Statement of Work (SoW): regels, contracten en verantwoordelijkheden voor aannemingsovereenkomsten

Definitie – de correcte omschrijving van aanneming van werk (SoW)

Een aannemingsovereenkomst is een document waarin een omschrijving wordt gegeven van de eisen voor een bepaald project. Hierin worden de omvang van de uit te voeren werkzaamheden, de op te leveren producten, de termijnen, de standplaats en de betalingsvoorwaarden vastgelegd. De meeste organisaties maken bij hun dagelijkse activiteiten gebruik van externe diensten en projectmatige werkzaamheden en kopen deze diensten gewoonlijk in via aanneming op basis van resultaten of mijlpalen.
In het Engels vakjargon spreekt men van Statement of Work (SoW).

Welke voornaamste wet(ten) en regelgeving(en) bepalen deze vorm van extern werk in België?

Artikel 32 : Wet op terbeschikkingstelling – Het uitlenen van personeel met overdracht van werkgeversgezag is in België verboden, behalve in de door de wet voorziene uitzonderingsgevallen (Uitzendarbeid, Toegelaten terbeschikkingstelling voor een beperkte tijd, Terbeschikkingstelling in het kader van een door het gewest erkend tewerkstellingstraject, In kader Werkgeversgroeperingen, Specifieke uitzondering openbare sector en Transitietrajecten

Wat deze wet(ten) en regelgeving(en) inhouden

• Het komt regelmatig voor dat werknemers in een ander bedrijf bepaalde werken of diensten uitvoeren voor rekening en in opdracht van hun werkgever. Het gaat dan over Statement of Work of aanneming van werk (en niet over uitzendarbeid)
• Denk hier bv. aan de installatie of het beheer van informaticatoepassingen, het bijhouden van de boekhouding, het onderhoud van machines of installaties, de montage van constructies, de bewaking van gebouwen, het uitvoeren van werken in onderaanneming op een bouwwerf, de schoonmaak van bedrijfsruimtes. SoW betekent ook alle vormen van freelancersactiviteiten.
• In dat geval rijst de vraag in welke mate de gebruikende onderneming (klant) instructies kan geven aan de werknemer(s) van de dienstverlener (aannemer) zonder in aanvaring te komen met het verbod op terbeschikkingstelling.
• Om meer duidelijkheid te scheppen hierin werd in de wet een regeling opgenomen die moet toelaten om het onderscheid te maken tussen een (onder)aanneming en een verboden terbeschikkingstelling van werknemers.

In het kader daarvan gelden de volgende principes:

• Een gebruiker (klant) die beroep doet op een dienstverlener (aannemer), mag steeds aan de werknemers van die dienstverlener instructies geven m.b.t. de welzijnsvoorschriften die gelden in zijn bedrijf (bv. veiligheidsinstructies).
• Andere instructies mogen door de gebruiker alleen maar worden gegeven als de volgende voorwaarden allemaalzijn vervuld:
  • er moet een geschreven overeenkomst bestaan tussen de gebruiker en de dienstverlener;
  • in die overeenkomst moet uitdrukkelijk en gedetailleerd worden bepaald welke instructies de gebruiker kangeven aan de werknemers van de dienstverlener;
  • het instructierecht van de gebruiker mag het werkgeversgezag van de dienstverlener op geen enkele wijze uithollen:
    • dit betekent concreet dat de instructies van de gebruiker niet alleen technisch, doch ook qua organisatie van het personeel niet zo ver mogen gaan dat ze een wezenlijke inmenging vormen in de uitoefening van het werkgeversgezag;
    • het instructierecht dat wordt toegekend aan de gebruiker mag a.w. niet verder gaan dan wat nodig is met het oog op de goede uitvoering van het werk of de opdracht die het voorwerp uitmaakt vande aannemings- of dienstverleningsovereenkomst;
  • de feitelijke uitvoering van het instructierecht door de gebruiker moet volledig overeenstemmen met de uitdrukkelijke bepalingen van de overeenkomst;
  • de gebruiker moet onmiddellijk zijn ondernemingsraad (of bij gebrek daaraan, het comité voor preventie enbescherming op het werk, of bij gebrek daaraan, de leden van de vakbondsafvaardiging) op de hoogte brengen van het bestaan van de geschreven overeenkomst waarin hem een instructierecht wordt verleend over de werknemers van de dienstverlener:
    • deze voorwaarde geldt niet voor bedrijven waarin noch een ondernemingsraad, noch een comité
  • voor preventie of bescherming op het werk, noch een vakbondsafvaardiging aanwezig is;
  • de gebruiker moet een kopie van het gedeelte van de overeenkomst waarin het instructierecht wordt geregeld, bezorgen aan de leden van de ondernemingsraad, het comité voor preventie en bescherming op het werk of de vakbondsafvaardiging, wanneer die daarom vragen.
• Als één van deze voorwaarden niet wordt nageleefd én de gebruiker instructies geeft aan de werknemers van eendienstverlener die verder gaan dan loutere welzijnsvoorschriften, dan is er sprake van een verboden overdracht vanwerkgeversgezag en dus van een onwettige terbeschikkingstelling van werknemers.
• In dat geval is het geven van instructies aan het personeel van de dienstverlener maar wettelijk mogelijk indien beroepwordt gedaan op de uitzonderlijke procedure van de toegelaten terbeschikkingstelling voor een beperkte tijd (artikel 32).

Hoe is voor aanneming van werk de samenwerking tussen partijen contractueel geregeld? 

A/ tussen opdrachtgever – bureau of platform (indien van toepassing)

Een aannemingsovereenkomst (ook wel dienstverleningsovereenkomst genoemd) met een duidelijke omschrijving van de diensten, op te leveren producten en resultaten.

Vaak wordt vooraf overeenstemming bereikt over een sjabloon in het kader van hoofdaannemersovereenkomst (Master Vendor Agreement) tussen de klant en de dienstverlener, met duidelijke afspraken over verantwoordelijkheden en screeningseisen. Als de klant de werkende bepaalde instructies wil kunnen geven die niet direct in de aannemingsovereenkomst zijn vermeld, dan dient de klant de dienstverlener daarvan op de hoogte te stellen, zodat de laatste de werkende daarover kan informeren.

Er zijn contractvarianten, zoals:

• Payrolling en formele werkgever – voor werkenden die worden geacht «werknemers» te zijn, biedt het bureau een payrollingdienst of een dienst als formele werkgever aan op basis waarvan de werkenden worden ingehuurd. Zo is men zeker van een duidelijke verantwoordingsplicht en naleving van voorschriften van lokale wetgeving, waaronder toegang tot uitkeringen indien nodig, inhouding van belastingen en rapportagevoorschriften 3/24
• Aannemersbetalingen en formeel agent (waaronder freelancers met bewezen ervaring) – voor rechtspersonen of echte zelfstandigen biedt het bureau een dienst in de vorm van aannemersbetaling of formeel agent, zodat de inhuur, facturatie en betaling van aannemers in overeenstemming met de voorschriften plaatsvindt
• Naleving door zelfstandig ondernemers (waaronder ‘nieuwe’ freelancers) – voor arbeidskrachten die geacht worden zelfstandig ondernemer te zijn, biedt het bureau een nalevingsdienst waarbij deze stelling wordt gevalideerd en de benodigde ondersteunende dossiers en documentatie worden opgebouwd, en doorlopende tracking en validatie wordt geboden.

B/ tussen bureau of platform – werkende

• Voor een werknemer: uitzendovereenkomst of overeenkomst voor bepaalde tijd met het bureau
• Voor een freelancer: een dienstverleningsovereenkomst/aannemingsovereenkomst per opdracht of project

C/ tussen werkende – opdrachtgever

Idem als bij A/ met een rechtstreekse aannemingsovereenkomst tussen de klant en de freelancer, met een duidelijke omschrijving van de diensten, op te leveren producten en resultaten, waarbij echter alle verantwoordelijkheden en screeningswerkzaamheden berusten bij de eindgebruiker

Hoe is voor deze vorm van externe arbeid de operationele samenwerking tussen opdrachtgever (gebruiker) – bureau – werkende geregeld? Wie is waarvoor verantwoordelijk, cq. aansprakelijk?

V = verantwoordelijk en/of A = aansprakelijk

Eventuele opmerkingen of aanvullingen bij deze tabel

Het risico voor ondernemingen is dat verschillende inkopers op verschillende manieren diensten inkopen bij verschillende leveranciers, wat leidt tot aanzienlijke inefficiëntie.

Hierdoor ontstaan problemen zoals nalevingsrisico’s, maar ook budgetoverschrijdingen en onvermogen bij de Inkoop afdeling om de totale uitgaven centraal te beïnvloeden.

Specifieke regels en richtlijnen voor de opdrachtgever die bij deze vorm van extern werk horen

• Een gebruiker (klant) die beroep doet op een dienstverlener (aannemer), mag steeds aan de werknemers van die dienstverlener instructies geven m.b.t. de welzijnsvoorschriften die gelden in zijn bedrijf (bv. veiligheidsinstructies). Arbeidsrelatiewet
• Andere instructies mogen door de gebruiker alleen maar worden gegeven als de volgende voorwaarden allemaal zijn vervuld:
  • er moet een geschreven overeenkomst bestaan tussen de gebruiker en de dienstverlener;
  • in die overeenkomst moet uitdrukkelijk en gedetailleerd worden bepaald welke instructies de gebruiker kan geven aan de werknemers van de dienstverlener;
  • het instructierecht van de gebruiker mag het werkgeversgezag van de dienstverlener op geen enkele wijze uithollen:
    • dit betekent concreet dat de instructies van de gebruiker niet alleen technisch, doch ook qua organisatie van het personeel niet zo ver mogen gaan dat ze een wezenlijke inmenging vormen in de uitoefening van het werkgeversgezag;
    • het instructierecht dat wordt toegekend aan de gebruiker mag m.a.w. niet verder gaan dan wat nodig is met het oog op de goede uitvoering van het werk of de opdracht die het voorwerp uitmaakt van de aannemings- of dienstverleningsovereenkomst;
  • de feitelijke uitvoering van het instructierecht door de gebruiker moet volledig overeenstemmen met de uitdrukkelijke bepalingen van de overeenkomst;
  • de gebruiker moet onmiddellijk zijn ondernemingsraad (of bij gebrek daaraan, het comité voor preventie en bescherming op het werk, of bij gebrek daaraan, de leden van de vakbondsafvaardiging) op de hoogte brengen van het bestaan van de geschreven overeenkomst waarin hem een instructierecht wordt verleend over de werknemers van de dienstverlener:
    • * deze voorwaarde geldt niet voor bedrijven waarin noch een ondernemingsraad, noch een comité voor preventie of bescherming op het werk, noch een vakbondsafvaardiging aanwezig is;
  • de gebruiker moet een kopie van het gedeelte van de overeenkomst waarin het instructierecht wordt geregeld, bezorgen aan de leden van de ondernemingsraad, het comité voor preventie en bescherming op het werk of de vakbondsafvaardiging, wanneer die daarom vragen.
  • de gebruiker moet onmiddellijk zijn ondernemingsraad (of bij gebrek daaraan, het comité voor preventie en bescherming op het werk, of bij gebrek daaraan, de leden van de vakbondsafvaardiging) op de hoogte brengen van het bestaan van de geschreven overeenkomst waarin hem een instructierecht wordt verleend over de werknemers van de dienstverlener.

Download de Juridische gids inzetten extern talent in België

Meer weten, ook over de andere vormen van inhuur? NextConomy is trots op deze eerste bundeling ooit van het wetgevend kader voor het inzetten van externe talenten in België. Deze gemakkelijk te begrijpen handleiding is het resultaat van eigen onderzoek en ervaringen, aangevuld met juridische kennis van partners. Download gratis de Juridisch gids inzetten extern talent in België.

Lees ook :

• SOW: grote onbekende voor lokale service providers en Vlaamse bedrijven?
• Hoe ziet de toekomst van VMS systemen eruit? Het VMS wordt een backbone!