Jobpunt Vlaanderen crée un bureau d’embauche centralisé pour talents temporaires à l’adresse de ses 330 clients

Le marché du travail est en train de changer, et même dans les services publics de notre pays, il devient nécessaire de s’organiser avec flexibilité et d’embaucher temporairement des talents externes. Les services publics embauchent régulièrement des experts freelances et le travail intérimaire est en passe d’être autorisé. Pour apporter une solution qualitative et concrète à ces deux tendances, Jobpunt Vlaanderen a organisé en 2017 un appel d’offres public. Avec Flexpunt, Jobpunt Vlaanderen a non seulement pu créer un bureau d’embauche centralisé de talents temporaires, mais aspire aussi à devenir la référence en matière de talents flexibles dans le paysage du service public en Flandre.

Jobpunt Vlaanderen, une organisation ayant une mission particulière.

Vincent Van Malderen occupe sa fonction de direction auprès de Jobpunt Vlaanderen depuis bientôt deux ans. Une équipe de 20 collaborateurs coordonne avec lui via le web environ 350 entreprises publiques, et plus de 50 agences privées qui fournissent des services RH à ces mêmes entreprises publiques.

Jobpunt Vlaanderen est ainsi l’organisation qui a la responsabilité de délivrer un vaste ensemble de services liés aux questions RH des secteurs public et parapublic en Flandre. Les organisations publiques flamandes peuvent librement faire appel à l’expertise de Jobpunt Vlaanderen dans le cadre de leurs politiques du personnel et d’organisation. Les clients (ou ’associés’ comme on préfère dire chez Jobpunt) sont très diversifiés : villes, communes, services d’incendie, Wit-Geel Kruis, instituts de soins et d’enseignement, De Lijn, VRT, zones de police, provinces, intercommunales, …

Les administrations publiques ont l’obligation d’organiser une consultation du marché. Comme Jobpunt Vlaanderen peut lancer cette consultation de manière centralisée, les ‘associés’ n’ont plus à organiser des appels d’offre. Il leur suffit de faire appel à Jobpunt pour son expertise dans le domaine du secteur public et pour sa connaissance des capacités du marché privé.

Un système et une expertise qui fonctionnent apparemment plutôt bien, puisque plus de 80 nouveaux associés se sont affiliés au cours des deux dernières années.

Une grande plus-value

Pour Vincent Van Malderen et son équipe, la recherche des profits pour les clients est primordiale. Des profits à tous les points de vue : un gain de temps, puisque les associés ne doivent plus organiser eux-mêmes d’appel d’offre, mais aussi des économies de dépenses, puisque de par sa position, Jobpunt Vlaanderen bénéficie de prix très compétitifs auprès des grands fournisseurs de personnel du marché.  De plus, Jobpunt Vlaanderen a pu travailler avec des spécialistes pointus qui vont participer au processus d’appel d’offre et en augmenter les résultats. Ils ont ainsi pu acquérir une rentable expérience auprès de 50 bureaux représentant 14 domaines d’expertise RH.

Surpasser les attentes de la clientèle

En 2015, un sondage révélait que de nombreux associés aspiraient à travailler de manière plus flexible, en fonction des besoins. Ceci était fondé sur un double constat : d’un côté, le travail intérimaire sera autorisé au niveau des services publics, et de l’autre, le fait que la tendance à embaucher des experts externes temporaires évolue mais devrait encore être optimalisée.

En tant que centre d’expertise, Jobpunt Vlaanderen analyse les tendances du marché et cherche des solutions aux problèmes rapportés par ses clients, parmi lesquels celui du travail flexible ’sur-mesure’. Un réel défi ! Dans les 330 différents services publics, toute la gamme possible de profils et de fonctions sont embauchés temporairement, mais chaque client a sa propre identité en tant qu’organisation. De plus, la zone géographique concernée couvre la Flandre et Bruxelles.

Pour Vincent Van Malderen, ce défi correspond exactement à la mission de Jobpunt Vlaanderen et aux valeurs qu’il veut transmettre. Ces valeurs comprennent l’innovation, la transparence et la cohésion.

Au travers de ces valeurs fondamentales, Jobpunt Vlaanderen a mis sur pied depuis 2017 un projet stratégique très ambitieux. Objectif : professionnaliser pour les clients (associés) tout ce qui concerne l’embauche temporaire de talents externes, augmenter la visibilité (transparence), réduire les risques et réaliser des économies.

Partenaire spécialisé et Big Data

La solution ? Jobpunt Vlaanderen a choisi d’externaliser la gestion des externes ainsi que la régie du processus d’embauche temporaire, vers un partenaire spécialisé. En jargon technique, il s’agit d’un MSP ou Managed Service Provider. Non seulement ils apportent une expertise externe, mais ils utilisent un VMS, un Vendor Management System, qui va prendre en charge tout le processus d’embauche. Le VMS assure l’uniformité et la transparence vis-à-vis de toutes les parties, et communique les données nécessaires au reporting.

« Les données RH sont le nouvel enjeu », explique Vincent Van Malderen. « Le VMS n’agit pas seulement comme un système de gestion offrant plus de clarté, mais nous permet également de contrôler la qualité à travers les projets et les clients. »

Le faire soi-même ou externaliser, une question que Jobpunt Vlaanderen s’est également posée. Le faire soi-même ne semblait finalement pas une option puisque la gestion d’externes n’est pas le core business et pourrait, à terme, mettre en danger leur propre agilité.

Le partenaire actuel, association de Randstad SourceRight (MSP) et du VMS de Nétive, a été désigné sur base de la convivialité du système, mais également sur celle du catalogue étendu de profils à prix conformes au marché. Les associés de Jobpunt Vlaanderen pourront désormais y faire appel.

Inge Van Hove est Sourcing specialist et accompagne l’implémentation au premier rang des opérations. Après une phase approfondie de test et de validation, les clients pourront à partir du 15 janvier 2018 placer leurs demandes d’un interim manager via le VMS. Le processus d’embauche de ce type d’expert a été normalisé au maximum. Un processus standard a été mis sur pied avec la participation de deux clients très différents : la ville de Malines, avec ses règles strictes, et BAM, disposant de plus de liberté du point de vue légal. Jobpunt Vlaanderen est la tierce partie qui suit le processus à titre individuel et global. Dans une seconde phase, l’intérim sera lié au processus d’embauche pour trois clients pilotes. Enfin, toutes les opérations devraient passer en live au 2e trimestre 2018 pour l’ensemble des associés.

Déclarer ce projet comme étant complexe serait bien sûr un euphémisme. Et Vincent Van Malderen d’insister : « Nous ne nous sommes pas facilité la tâche en optant pour différents acteurs, mais le choix s’est basé sur la qualité, ce qui rend la solution, le modèle, plus intéressant pour nos associés. »

Ce projet connaîtra un essor dans le courant 2018 et sera le reflet des objectifs de Jobpunt Vlaanderen : être pour ses associés le partenaire par excellence pour ce qui a trait au personnel et à l’organisation. Flexpunt étant la référence du travail flexible dans le service public.

Vincent Van Malderen parlera de ce projet le 1er février 2018 à ICC Gent, lors du congrès annuel ’HR in de overheid’. Cette année, le thème sera ‘Samen bouwen aan de toekomst van HR in de overheid’ (NDLR : Construire ensemble l’avenir des RH dans le service public). ‘Challenge yourself – be INSPIRED’  Toute l’information ici