Ontwikkeling VMS: van stand-alone tool naar AI native-oplossing

Aan deze 7e editie van het VMS-onderzoeksrapport hebben zeven VMS-aanbieders deelgenomen die (ook) in Nederland en België actief zijn: Beeline, Connecting Expertise, Magnit, Nétive VMS, OLLi, Pixid VMS en ProUnity. Naast de trends en ontwikkelingen (onder meer AI-toepassingen) en een actueel marktoverzicht, bevat het rapport een uitgebreide beschrijving van de functionaliteiten van de VMS’en van deze partijen. En een beoordeling van de zeven VMS-systemen door negen onafhankelijke experts, waaronder Bart de Borger, aan de hand van live-demo’s. 

Speeddaten

Bart de Borger vergelijkt de live demo’s die zijn gehouden tijdens het onderzoek met speeddating. ”Je kijkt naar features, waarin verschilt het ene VMS van het andere?” Hij benadrukt dat het niet alleen maar gaat om de functionaliteiten van verschillende systemen. “Op het gebied van features groeien de platformen meer en meer naar elkaar toe. Een Applicant Tracking System (ATS) krijgt meer VMS-functionaliteiten en een planningstool heeft VMS light-functionaliteiten. De architectuur en connectiviteit aan de achterkant zijn vandaag de dag minstens zo belangrijk als de features, die uiteraard ook moeten matchen.”

Toch zijn er op de volwassen VMS-markt duidelijke verschillen en heeft elk VMS zijn eigen unique selling point, merkt De Borger op. Zo is Nétive VMS geënt op Salesforce en dus zeer configureerbaar en een ‘mooie kandidaat’ voor organisaties die zo’n platformoplossing zoeken. ProUnity is daarentegen weer heel sterk vertegenwoordigd in de publieke sector in België. Magnit scoort internationaal heel goed, en is zeer geschikt om over meerdere landen uit te rollen. OLLi is juist weer heel API-enabled (modulair), ideaal om te communiceren met verschillende andere applicaties. Connecting Expertise is typisch voor de Belgische markt en sterk in Statement of Work (SoW) en white collar-inhuur. Beeline is een zeer groots algemeen platform dat heel veel zaken afdekt, maar mist nog iets voor blue-collar inhuur (beschikbaarheden, worker portal), waar Pixid VMS juist weer heel sterk in is (dankzij de achtergrond in het uitzenden). De Borger: “Zo heeft elk VMS zijn sterktes en zwaktes. Je moet niet alleen naar de features kijken, maar vooral naar wat erachter zit. Wat past het best bij de oplossing die je zoekt?”

Samen om tafel

Dat is dan ook de vraag die je volgens De Borger als organisatie jezelf moet stellen bij de keuze voor een VMS. Waar zit de grootste nood? Is dat bij de inhuur van uitzendkrachten of interim professionals? Is het voor lokale of internationale inhuur, voor de private of publieke sector? Reguliere inhuur of Statement of Work?

Daarbij komt dat je goed moet nadenken over de architectuur. Volstaat één tool of moet je op verschillende locaties andere tools gaan implementeren? “Digitalisering staat gelijk aan standaardisering. HR, finance, legal, procurement en operations moeten samen om tafel zitten en het traject vooraf heel goed definiëren: wat is ons objectief en hoe gaan we dat bereiken?”

Zijn advies: “Bekijk het vanaf de start breed. Definieer: wat is must have, wat is nice to have? En ga dan valideren op de features en kijk verder dan alleen het VMS op zich. Kijk ook naar de achterkant en naar de connectiviteit (met andere systemen).”

Jan-Willem Weijers vult hem aan. “Je kunt wel een Rolls-Royce aanschaffen, maar als je een auto nodig hebt om boodschappen te doen kun je je afvragen of je wel zo’n dure auto moet kopen.” Als het gaat om de keuze voor een VMS mag de rol van de inhuurmanager niet onderschat worden. “Je kunt de Rolls-Royce onder de VMS’en implementeren, maar als de inhuurmanager (operations) het systeem niet goed benut of zelfs een bypass gebruikt, heb je niks aan zo’n dure oplossing.” Volgens De Borger schort het bij VMS-systemen vaak aan de usability voor de inhuurmanager. “Eigenlijk wil een hiring manager simplicity.”

AI wordt gamechanger

AI gaat volgens De Borger een enorme impact hebben op de rol van het VMS in de nabije toekomst. VMS-systemen zijn er namelijk op ingericht om alle mogelijke HR- en procurementprocessen af te dekken. “Dat is juist waar AI een oplossing kan bieden. AI is de layer die over de systemen ligt, deze beheerst en combineert met andere automatiseringsprocessen.”

De Borger voorspelt een toekomst waarin een inhuurmanager alleen nog maar een (gesproken) hulpvraag hoeft te stellen aan het systeem. De AI-gedreven layers sturen het VMS, ATS en HR-systeem aan en voeren autonoom taken uit. “Dan heb je het over een AI native-oplossing voor VMS’en. Dit gaat een enorme gamechanger zijn en het gebruikersgemak waanzinnig versterken.”

Het VMS is uiteraard ontstaan in het pre AI-tijdperk. “Je kunt nog altijd perfect een VMS-oplossing gebruiken als basis die met API’s werkt. Maar ik zou vooral gaan kijken hoe AI de interne organisatie kan ontsluiten?”, stelt De Borger.

Welke kant het opgaat met AI binnen de VMS-wereld is volgens hem nog een black box. “De vraag is: hoe ver wil je gaan? Wordt AI alleen als feauture gebruikt? Of blijft het bij orkestreren (intelligentie als tussenlaag om automatisering te verbeteren)? Of wordt de schil (AI-layer) de kern en ga je naar AI native?

“Blijf je daar waar nodig de human-in-the-loop houden en wordt verder alles geautomatiseerd?” Dat is afwachten, maar dát de impact van AI groot zal zijn, staat volgens De Borger wel vast. “Ik ben dan ook heel benieuwd waarover het volgende VMS-rapport over twee, drie jaar zal gaan.” 

Total workforce-oplossing 

Marleen Deleu is al vanaf de allereerste editie van het VMS-onderzoeksrapport hierbij betrokken en heeft het VMS een enorme evolutie zien doormaken. “Eerst was het VMS alleen iets van inkoop, puur transactioneel. Een stand-alone systeem voor het beheren van leveranciers. Nu zijn er koppelingen met ATS’en en er zijn  ATS’en met VMS-achtige functionaliteiten. Dat groeit naar elkaar toe. Het gaat meer richting Total Talent Management.”

Het is volgens Deleu echter niet waarschijnlijk dat het ATS (Applicant Tracking System, voor werving van vast personeel) en het VMS (inhuur externen) helemaal in elkaar op zullen gaan. Neem direct sourcing, een trend die ook doorwerkt in de VMS-wereld. “Het selectieproces kan wel gelijk zijn, maar het contracteren en factureren gaat volgens een andere flow. Het werven van een freelancer is juridisch gezien ook anders.” Een andere trend, de groei van Statement of Work (SoW), past helemaal niet in een ATS, en wel in een VMS. Deleu: “Er zijn contractvormen in de groep externe inhuur die absoluut in gespecialiseerde tooling moeten worden beheerd.”

Jan-Willem Weijers wijst erop dat er wel degelijk VMS’en zijn die een total workforce-oplossing bieden. “Contractneutraliteit wordt steeds belangrijker. “Het gaat uiteindelijk om toegang tot talent, op het juiste moment. Dan is het wel bijzonder dat direct sourcing en het opbouwen van een talent pool zowel in een ATS als in een VMS wordt gedaan, terwijl het wellicht om dezelfde mensen gaat. Maar omdat de initiële contractvorm anders was, zitten ze in een ander systeem. Daar is nog wel winst te behalen.”

Deleu en Weijers zijn het erover eens dat er niet één TTM-systeem is, maar door integratie kun je wel komen tot een total workforce-oplossing. “Steeds meer organisaties kiezen voor een best of breed-benadering, waarbij het VMS onderdeel uitmaakt van het ecosysteem.” 

Kijk hier het webinar terug:

NextConomy en ZiPconomy hebben de 7e editie van het onderzoeksrapport Aanbieders van VMS-systemen in Nederland en België gepubliceerd, dat gratis te downloaden is.