekoppeld aan het inhuurproces. In het tweede kwartaal 2018 tot slot moet alles live zijn voor alle klanten.

Stellen dat het project erg complex is, is een understatement. Vincent benadrukt “we hebben het ons niet gemakkelijk gemaakt door te kiezen voor verschillende spelers, maar we hebben wel op basis van kwaliteit gekozen en dat maakt de oplossing, het model, meer interessant voor onze vennoten.”

Dit project zal zijn volle uitrol krijgen in de loop van 2018 en is een weerspiegeling van waar Jobpunt Vlaanderen naar toe wil: dé partner voor Personeel & Organisatie voor haar vennoten zijn, met Flexpunt als dé referentie voor flexibele arbeid bij de overheid.

Vincent Van Malderen bespreekt deze case op 1 februari 2018 in ICC Gent op het jaarlijks congres rond HR in de overheid. Dit jaar met als thema ‘Samen bouwen aan de toekomst van HR in de overheid. Challenge yourself – be INSPIRED”.  Alle info hier

Marleen Deleu – Director Trends & Insights NextConomy – on a mission to bring insights and expertise to the freelance workforce and users of contingent labor in Belgium

Bekijk alle berichten van Marleen Deleu