"Exploring the future of work & the freelance economy"

Kostenbesparing en inhuur van externen

Het concept is eenvoudig: gratis, online, 4 mini-learning workshops, met 4 experten uit de industrie rond een actueel topic. De sprekers krijgen telkens 7 minuten om kort en krachtig hun expertise & advies te delen hoe organisaties zich beter kunnen wapenen tegen een crisis zoals we die vandaag kennen. De eerste sessie zat meteen goed: welke kostenbesparingen kunnen bedrijven realiseren op de inhuur van hun extern talent?

Eerste reactie bij crisis? Kostenbesparen!

In tijden van crisis blijven kostenbesparingen bij bedrijven nooit lang uit. Covid19 heeft heel wat bedrijven hard getroffen en dus wordt er gekeken in welke bedrijfskosten gesnoeid kan worden. Extern ingehuurde talent ontspringt deze dans traditioneel niet. Menig inkoper zal deze dagen van zijn CFO de opdracht gekregen hebben om na te gaan welke besparingen hij kan realiseren bij de leveranciers van extern talent, alsook bij ingehuurde freelancers. Vraag is echter of dit op een andere manier kan dan met de hakbijl te snoeien in de tarieven. NextConomy stelde de vraag aan 4 experten ter zake.

Ons experten panel kort voorgesteld.

De vier experts aan het woord tijdens deze mini-learning sessie hebben allen jarenlange ervaring in het vak. David Muyldermans heeft er een lange carrière opzitten in de HR technologie. Hij leidt nu  , dat een VMS en FMS platform aanbiedt, alsook MSP diensten voor het beheer externe medewerkers. Tweede panellid is Mark Willems, CEO van pur sang FMS platform  . Hun FMS platform matcht jaarlijks zo’n 35.000 freelancers met jobs bij meer dan 2000 Belgische bedrijven. De voorlaatste spreker is Manfred Vogels, voormalig Global Practice Lead Contingent Labor bij Accenture en nu werkzaam bij  , een van de grootste internationale VMS providers wereldwijd. Manfred begeleidt complexe klantenprogramma’s over de landsgrenzen heen en adviseert hoe het beste gebruik te maken van de VMS technologie in het beheer van alle vormen van extern talent. Tenslotte bracht Myranda Dyck, country manager Belux bij de  , haar jarenlange expertise in de staffing & recruiting business naar het panel. Met 10.000 professionals die jaarlijks worden tewerkgesteld bij meer dan 200 opdrachtgevers in de Benelux door de Headfirst Group, weet Myranda als geen ander wat de klantennoden zijn in tijden van crisis en waar bespaart kan worden.

“Meten is weten. Weten is sturen. Sturen is kosten besparen.” – David Muyldermans, Founding Partner Pro-Unity.

David Muyldermans schetst de hoofdredenen waarom volgens hem vandaag bedrijven worstelen om hun kosten onder controle te houden op externe inhuur.

Als eerste hebben bedrijven het erg moeilijk de dagtarieven voor hun extern talent onder controle te houden. Onvoldoende marktbevraging zorgt ervoor dat het spel van vraag en aanbod niet optimaal uitgespeeld kan worden door de inkoper. Ook hoge marges van 10-15% van tussenpartijen, bovenop het dagtarief van de ingehuurde professional, zijn vaak onvoldoende gekend en onderhandeld. Daarom is het van belang over voldoende marktkennis te beschikken, alsook te weten op welke momenten er talent schaarste heerst. “Indien men al deze elementen onder controle krijgt, mag men rekenen op een gemiddelde kostenbesparing van 7%”, aldus David.

Indien men al deze elementen onder controle krijgt, mag men rekenen op een gemiddelde kostenbesparing van 7% –  David Muyldermans

Vervolgens is er nood aan meer operationele efficiëntie in het inhuur proces.  Indien het inhuur proces niet gedigitaliseerd is, dan verliest elk bedrijf kostbare tijd in het uitzetten van een jobaanbieding, het screenen van CV’s, inplannen van verschillende interviews, etc . Vaak moet al dit werk nog manueel geconsolideerd worden.  Helaas hebben bedrijven te vaak geen heldere processen mbt de inhuur van extern talent, waardoor het erg moeilijk is om van je business managers te verwachten dat ze de bedrijfsstrategie volgen en kosten-optimaal inhuren.

Tenslotte is er ook de barriere van SILO -denken. Hoewel heel wat departementen betrokken zijn in de keten van de inhuur (denk maar aan HR, Inkoop, Finance, Legal, etc), werken ze vaak apart op hun eigen domein zonder de inhuurketen als geheel voldoende te begrijpen. Verschillende business unit managers hebben al te vaak hun eigen manier van werken. Dit alles leidt niet zelden tot frustraties in de bredere organisatie. Wanneer men al deze processen stroomlijnt, kan al een gemiddelde KMO tot 1 FTE uitsparen bij een geoptimaliseerd inhuur proces.

De bouwstenen die David wil aandragen om bovenstaande problemen aan te pakken zijn:

  1. Digitaliseer je proces via een Vendor Management System (VMS). Dit verhoogt aanzienlijk je procesefficiëntie en verlaagt je TCO van het inhuurproces. Het VMS geeft je toegang tot real-time & accurate data van je leveranciers & tariefkaarten. Meten is weten, weten is sturen.
  2. Gebruik een marktplaats voor een instant benchmark op tarieven. Dit geeft je zicht op de werkelijke tarieven van verschillende professionals zonder tussenpersonen of intermediaries die extra marges nemen.
  3. Gebruik het spel van vraag en aanbod tussen leveranciers. Een neutrale broker of MSP kan je hierbij helpen om een vendor neutraal programma op te zetten.

“Ga het rechtstreeks cont(r)act aan met je freelancers en bespaar tot 20% op de intermediaire marges.” – Mark Willems, CEO Jellow

De perceptie binnen heel wat bedrijven is dat freelancers te duur. Nochtans is de TCO is hetzelfde als een vaste medewerker. – Mark Willems

“De perceptie binnen heel wat bedrijven is dat freelancers te duur. Nochtans is de TCO is hetzelfde als een vaste medewerker.”, zo start Mark zijn Learning Circle. Mark beaamt wat David reeds zei over marges van tussenpartijen op freelancers die om en bij de 20% liggen, soms met wel uitschieters tot 80%.

Volgende geeft hij concrete tips om besparingen te realiseren op externe inhuur:

Dwing maximale transparantie af op de marges van je leveranciers. Wat is de marge % die je leverancier neemt op je ingehuurde externe medewerker? Wat betaal jij je leveranciers en wat houdt de freelancer hier zelf aan over. Op die marge kan namelijk onderhandeld worden. Mark geeft als voorbeeld een freelancer met als dagtarief 500€, waarvan de leverancier een marge neemt van 20% op dagelijkse basis. Indien deze freelancer op jaarbasis 200 dagen wordt ingehuurd, dan betaal je al snel 20.000€ aan marge aan de leverancier op jaarbasis. Indien je deze marges terug kan reduceren tot maximaal 10-15%, dan realiseer je een hele kostenbesparing.

Vervolgens spoort Mark aan de zoektocht naar geschikte freelancers te delen op sociale media zoals LinkedIn, Facebook, Instagram, etc. Zodra je rechtstreeks contact hebt met een geschikte freelancer heb je geen nood aan een intermediaire partij om de freelancer te contracteren. Zo kan je de volledige marge van 20% besparen.

Verzeker je tenslotte van marktconformiteit omtrent tarieven. Je weet pas of je een marktconform tarief betaalt voor je freelancer als je een regelmatige benchmark doet van je inhuurtarieven. De frequentie is hier van belang. Een jaarlijkse benchmark op je tariefkaart zal niet representatief zijn voor de fluctuaties van vraag en aanbod op de markt gedurende de rest van het jaar. Doe deze benchmark dus op verschillende tijdstippen in het jaar om te weten of je tarieven nog steeds competitief zijn. Indien je deze benchmarks te tijdsintensief vindt als hiring manager, maak dan gebruik van technologie platformen die dit voor jou vereenvoudigen en versnellen. Vaak bieden deze platforms hun diensten aan op fixed fee basis. Weet ook dat freelancers voor meer kunnen ingezet worden dan puur uitvoerend werk.

“Penny wise, pound foolish” Zorg voor een gedegen demand-planning! – Manfred Vogels, VP Beeline

Manfred gaf aan dat hij gedurende de corona-crisis heel wat opdrachtgevers zag die drastische beslissingen namen om kostenbesparingen door te voeren. Deze maatregelen bleken zich vaak toe te spitsen op het eind van de inhuurketen, met name de 50 à 100€ op de tariefkaarten van het ingehuurde talent. Manfred bepleit echter de grotere besparingen op te zoeken aan het begin in de inhuurketen: Pennywise, pound foolish!

Manfred Vogels: de grotere besparingen zijn te zoeken aan het begin in de inhuurketen: penny wise, pound foolish!

Waar start dan de kostenbesparing in de inhuurketen? In een goede demand planning! Door in het begin van de inhuurketen kritisch te definiëren welke external workforce echt nodig is voor de organisatie en te voorspellen op welke momenten. Wanneer in deze demand planning met de inhurende managers de nodige flexibiliteit wordt ingebouwd, dan behaalt men enorme kostenbesparingen voor de organisatie.

Vervolgens stelt Manfred dat het van cruciaal belang is dat organisaties een omslag maken in het definiëren van hun behoefte aan extern talent. Het gaat er niet om wie ze nodig hebben binnen hun organisatie, maar wat ze nodig hebben. Niet langer op zoek gaan naar die ene consultant in je netwerk die je reeds kent van een voorgaand project, maar te definiëren welke skills je precies nodig hebt om jouw project tot een succes te maken.

Waarom is het nodig om hier de nodige aandacht aan te besteden? Doe je dat niet, dan loopt je bedrijf het risico op onderstaffing, waarbij je goedkope consultants inhuurt die de vereiste skills missen om jouw strategisch project tot een succes te brengen. Nog erger is het risico op overstaffing, waarbij je veel te dure consultants het operationele werk laat doen dat anderen beter, sneller en vooral goedkoper voor jouw organisatie kunnen invullen.

Ook Manfred bevestigt, net zoals Mark en David, dat een gedegen marktkennis noodzakelijk is om te bepalen of je het juiste tarief hanteert voor ingehuurde medewerkers.  Maar ook hij verwijst naar technologie zoals een VMS, die dit transparant kan maken voor de inkopers in kwestie.

“Een Kritische Inhuur Matrix geeft je inzicht in welke kostenbesparingen je het best neemt voor elk type van externe populatie.” Myranda Dyck – Headfirst Group

Mooi aansluitend op Manfred’s demand planning, raadt Miranda de bedrijven aan om een Kritische Inhuur Matrix op te stellen. Die laat bedrijven toe hun populatie aan externe medewerkers in kaart te brengen en na te gaan hoe kritisch ze zijn voor de organisatie:

  • Welke inhuur is aldaniet bedrijfskritisch?
  • Welke wijziging van inhuur veroorzaakt hoog of laag productiviteitsverlies?

Eens dit in kaart is gebracht voor je organisatie, geeft Myranda 3 concrete opties om mee aan de slag te gaan met je leveranciers:

  1. Uitstroom: Die externe populatie die een hoog productieverlies oplevert en niet bedrijfskritisch is. Dit levert op korte termijn een onmiddellijke kostenbesparing op.
  2. Continueren: Behoud van het ingehuurde talent dat te bedrijfskritisch is en slechts een laag productieverlies oplevert.
  3. Overbruggen: De resterende populatie probeer je via een “tijd-voor-tijd model”. Het idee is dat zowel de opdrachtgever en leverancier een deel van de kosten op zich nemen.

Corona geeft tijd voor reflectie voor organisaties naar de maturiteit van hun inhuurbeleid. Laat je leveranciers meedenken met jouw organisatie hoe ze de kosten kunnen drukken over de volledige inhuurketen heen. – Myranda Dyck.

Alle besparingstips van onze experts opgelijst:

  1. Creëer transparantie omtrent de marges van leveranciers & intermediairs.
  2. Benchmark je tarieven voor ingehuurd talent meer dan eens per jaar om marktconforme tarieven te bekomen (bv via een marktplaats).
  3. Optimaliseer je inhuurprocessen & kijk hoe dit je TCO beïnvloedt.
  4. Contacteer & contracteer freelancers rechtstreeks.
  5. Kijk kritisch naar je inhuurbehoeften & doe aan demand planning
  6. Wees waakzaam voor over- & onderstaffing in jouw organisatie.
  7. Stel een Kritische Inhuur Matrix op die vorm geeft welke besparingsacties je kan ondernemen.
  8. Kies voor behoud van bedrijf kritische externe talenten, en bekijk, samen met je leveranciers, een overbrugging of uitstroom voor de andere externe medewerkers.
  9. Kijk hoe VMS & FMS technologie je inhuurprocessen kan digitaliseren, vereenvoudigen & versnellen (en dus goedkoper)

Dennis is an independent business consultant who helps companies in search of the right strategy, partners and technology solutions to manage their contingent workforce.

His previous background as a corporate purchaser of IT & Contingent Workforce, brought him to the industry of Vendor Management Systems (VMS) & Managed Services Providers (MSP) more than 10 years ago. He held several successful European roles in Product Management, Solution Design, Account Management & Partner Management at one the leading international VMS providers.

Bekijk alle berichten van Dennis Van de Vijver