"Exploring the future of work & the freelance economy"

Van grip op inhuur naar grip op data. Benutten van de kansen die GDPR biedt.

Wie flexibele medewerkers inzet, wil daar natuurlijk graag zoveel mogelijk grip op houden. Daar zijn ook steeds meer aanleidingen voor, zoals nieuwe privacyregels die vorige week in alle omvang van kracht zijn geworden. De doorontwikkeling van grip op inhuur naar grip op data biedt organisaties een nieuw perspectief.

Grip op inhuur

De term ‘grip op inhuur’ komt bij steeds meer organisaties in Vlaanderen en bij uitbreiding België  in zwang. Vaak met als aanleiding dat de inhuur van externen flink is gegroeid, maar het inzicht op wat en wie er ingehuurd werd ontbreekt. Laat staan dat er een visie op inhuur en een aankoop- of inhuurbeleid is. Registreren van basiszaken als, tarieven, uren en contractvoorwaarden is een mooi vertrekpunt om enige orde in de chaos te brengen.

Grip op kosten

De economische crisis gaf een extra impuls om grip te krijgen op wie er als externen ingezet worden. De kosten beperken, zowel per ingezette medewerker als in totaal, komt bovenaan de agenda te staan van iedereen die betrokken was bij inhuur. Kosten beheersen is wel steeds meer het adagio, eerder dan blind snijden in kosten zoals een poos geleden nog in zwang was onder aankopers.

Grip op wetgeving

Wanneer je een freelancer inhuurt,  zijn er tal van wetten en regels waaraan je moet voldoen. Bijvoorbeeld: wanneer is iemand echt een zelfstandige? Of, hoe zit het met gezag en toezicht? De regels daarover zijn niet nieuw, maar met een flink groeiend aantal freelancers op de arbeidsmarkt én in organisaties groeit ook de aandacht voor die regels.

Bij controlerende instanties, van de accountant en intern bij organisaties groeit het besef om grip te hebben op die wetgeving.  Zijn er contracten wat is de inhoud van de opdrachten, wat zijn de looptijden? Voldoen we als opdrachtgever aan de verplichting om veiligheidsinstructies te geven bij het onboarden? Het is een aardige lijst van gegevens, termijnen en documenten die je als opdrachtgever moet vastleggen om compliant te zijn.

Grip op privacy

Als je het hebt over wetgeving, komt daar sinds 25 mei 2018 de GDPR bij waar hier op NextConomy al het nodige over geschreven is (zie hier). Deze verordening scherpt de regels omtrent de omgang met privacygevoelige persoonsgegevens behoorlijk aan. En veel van de gegevens die organisaties over externe medewerkers willen, of zelfs moeten, vastleggen is privacygevoelig.

Als een organisatie al geen grip op inhuur heeft, dat is die GDPR misschien wel het laatste zetje om dat nu echt en professioneel aan te pakken. Deze wet dwingt je na te denken over de waarde van data en een grondslag voor het bewaren ervan te bepalen. De waardevolle managementinformatie die je opbouwt, blijft hoe dan ook na invoering van de GDPR bestaan, zolang je maar de persoonsgegevens niet meer opslaat.

Naast het zorgvuldiger opslaan van gegevens en het respecteren van maximale bewaartermijnen vereist de GDPR ook dat personen de bij jou opgeslagen gegevens kunnen opvragen. Dat vraagt nogal wat van hoe je je data over die personen bewaart. Cruciaal is ook om richting de toezichthouders duidelijk te maken hoe je documenten vastlegt. Huur je op grotere schaal externen in, dan is het inzetten van speciale tooling, zogenaamde VMS systemen, handig om het proces te bewaken en de compliance aan wet- en regelgeving te verzekeren.

Grip op data

Weten wie er wanneer als externen bij je rondlopen. Inzicht in hun tarieven. Inzicht in looptijden van opdrachten en de totale kosten. Voldoen aan wetgeving. Het verlangt inderdaad heel wat van organisaties om al die gegevens vast te leggen, maar met het gebruik van speciale tooling bouw je wel ‘per ongeluk’ een schat aan data op. Denk aan  gebruikelijke tarieven, kwaliteiten van leveranciers en ingehuurde personen, welke wervingskanalen succesvol zijn en welke niet, over doorlooptijden. Big data en small data die, als je ze op de juiste manier uit die systemen haalt, enorm waardevolle bronnen aan managementinformatie kunnen zijn om het inhuurproces in de toekomst te optimaliseren en je beleid aan te scherpen.

Data over externen kan ook onder de GDPR nog prima verzameld en gebruikt worden, mits ze op de juiste manier geanonimiseerd wordt.  De GDPR vereist namelijk vooral dat je grip op data hebt. Maar wie de waarde van die data ziet, zou ook niet anders willen. Noem het de ‘collateral damage’ van de nieuwe wetgeving: een toename in datakwaliteit. Hoera! Zo wordt al die lastige wetgeving misschien toch nog een geluk bij een ongeluk…

Chris Neddermeijer is Director Product Strategy and co-founder of Nétive VMS

Bekijk alle berichten van Chris Neddermeijer