Hoe complexe inhuurprocessen gecontroleerd uitbesteden?

Niet voor elk bedrijf dat zijn externe inhuur wil professionaliseren is een MSP (Managed Service Provider) de meest geschikte oplossing. Althans niet meteen. Een MSP implementeren, zonder een grondige analyse van hoever een bedrijf vandaag staat in de organisatie van zijn externe inhuur, is vaak een maat voor niets. “We zien dat bedrijven er dan soms na een jaar al de stekker uittrekken”, Myranda Dyck, Country Manager BeLux van HeadFirst Group geeft tekst en uitleg.

Dyck: “De controle over het hele inhuurproces uit handen geven aan een derde partij, blijkt in de praktijk soms een brug te ver te zijn. Aangewezen is dat de organisatie (hr, procurement én IT) eerst de inhuurprocessen zelf helemaal beheerst. Begin als opdrachtgever daarom met de interne processen voor het inhuren van externen geleidelijk aan bij te stellen zodat je controle krijgt over de opbouw van deze processen en alle bijbehorende systemen. Pas dan kan een organisatie de inhuuractiviteiten gecontroleerd uit handen geven aan een MSP. Zij nemen processen over, professionaliseren verder en hebben een nauwe link met de betrokken stakeholders, die zich ondersteund en ontlast voelen.”

Een grondige analyse is cruciaal

Dyck: “Om deze ‘MSP-moeheid’ te voorkomen zetten we daarom heel sterk in op inhuurscans bij bedrijven die bij ons aankloppen om hun inhuurproces te optimaliseren. Het is logisch, essentieel zelfs, om eerst een correcte analyse te maken van de ‘inhuurmaturiteit’ vooraleer je een gepaste oplossing kan bieden waar het bedrijf op dat moment nood aan heeft. We analyseren onder meer het volume externen, het soort profielen, hoe leveranciers beheerd worden en welke leveranciers dat zijn. Ook belangrijk: hoever staat hr in de processen? Wat zijn de doelstellingen op langere termijn? We praten met procurement, hr, IT en mensen uit de business: alle partijen die betrokken zijn bij de beslissing, rapportering en operationele uitvoering.

Processen eigen maken, daarna uitbesteden

Myranda en haar team zien dat bedrijven vaak al gebaat zijn met een ‘instapoplossing’ zoals een VMS in combinatie met een intermediair. Zo worden ze in eerste instantie al ondersteund door betrouwbare tooling in hun leveranciersbeheer en geven ze processen zoals onboarding en contractbeheer door via een intermediair die de inhuurrisico’s op zich neemt. De volgende stap kan dan eventueel zijn om een MSP te implementeren die het volledige beheer van de externe inhuurprocessen op zich neemt. “Deze manier van toewerken naar een MSP-oplossing heeft als voordeel dat de processen meegroeien, maar ook de geesten van de interne stakeholders rijpen”, aldus Dyck.

Visie op lange termijn belangrijk

Dyck: “Uiteraard volgt niet elk bedrijf dezelfde aanpak. Het is hoe dan ook cruciaal om een grondige analyse uit te voeren van de ‘as is’ situatie. Een transparant advies lost de problemen van vandaag op en past niet alleen bij het inhuurbeleid van morgen, maar ook bij dat van binnen 2 en 5 jaar. Of dat nu wel of niet met een MSP-oplossing is. We trekken bij HeadFirst Group de kaart van advies en begeleiding van bedrijven die hun externe inhuur willen professionaliseren. We hebben zelf ook veel van de oplossingen in huis, maar het is best mogelijk dat we onafhankelijke partners aanspreken voor bijvoorbeeld een VMS-oplossing.”

Creatieve oplossing voor schaarste aan talent

Dyck: “We merken ook dat bedrijven naast de inhuurprocessen nog vastlopen op internationale oplossingen. Daarom beperken we ons niet alleen tot het MSP-vraagstuk. We ervaren elke dag waar bedrijven tegenaan lopen, onder andere bij hun zoektocht naar geschikt talent. IT’ers zoals Java developers vind je amper nog in België, zeker als je ze fysiek in huis wilt halen en aan je bedrijf wilt binden. We rekruteren daarom voor onze klanten over de grenzen heen en we zorgen ervoor dat deze mensen zich hier comfortabel kunnen vestigen. Dat doen we door hen van a tot z te begeleiden met global sourcing: denk aan huisvesting, introductie in community’s, ondersteuning bij verblijfsdocumenten en volledig in regel met de Belgische wetgeving. Bedoeling is dat deze experts vast op de payroll van onze klanten komen. Zo kunnen bedrijven hen op lange termijnprojecten en in strategische opdrachten inzetten. Een ander probleem waar vooral internationale organisaties mee worstelen is de nood aan een meertalige single-point-of contact. Daarom nemen we voor de HeadFirst Group vaak de rol van intermediair op ons voor onze internationale klanten dankzij ons meertalige team en aangepaste systemen.

 


Over HeadFirst Group

HeadFirst Group is marktleider in de Benelux op het gebied van het professioneel organiseren van externe inhuur. De organisatie biedt een diversiteit aan flexoplossingen, waaronder contracting, matchmaking, global sourcing, Managed Service Providing en business consultancy. Op dit moment werken dagelijks meer dan tienduizend professionals bij ruim tweehonderd opdrachtgevers in Europa, waarmee HeadFirst Group een jaaromzet realiseert van circa 950 miljoen euro. HeadFirst Group haalde in 2018 extra expertise aan boord dankzij acquisities met Staffing Management Services en Myler en versterkte zo zijn positie als MSP, intermediair en global sourcing partner.


 

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *