De weg naar kostenbesparingen met een VMS

In deze Mini Learning licht Farid El Machaoud, CEO van Hireme, zijn visie toe op hoe optimaal kostenbesparingen te realiseren met een Vendor Management Systeem (VMS). Het verslag van zijn uiteenzetting lees je hieronder. Uiteraard zijn er in het inhuurproces van externen in heel wat processtappen optimalisaties te realiseren. In deze webinar ligt de focus op waar je als organisatie de grootste kostenbesparingen haalt.


Tien NextConomy en ZiPconomy webinars om de 2 weken met experts als gastsprekers gedurende 45’. Dat is het concept van de Mini Learnings: aan de hand van hands-on demo’s en interactieve sessies rond ‘Technologie voor het optimaal beheer van extern talent’ delen onze kennispartners inzichten en ontwikkelingen in deze niche markt.  Zie hier voor meer informatie. 


Hireme, een a-typische VMS

HireMe is niet een typisch Vendor Management Systeem (VMS). Hun roots liggen in recruitment en vaste aanwerving. Daarbij bood HireMe aanvankelijk hun technologie eerder aan als Applicant Tracking System (ATS). Pas in een latere fase hebben ze ook het ganse leveranciersgedeelte opgenomen in hun technologie en daarmee hun VMS capaciteiten uitgebouwd. Het VMS gedeelte wordt ook separaat aangeboden bij klanten.

Welke kosten kan je besparen op een inhuurproces?

Het topic rond kostenoptimalisaties via technologie is niet nieuw:  VMS’en worden al langer ingezet om kostenbesparingen te realiseren. Zit er een volgorde in belangrijkheid, aan welke kostenreducties besteden organisaties de meeste aandacht? Dit is alvast de feedback van de deelnemers van het webinar in orde van belangrijkheid:

  1. Procesoptimalisatie
  2. Tariefreductie
  3. Inzet van beste mensen
  4. Automatische facturatie 

Een Vendor Management Systeem (VMS) levert kostenbesparingen in elke stap van je inhuurproces

Farid benadrukt in het webinar dat bij elke implementatie de verschillende stappen in het inhuurproces onder de loep worden genomen. Door proces optimalisatie realiseert de klant al snel aanzienlijke kostenbesparingen:

  1. Geschikte mensen matchen met het juiste project
  2. Visibiliteit op je totale externe populatie (wereldwijd) krijgen
  3. Detail overzicht van ingekochte diensten: prijs, source & vooruitgang
  4. Contract standaardisatie
  5. Opstapeling van bemiddelaars vermijden
  6. Zicht op beschikbaar talent op de markt
  7. Digitaliseren en optimalisatie van het source-to-pay-proces
  8. Spreiding van verschillende bronnen van talent
  9. Opvolging van het programma & haar verbeterpunten

Afbeelding 1 © HireMe: Kostenbesparingen zijn te realiseren in elke stap van je inhuurproces met een Vendor Management Systeem (VMS). 

Gebruik van een bemiddelaar zorgt ervoor dat tarieven voor de klant soms oplopen tot meer dan 35%. Bij meerdere bemiddelaars kan dit nog veel hoger zijn. – Farid El Machaoud, HireMe

Direct sourcing als integrale component voor je besparingsstrategie

Vooral om die opstapeling van bemiddelaars tegen te gaan, raad Farid aan om Direct Sourcing toe te passen. Bedrijven beginnen nu meer en meer hun rekrutering ook voor externe medewerkers te internaliseren, net zoals ze ook nu vaker aandacht besteden aan het opbouwen van een eigen talentpool. Daarbij is employer branding ontzettend belangrijk. Employer branding wordt heel vaak gebruikt bij vaste rekrutering, maar slechts uitzonderlijk bij rekrutering van externe medewerkers.

Voor aanleg van een Talentpool is employer branding enorm belangrijk. Employer branding wordt heel vaak gebruikt bij vaste rekrutering, maar slechts uitzonderlijk bij rekrutering van externe medewerkers. – Farid El Machaoud, HireMe

Wil je zelf succesvol een Direct Sourcing programma opzetten dan heeft Farid 3 tips voor je:

  1. Zet je profiel als Opdrachtgever voor extern talent in de verf
  2. Maak een goed afgestemde pagina met opdrachten voor deze populatie
  3. Publiceer je opdrachten (ook) op social media

Onderzoek van hireme bij freelancers leert dat velen van hen beroep doen op intermediaire partijen om toegang te krijgen tot opdrachten. Met bovenstaande punten geef je freelancers rechtstreeks toegang tot deze jobs in jouw organisatie, en dat levert je rechtstreekse besparingen op. Direct  toegang tot dit talent en hen ook sneller inzetten (time-to-hire) op opdrachten is zelfs tweemaal winst. Het geeft je toegang tot meer (Farid stelt zelfs 2,5x meer) kandidaten en maakt je als organisatie minder afhankelijkheid van je leveranciers.

Uit ons onderzoek bleek ook dat freelancers die via intermediairs aan de slag zijn, vaker een verlenging van een opdracht weigeren en voorkeur geven aan een nieuw project. Dit zorgt voor discontinuïteit bij de klant, die opnieuw op zoek moet naar een nieuw consultant met de juiste expertise wat opnieuw een financiële kost en nieuwe doorlooptijd op aanwerving met zich meebrengt. – Farid El Machaoud, HireMe

Niet enkel leveranciersbeheer is van belang, ook je freelancers

Er zijn meerdere vormen van leveranciers van extern talent wat maakt dat een goed beheer van je leveranciers aangewezen is. Farid onderscheidt deze soorten leveranciers:

  • Leveranciers van medewerkers op eigen payroll
  • Leveranciers van uitzendkrachten
  • Leveranciers van freelancers
  • Leveranciers van consultants

Wat is dan een optimale manier om dit te beheren? Een tieringsysteem voor je leveranciers laat je organisatie toe om uniform opdrachten te distribueren naar je leveranciers. Deze tiering kan per functie worden ingericht, maar ook per departement of landspecifieke organisatie.

Werk je met  leveranciers die enkel freelancers aanbieden, dan raadt Farid aan om voor deze freelancers eerder met talentpools te werken.

Het VMS kan ook richtprijzen aangeven voor bepaalde functies. Bij hireme is het zo dat  wanneer bedrijven die hun budget meedelen per functie omdat ze werken met vaste tariefkaarten, leveranciers deze profielen aanbieden volgens dit budget. Wanneer organisaties het budget niet meedelen voor een bepaald profiel in de aanvraag, zullen leveranciers vaker dit talent onder het vooropgestelde budget kunnen inhuren. Aan jouw organisatie om hier slim mee om te gaan!

Demo van een kostenbesparingen gerealiseerd met een VMS

Wat krijg je te zien in deze demo van de hireme VMS technologie?

  • Voorbeeldpagina van employer branding om je Direct Sourcing strategie op te zetten
  • Jobpagina beschikbaar stellen specifiek voor freelancers
  • Registratie als freelancer & indienen van een “bid” op een openstaande job
  • Opbouw van kandidaten in een Talentpool
  • Overzicht van kandidaten ingediend op een job (type, tarief, status, etc)
  • Beschikbaarheden van freelancers
  • Opbouw van metadata van kandidaten
  • Supplier performance kaarten

Meer weten over deze reeks Mini Learnings?

  • Op deze pagina vind je alle informatie over de reeks Mini Learnings.
  • Deelname is gratis.
  • Op 26 Januari handelen we over ‘SOW beheren via je Vendor Management Systeem (VMS).’ David Muyldermans, CEO van proUnity, zal onze expert van dienst zijn op deze webinar. Ook zullen ze dat doen aan de hand van een korte live-demo. Mini Learnings zijn altijd interactief: je hebt zeker gelegenheid om vragen te stellen.
  • Een overzicht van eerdere afleveringen uit deze Mini Learings serie vind je hier.

Dennis is an independent business consultant who helps companies in search of the right strategy, partners and technology solutions to manage their contingent workforce.

His previous background as a corporate purchaser of IT & Contingent Workforce, brought him to the industry of Vendor Management Systems (VMS) & Managed Services Providers (MSP) more than 10 years ago. He held several successful European roles in Product Management, Solution Design, Account Management & Partner Management at one the leading international VMS providers.

Bekijk alle berichten van Dennis Van de Vijver