Statement of Work en externe arbeid: wanneer en waarom kiezen?

Externe arbeid kan veel voordelen bieden, vooral wanneer je werkt met een Statement of Work (SoW). Ontdek hoe je SoW effectief kunt inzetten, de voordelen en beperkingen van externe arbeid, en belangrijke juridische overwegingen.

Toepassingsgebied – wanneer is aanneming van werk (SoW) aangewezen?

– voor opdrachtgevers?

Deze vormen van werk zijn ideaal als je:

Hooggekwalificeerde professionals wilt benaderen voor een eenmalig project en competentiegaten wilt dichten
de stijgende kosten wilt beheersen
salarisbudgetten wilt beheren; werkenden op basis van een aannemingsovereenkomst worden vaak betaald uit het projectbudget
liever een vaste prijs voor een resultaat dan een variabele prijs voor arbeid wilt betalen
in geval van veranderingen snel wilt kunnen schakelen in uw personeelsbestand

– voor werkenden?

Als freelancer kan je voor meerdere klanten werken. Dat verhoogt jouw inkomensgarantie
Je wordt (op termijn en owv duurtijd) goedkoper voor je opdrachtgever dan een vaste werknemer maar toch kan je netto salaris stijgen
De gezagsrelatie wijzigt en wordt een relatie tussen klant en opdrachtgever
Je hebt een pak meer vrijheid
Je hoeft (in principe) geen goedkeuring meer te vragen voor vakantiedagen
Maanden van 31 dagen, dan verdien je meer want meestal krijg je een dagvergoeding kunnen afgewisseld worden met maanden dat je vrij bent.
Meer werkzekerheid
Jouw te betalen sociale bijdragen zijn lager dan die van werknemers (indien je werkt als freelancer)
Je hebt meer vrijheid in de organisatie van je werk, de indeling van je dag
Je kunt een hogere opslag bedingen dan het sectorgemiddelde of wat gangbaar is in het bedrijf
Indien je werkt als contractor (werknemer via een agency of provider) kan je ervaring opdoen bij verschillende bedrijven en toch de voordelen hebben van een vast contract. Zo kan je je skill sets en vaardigheden snel doen groeien zodat je profiel steeds meer value brengt op de markt.

Wettelijke beperkingen – wanneer is deze vorm van externe arbeid niet aangewezen, cq. verboden?

Geen duidelijke omschrijving van de taak, project of scope
Lange termijn functie die gemakkelijk kan worden geïnternaliseerd en ingevuld
Gebrek aan duidelijke richtlijnen en algemeen management van SoWs in je bedrijf waardoor je je blootstelt voor risico zoals het geven van instructies etc.

Tips om de aansprakelijkheid als opdrachtgever voor deze vorm van externe arbeid te beperken

Laat je adviseren door een specialist en idealiter laat je SoWs managen door hen.
Even wat historiek : Inkoopfuncties zijn oorspronkelijk ingesteld voor het beheren van de directe uitgaven: de kosten die direct verband houden met datgene wat wordt verkocht. Bijvoorbeeld de kosten van de stenen die een bouwer nodig heeft om een huis te bouwen.
Later is duidelijk geworden dat organisaties ook veel geld uitgeven aan kosten «achter de schermen»: kosten die indirect verband houden met datgene wat wordt verkocht. Bijvoorbeeld de kosten van inhuur van een webdesignbureau om een website te bouwen voor de eerder genoemde bouwer.
Zo werden de categorieën Directe en Indirecte kosten geboren.
Inkoop van diensten heeft betrekking op het proces van het inkopen van diensten. Diensten worden gewoonlijk (maar niet altijd) onder de Indirecte kosten gerekend, omdat ze meestal geen verband houden met datgene wat wordt verkocht.
Kosten van diensten worden gewoonlijk onderverdeeld in verschillende categorieën, zoals IT of Advies of Marketing. Elk van die categorieën wordt beheerd door verschillende «Categoriemanagers»
– specialisten die verantwoordelijk zijn voor het op maat aanpassen van de inkoopaanpak.
Elke categorie heeft haar eigen unieke leveranciers, processen, uitgavenpatronen, zakelijk gebruikers en uitdagingen.

Mogelijke sancties voor de opdrachtgever in geval van overtreden van de wetgeving

Strafrechtelijke (van 600 EUR tot 6000 EUR x aantal werknemers in inbreuk) en administratieve (van 300 EUR tot 3000 EUR x aantal werknemers in inbreuk) boetes.
De rechter kan in bepaalde situaties zelfs overgaan tot een exploitatieverbod, beroepsverbod of een tijdelijke (1 maand tot 3 jaar) sluiting van de onderneming.
De onderneming die werknemers ter beschikking stelt en de gebruiker zijn hoofdelijk aansprakelijk voor betaling van sociale zekerheidsbijdragen, loon, vergoedingen en andere voordelen die voortvloeien uit de arbeidsovereenkomst.
De gebruiker wordt geacht rechtstreeks een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde duur te hebben afgesloten met de betrokken werknemers vanaf het begin van hun arbeid bij de gebruiker.
De arbeidsovereenkomst tussen de werknemer en de werkgever kan nietig verklaard worden wegens schending van de wetgeving van openbare orde, maar de werknemer mag daarvan geen nadeel ondervinden.
Bijkomende sacties zijn steeds mogelijk

Fiscale – / sociale zekerheid – / arbeidsrechtelijke voordelen voor opdrachtgevers van aanneming van werk

Met een SOW opdracht weet je exact wat je per uur of dag dient te betalen voor de geleverde prestaties. Idem als je met een freelancer werkt aangezien deze niet geniet van de beschermende bepalingen van het arbeidsrecht of de voordelen die zijn vastgelegd in individuele of collectieve arbeidsovereenkomsten. Denk bijvoorbeeld aan het recht op een minimumloon, vakantiegeld, een gewaarborgd loon bij ziekte, zwangerschapsverlof, een hospitalisatieverzekering,… Dat brengt een aantal voordelen met zich mee.
Op termijn goedkoper “Freelancers of SOW medewerkers zijn duur”, hoor je vaak. Maar als je alle voordelen optelt, blijkt een freelancer goedkoper te zijn dan een vaste werknemer. Aangezien een zelfstandige zelf moet instaan voor het betalen van de bijdragen aan de sociale zekerheid, hoef je deze als opdrachtgever niet te betalen op de vergoeding die je overeenkomt met deze freelancer.
Als opdrachtgever betaal je dus enkel voor de geleverde arbeid en betaal je geen sociale lasten, verlof enzovoort. Je kan dus met eenzelfde budget meer mensen tewerkstellen dan als werknemer.
SOW opdrachten bieden veel flexibiliteit: zo kan je een SOW afspreken per opdracht en beslis je zelf wanneer de samenwerking stopt. Indien een opdracht meer werk lijkt dan verwacht, kan je de periode makkelijk verlengen.
SOW medewerkers hebben ervaring. Doordat de medewerkers die onder een SOW werken vaak voor meerdere klanten werken, brengen ze heel wat ervaring met zich mee. Deze ervaring, kennis en polyvalentie zijn voordelig voor jouw bedrijf en het uitvoeren van de opdracht.

Ultieme tips – Do’s en don’ts om de samenwerking optimaal te laten verlopen, juridische risico’s te vermijden en een aantrekkelijke opdrachtgever te zijn voor deze vorm van externen arbeid

Don’t

· Zorg voor een duidelijk mandaat bij je executive management voor een totaal aanpak mbt SoW Management

· wat, waar en hoe doorheen je hele bedrijf

· Bouw je interne business case (opportunity statement & Risk assessment) bv met behulp van een Maturity Diagnostic

· Bepaal welke ondersteuning je nodig hebt – dit kan ook via externe experts

· Definieer en creeer een holistische procurement workflow die voordelen creeert (voor alle stakeholders) tijdens elke stap en fase van de SOW duurtijd.

· Zorg voor volledige lifecycle transparantie van je SOWs

· Hierdoor kan je een grotere toegevoegde waarde én performance of output van je SOW providers bekomen

· Concreet: DEFINIEER de taak of service en wat er dient opgeleverd te worden en documenteer dit in het SOW document

· SOURCE de beste supplier en negotieer de beste prijs

· DOE / MONITOR het geleverde werk van de supplier in een manier die centraal zichtbaar is zodat de supplier ter verantwoording kan geroepen worden

· EVALUEER of het geleverde werk de juiste ROI heeft bereikt en gebruik dit opnieuw in mogelijke hernegotiaties

· Vermijd het gebruik van de termen «Rogue» of «Maverick»-uitgaven : probeer eerst te begrijpen hoe en waarom bepaalde projecten worden aangekocht

· SOW enkel zien als kost. Bekijk het juist als een competitief voordeel

· Organiseer je organisatie niet rond de SOW-werknemer maar rond het ‘werk’ of de ‘service’

· je proces van staff augmentation (temp) gaan gebruiken als basis voor SOW management.

Download de Juridische gids inzetten extern talent in België

NextConomy is trots op deze eerste bundeling ooit van het wetgevend kader voor het inzetten van externe talenten in België. Deze gemakkelijk te begrijpen handleiding is het resultaat van eigen onderzoek en ervaringen, aangevuld met juridische kennis van partners. Download gratis de Juridisch gids inzetten extern talent in België.