Hoe stem je het hr-beleid in jouw organisatie af op het inhuren van freelancers?

De voordelen van flexibel talent

Wie als werkgever freelance talent inhuurt, merkt al snel de voordelen van deze aanpak. Freelancers:

• zijn flexibel, ook buiten de reguliere werkuren
• zijn expert in hun vak
• hebben een hands-on mentaliteit
• passen zich snel aan aan een nieuwe werkomgeving en collega’s
• brengen verfrissende, innovatieve ideeën aan voor jouw business
• zijn loyaal aan hun opdrachtgever(s)

Het aantrekken van vaste medewerkers en inhuren van zelfstandige professionals hoeft elkaar trouwens niet uit te sluiten. Een mix van talenten is een verstandige zet, met een inclusief beleid als belangrijk aandachtspunt.

Freelancers als ambassadeurs

Want net als jouw vast personeel hebben ook jouw freelance medewerkers volop nood aan ondersteuning en bescherming. En dat geldt vanaf het onthaal op de eerste werkdag tot de dag waarop een project definitief afgerond wordt. Enkel op deze manier slaag je er in om een duurzame relatie op te bouwen, waarbij een freelancer kan uitgroeien tot een ambassadeur voor jouw bedrijf of organisatie. En dat is goud waard voor jouw employer branding, zeker in een oververhitte arbeidsmarkt.

Proactieve aanpak vereist

Toch stellen arbeidsmarktspecialisten vast dat weinig ondernemingen een formele hr-strategie hebben voor hun freelancers. Een intern versnipperde of ad-hoc-benadering laat niet alleen kostbare tijd en financiële middelen verloren gaan, maar getuigt ook van weinig waardering voor de inzet en betrokkenheid van zelfstandige professionals. Via een solide hr-strategie zorg je ervoor dat je hun talenten de waardering geeft die ze verdienen, de voordelen van freelance werken maximaal benut en tegelijk mogelijke nadelen de pas afsnijdt.

Kortom: maak werk van een proactieve benadering van freelancers. Tijd voor enkele praktische tips die de implementatie van een hr-strategie in goede banen leiden.

Aan de slag met de volgende praktische tips

1 | Beschouw freelancers als essentiële werkkrachten in jouw organisatie

Teveel werkgevers beschouwen zelfstandige professionals als een brandweerteam dat een brandend pand moet komen blussen. Maar freelancers zijn zoveel mogelijk meer dan een reddingsboei wanneer het stormt. Integendeel: ze zijn een essentieel onderdeel van de groeistrategie van jouw organisatie. Ze verdienen dan ook alle aandacht in de hr-strategie, met een duidelijke langetermijnvisie over waar je wel of niet freelancers inzetten, waarom je dit doet, hoe je hen het best benadert en welk pakket aan arbeids- en financiële voorwaarden je hen te bieden hebt.

2 | Centraliseer het administratief beheer van al jouw freelancers

Het inzetten van freelancers vergt de nodige administratieve opvolging. Als verschillende afdelingen in jouw organisatie zonder interne afstemming elk hun eigen dienstverleningsakkoorden afsluiten, dan leidt dit tot tijd- en geldverlies en verlies je bovendien het overzicht. Daarom is een gecentraliseerd administratief beheer van freelance talent sterk aan te raden.

3 | Breng alle mogelijke risico’s voor de organisatie in kaart

Het inhuren van zelfstandigen brengt de nodige verplichtingen en risico’s met zich mee. Denk bijvoorbeeld aan het risico op schijnzelfstandigheid, de bescherming van vertrouwelijke gegevens in jouw organisatie, de toegang tot het bedrijfspand, enzovoort. Het in kaart brengen van alle mogelijke aandachtspunten op dit vlak is een belangrijk onderdeel van een robuust hr-beleid, omdat dit zorgt voor heldere afspraken tussen alle partijen.

4 | Maak werk van een wervingsreserve van mogelijke freelancers

Goede freelancers zijn schaars. Maar als ondernemer of manager moet je snel kunnen schakelen als je dringend op zoek bent naar externe ervaring en expertise. De zoektocht naar zelfstandige professionals verloopt een pak vlotter als je beschikt over een pool van mogelijke freelancers die je kunt inschakelen. Leg daarom een wervingsreserve aan, die je aanvult met talent dat je vroeger al inschakelde, leads via jobwebsite of sociale media en kandidaten die eigen werkgevers of andere stakeholders aanbrengen.

5 | Zorg voor een kort en gestroomlijnd aanvaardingsproces

Tijd is geld, en dat geldt zeker voor zelfstandige professionals. Ze rekenen op een snelle reactie wanneer ze zich kandidaat stellen voor een project in jouw organisatie. Een hr-beleid op maat van freelancers respecteert deze wens. Laat belangstellenden dus altijd snel weten of ze wel of niet in aanmerking komen voor een vacature. Desnoods werk je voor deze doelgroep andere selectietools uit.

6 | Behandel freelancers als ‘part of the team’

Een samenwerking op lange termijn levert zowel werkgever als freelancer winst op. Een topwerkgever behandelt ingehuurde werkkrachten als eigen medewerkers, met dezelfde toegang tot bedrijfsfaciliteiten als vaste werknemers. Als je zelfstandige professionals zoveel mogelijk betrekt in de sociale context van de aanwezige teams, dan geef je hen het signaal dat ze meer dan welkom zijn in de organisatie. Dit zorgt dan weer voor de nodige goodwill en motivatie, waardoor een freelancer die ‘extra mile’ zal lopen en een echte ambassadeur wordt voor jouw bedrijf.

7 | Formuleer duidelijke verwachtingen over de kwaliteit van de gewenste output

Hoe meer informatie en context een freelancer krijgt voor de start van een opdracht, des te beter hij of zij de gewenste output zal leveren die afgestemd is op de bedrijfsdoelstellingen. Investeer daarom voldoende tijd aan duidelijke briefings, inclusief de achterliggende doelstellingen. Geef ook voldoende info over de missie en visie van jouw organisatie. Maar vermijd micromanagement, met concrete uitvoeringsinstructies: elke freelancer heeft immers zijn of haar eigen werkmethode. Iemand die nood heeft aan een strak keurslijf, was wellicht niet de beste keuze. Meer zelfs: dergelijk keurslijf (dat je voor vaste medewerkers gebruikt) is strikt verboden.

8 | Geef voldoende feedback tijdens en na een opdracht

Bij het tonen van betrokkenheid als opdrachtgever hoort ook het proactief geven van concrete feedback tijdens en na een opdracht. Hoe werden alle elementen van een opdracht concreet afgewerkt? Wat zijn de sterke punten en verbeterpunten van de ingehuurde freelancer? Hoe verliep de communicatie? Wat vond je de meest aangename aspecten aan de samenwerking? Die feedback is erg nuttig voor volgende opdrachten. En als je die info bijhoudt, dan komt deze erg goed van pas als je diezelfde persoon later opnieuw inschakelt.

9 | Respecteer de geldende markttarieven en betaaltermijnen

Ook op financieel vlak wil elke freelancer met het nodige respect behandeld worden. Het onderhandelen over een fair en marktconform tarief hoort daar zeker bij. En ook correcte betaaltermijnen zijn voor een zelfstandige professional erg belangrijk. Meer nog: voor veel freelancers is het niet-respecteren van betaaltermijnen door opdrachtgevers een van de voornaamste ergernissen. Want niet elke zelfstandige beschikt over een ruime financiële buffer. Hou je daarom aan maandelijkse betalingen. Zo bouw je op een correcte manier een duurzame relatie op.

—

Aan de hand van deze praktijktips slaag je er ongetwijfeld in om freelancers succesvol te integreren in het hr-beleid van jouw bedrijf of organisatie. Veel succes!