Procurement expert Els Daems (Next Level Procurement) over transparantie, valkuilen en de échte succesfactoren van MSP’s en VMS-en
De krapte op de arbeidsmarkt dwingt organisaties om flexibeler te worden in hun personeelsbeleid. Extern talent – van zelfstandige specialisten tot tijdelijke projectteams – speelt daarbij een steeds grotere rol. Vendor Management Systemen (VMS) en Managed Service Providers (MSP) beloven overzicht, efficiëntie en een eerlijk speelveld. Maar hoe werkt dat in de praktijk?
Els Daems, zaakvoerder van Next Level Procurement en coach van startende overheidsinkopers in de publieke sector, ziet dagelijks wat goed gaat en waar het fout loopt bij het inzetten van MSP’s en VMS-systemen. Met meer dan 25 jaar ervaring in procurement, zowel in de private als publieke sector, kent ze het speelveld door en door. Haar boodschap: “De technologie en dienstverlening van MSP’s en VMS’en hebben veel potentieel. Maar wie denkt dat het systeem op zich de oplossing is, onderschat de menselijke en contractuele kant van het verhaal.”
Wat doen MSP’s en VMS’en? En waarom winnen ze terrein?
Een VMS is een digitaal platform dat het volledige inhuurproces van extern talent ondersteunt: van aanvraag en selectie tot facturatie en rapportage. Een MSP is een dienstverlener die voor een organisatie het leveranciersmanagement van extern ingehuurd talent overneemt. Samen moeten ze zorgen voor grip op processen, kostenbeheersing en administratieve ontzorging.
Volgens Daems is hun meerwaarde vooral zichtbaar in markttoegang: “Met een goed ingericht VMS bereik je een veel bredere groep leveranciers en kandidaten. Niet alleen de grote detacheringsbureaus, maar ook kleine spelers en zelfstandigen krijgen toegang. Dat maakt de markt opener én eerlijker.”
Voor overheidsorganisaties is er nog een extra dimensie: de complexe wetgeving rond overheidsopdrachten. Een MSP/VMS-structuur kan daar helpen om aanbestedingsregels correct en toch efficiënt toe te passen. Elke aanvraag voor een consultant moet niet langer apart aanbesteed worden, maar enkel het MSP/VMS-contract. Dit spaart veel werk uit voor overheidsbedrijven.
Hoge marges en onzichtbare schakels
Toch ziet Daems dat de inhuurmarkt vaak vertroebeld wordt door commerciële belangen. Intermediaire bedrijven werken soms met marges tot 30 à 40 procent boven op het tarief van de freelancer. “Die marge wordt niet altijd gerechtvaardigd door toegevoegde waarde van de intermediaire partij”, zegt ze. “Het kan ertoe leiden dat de freelancer minder overhoudt én dat de opdrachtgever te veel betaalt voor dezelfde expertise.”
Bij MSP’s en VMS’en liggen de extra kosten doorgaans lager en zijn ze transparanter. Maar ook daar is ruimte voor verbetering: contracten zijn niet altijd in het voordeel van de freelancer, aansprakelijkheidsclausules zijn soms buiten proportie en opzegtermijnen kunnen extreem kort zijn. “Dat maakt het lastig om toptalent aan te trekken én te behouden.”
Direct contact als kwaliteitsgarantie
Een van Daems’ speerpunten is direct sourcing: het rechtstreeks contracteren van freelancers door de opdrachtgever. “Als je als opdrachtgever rechtstreeks met een freelancer spreekt, hoor je wat er écht speelt. Je kunt samen bepalen wat nodig is, zonder dat er commerciële ruis of politieke spelletjes van een derde partij tussen zitten.”
Ze benadrukt dat MSP’s hier wel waardevol kunnen zijn. Ze bouwen vaak kennis op van functies en skills en hebben een goed beeld van de markt. “Maar zodra er meerdere tussenpartijen in de keten zitten, zie ik dat tarieven dalen of de kwaliteit afneemt. Dan betaal je als klant soms evenveel voor minder kwaliteit.”
Als je als opdrachtgever rechtstreeks met een freelancer spreekt, hoor je wat er écht speelt. Je kunt samen bepalen wat nodig is, zonder dat er commerciële ruis of politieke spelletjes van een derde partij tussen zitten.
Betalingstermijnen: het onderschatte struikelblok
Een thema waar Daems fel op hamert, is het tijdig betalen van freelancers. “Een late betaling kan voor een zelfstandige een direct cashflowprobleem veroorzaken. Zeker als je sociale bijdragen en belastingen al hebt moeten voorschieten.”
Ze heeft meegemaakt dat opdrachtgevers tijdig aan de MSP betaalden, maar dat de MSP de betaling aan de freelancer uitstelde. “Dat is funest voor het vertrouwen in het systeem. Als je de markt aantrekkelijk wilt houden voor goede freelancers, moet je zorgen dat ze tijdig betaald worden.”
Hoe HR extern talent kan omarmen
In veel organisaties ligt de focus van HR vooral op vaste medewerkers. Externen vallen vaak buiten het formele HR-beleid. “Ik zie dat tijdelijke krachten wel worden uitgenodigd voor teambijeenkomsten, maar er wordt weinig gedaan met hun ontwikkelpotentieel of hun prestaties tijdens een opdracht. Terwijl dat juist kan bijdragen aan een sterkere samenwerking.”
Ze pleit ervoor om externen, waar mogelijk, te betrekken bij evaluaties en feedbackmomenten, zonder hun zelfstandigenstatus te schenden.
De balans tussen vast en flexibel
Els Daems gelooft in een gezonde mix van vaste medewerkers en tijdelijk extern talent. “Alleen werken met freelancers is niet houdbaar. De kosten zijn hoog en kennis verdwijnt zodra de opdracht eindigt. Maar extern talent kan wel precies die expertise brengen die op dat moment nodig is.”
Ze wijst erop dat budgetstructuren soms scheef zitten: “Afdelingen krijgen wel budget voor externe consultants, maar niet voor vaste medewerkers. Dat is een kortetermijnvisie. Uiteindelijk telt alleen het totale financiële plaatje.”
Checklist voor opdrachtgevers
Wie als organisatie met een MSP of VMS wil werken, moet volgens Daems vooraf goed nadenken over de inrichting:
- Kies bewust voor een sourcingstrategie: wil je vooral direct sourcing, of een mix met staffing bedrijven?
- Maak contracten aantrekkelijk: zorg voor redelijke aansprakelijkheidslimieten, heldere tarieven en geen oneerlijke opzegtermijnen.
- Zorg voor vlotte betalingen: houd betalingstermijnen kort en transparant, en laat geld niet onnodig bij tussenpartijen stagneren.
- Word een voorkeursopdrachtgever: goede freelancers hebben keuzevrijheid. Je imago, werkomgeving én zakelijke afspraken maken het verschil in aantrekken van toptalent.
Advies aan freelancers: neem regie over je loopbaan
De zaakvoerster van Next Level Procurement ziet dat veel freelancers kiezen voor de zekerheid van een tussenpartij, maar zich daarmee afhankelijk maken. “Wie alles aan een bureau overlaat, verliest zicht op tarieven en kansen. Je hebt meer invloed dan je denkt, maar je moet die ook durven nemen”, aldus Daems. Ze geeft de volgende tips:
- Bepaal waarom je freelancer wilt zijn en welke opdrachten daarbij passen.
- Denk na over werkvolume, reistijd en financiële buffer.
- Informeer je over je rechten en verplichtingen.
- Kies opdrachten niet alleen op tarief, maar ook op inhoud en groeimogelijkheden.
“Freelancen kan een fantastische manier van werken zijn, maar het vraagt dat je zelf het stuur in handen houdt”, besluit ze.
Meer dan een procesvraagstuk
Voor Els Daems is het duidelijk: de waarde van MSP’s en VMS’en zit niet alleen in het proces, maar ook in de manier waarop partijen met elkaar omgaan. “Een goed systeem kan veel, maar uiteindelijk draait het om relaties, wederzijds respect en eerlijke afspraken. Zonder dat wordt zelfs het beste platform een lege huls.”
Maak (freelance)contracten aantrekkelijk: zorg voor redelijke aansprakelijkheidslimieten, heldere tarieven en geen oneerlijke opzegtermijnen.
Lees ook
