Welke toekomst voor de mens op de digitale werkplek?

De zesde Brussels Digital Workplace Conference” zit er ondertussen weer op. Organisatoren Guy Van Leemput en Patrick Van Renterghem kunnen terugblikken op een geslaagde dag met boeiende inzichten over de al dan niet asynchrone “digital worker experience” op diverse hybride werkplekken.
Wij maken graag plaats voor een selectieve terugblik

Werkorganisatie dringend aanpassen

Jan Nieuweboer, de HR innovation Manager van Rabobank, startte sterk met een doorleefde getuigenis. De fundamenten voor flexibel en hybride werken waren in 2020 al behoorlijk ingebed. Hij legde uit hoe de overhaaste en gedwongen reorganisatie van het werk tijdens en na de covidcrisis uiteindelijk zou uitmonden in een robuust nieuw samenwerkingsmodel.

Die inmiddels geslaagde reorganisatie was immers een totaalproject: een traject van meer wendbaarheid, een overstap van functies naar rollen, investeren in een stevige technische infrastructuur, aandacht voor het welzijn in een klimaat van vertrouwen, meer flexibiliteit in de werkorganisatie en grote zorg voor de privacy. En bovenal: digital first. “Vandaag werkt iedereen gemiddeld twee dagen van op afstand: Je kiest er bewust voor om naar het kantoor te gaan en er je collega’s te ontmoeten.”

“Hybride werken is geen doel op zich: het is een context”

Betere technologie voor meer engagement?

In volgende sessies leerden we dat een doordachte focus op een goede employee experience tot meer engagement en productiviteit leidt en dus ook resulteert in meer winstgevendheid. Het gekende cliché dat gelukkige en geëngageerde werknemers productiever zijn wordt nu ook als argument gebruikt om bedrijven er toe aan te zetten om bijvoorbeeld een digitaal ‘Employee Experience Platform’ te installeren. Vanuit de partners en in sommige sessies werd het publiek dan ook overdonderd door allerlei flitsende technische hoogstandjes en business applicaties die deze employee experience moeiteloos zullen faciliteren.

In theorie klopt dat natuurlijk maar ondermeer tijdens een afsluitend panelgesprek zou blijken dat veel medewerkers nog vaak ‘worstelen’ met al die nieuwe tools en steeds slimmere applicaties. Wat voor zin heeft het te beschikken over een fantastische toolbox als je die niet optimaal kan gebruiken? Men vergeet soms om voldoende opleidingen te voorzien. Dan blijf je je gemakshalve beperken tot het e-mailen van documenten en ‘meeting requests’. Met de nakende overrompeling van AI – dat volgens sommigen zelfs een ware revolutie zal ontketenen – kan die ‘mismatch’ of kloof tussen medewerker en technologie enkel maar erger worden, niet? En dan zwijgen we nog van die optimistische oproep: “ Gebruik al je (smart) data ook om nog meer betrokkenheid en verbeteringen te stimuleren.”

Vanuit Nextconomy kunnen we hier aan toevoegen dat de meeste freelancers van nature uiteraard zeer geëngageerd zijn. Toch kan alleen al het inloggen op de soms wat onoverzichtelijke of al te moeilijke eigen (communicatie)technologie van het zoveelste gastbedrijf al snel tot een lichte vorm van frustratie leiden. Herkenbaar?

Organiseer de nieuwe werkvormen op mensenmaat

Bij sprekers als Christiaan Lustig, Pilar Orti of Isabel De Clercq konden we genieten van authentieke boodschappen en doordachte plannen van aanpak om het nieuwe, asynchrone en plaatsonafhankelijk werken effectief te laten slagen. Zo moeten asynchroon werkende teams afzonderlijk aandacht besteden aan de coördinatie, de samenwerking zelf én hun onderlinge verbinding. “Het probleem is niet het werken op afstand: het is het vasthouden aan oude kantoorpraktijken.”

Werken op afstand en op wisselende tijden, vereist dat je het individu maximale flexibiliteit gunt en extra goed zorg draagt voor de onderlinge afstemming met de groep. Vergeet ook niet dat asynchrone communicatie voor kenniswerkers ook maar een methode is om informatie uit te wisselen zonder onmiddellijk feedback te verwachten.

Deze concrete praktijktips konden ons het meest bekoren:

Die vermaledijde vergaderingen kunnen wel degelijk efficiënt en productief zijn. De vergadering moet dan wel echt nodig zijn en iedere deelnemer moet zich dan de moeite getroosten zich grondig voor te bereiden.
De informatie die kenniswerkers nodig hebben moet vindbaar en goed gestructureerd aangeboden worden.
Je laat de keuze voor een bepaalde werklocatie niet afhangen van het beschikbare lokaal of de aanwezige technologie, maar wel door het soort werk, het doel van de activiteit, de gewenste mate van onderlinge interactie, de efficiëntie van de kennisdeling én de persoonlijke voorkeuren van de medewerkers.

Vijf cruciale gewetensvragen van Isabel De Clercq voor het management:

Hoe wil je de pijn van constante onderbrekingen verhelpen?
Hoe wil je meer doordachte reflectie bevorderen?
Ben je echt klaar voor radicale transparantie?
Ben je klaar om het goede voorbeeld te geven?
Wil je meer intentionaliteit bevorderen?

Framework met afspraken

De organisatie van dat hybride werken is dus “gene gemakkelijke”. Er bestaan veel varianten met ook wel wat misvattingen. Eigenlijk heb je daar een soort nieuw framework met een aangepaste communicatie voor nodig. Dat bevat minstens de zogenaamde “Personal user manuals” (de werkvoorkeuren van elk teamlid), de afspraken van de groep en het overkoepelende richtlijnen van het bedrijf.

Slotsom

De talrijke boeiende updates, getuigenissen en demonstraties hebben ons vooral geleerd dat de matching tussen de nieuwe werkplektechnologie enerzijds en de mens anderzijds, of dit nu een ambtenaar, werknemer of freelancer is, echt veel aandacht, opleiding en zorg vergt vanuit het management. En niet enkel wat tools en apps.