Hoe Galapagos met Total Talent Acquisition zijn workforce toekomstbestendig maakte

Toen Loukmane Boukandrouj in 2022 bij de Belgische biotechspeler Galapagos mee de schouders zette onder een Total Talent Acquisition-strategie, voelde hij vooral dat er iets niet klopte. Het biotechbedrijf groeide razendsnel, maar het zicht op de ingehuurde talenten – honderden consultants die een cruciale rol speelden in de kernactiviteiten – was zo goed als onbestaande.

Wat was het probleem?

Zoals bij veel bedrijven stelde Loukmane vast dat bij Galapagos vaste en externe talenten via aparte systemen, andere processen en een versnipperd vendorlandschap werden aangetrokken en beheerd. “Alles wat we niet zagen, zat in een black box”, vertelt hij. De oplossing werd een strategisch project dat niet alleen de manier van rekrutering en selectie hertekende, maar ook het hele talentdenken binnen Galapagos op lange termijn beïnvloedde.

Van rekruteringsexpert naar drijvende kracht achter Total Talent Acquisition

Loukmane Boukandrouj bouwde zijn loopbaan in twee delen op: eerst in de rekruteringssector, vooral in farma, en daarna, vanuit een groeiende behoefte aan meer inhoud, richting een rol binnen HR. Bij Galapagos startte hij in Talent Acquisition en evolueerde al snel naar een bredere projectmanagerrol.

Net in die positie viel hem iets op dat hem niet meer losliet: “We waren als TA-team heel nauw betrokken bij het invullen van vaste vacatures, maar tegelijkertijd zag ik overal in het bedrijf externe consultants rondlopen die ik niet kende. HR had geen zicht op de manier waarop zij werden aangetrokken, terwijl ze wel een essentieel deel vormden van de kritische capabilities van onze organisatie.”

De groep flexibele talenten in cruciale rollen – toen goed voor vijftig consultants bij een totaal van vierhonderd medewerkers – groeide explosief mee met de rest van de organisatie. Lijnmanagers deden beroep op hun voorkeursvendors, procurement volgde het beperkte spend-volume nauwelijks op, en zo ontstond een parallel talentecosysteem buiten HR om.

Dat kon beter, vond Loukmane. Geïnspireerd door het boek Mis geen talent van Marleen Deleu en Mark van Assema, en hun begeleiding, begon hij de contouren te schetsen van een geïntegreerde talentstrategie, waarin vast en flexibel eindelijk samen zouden worden bekeken.

Het openen van de black box

Wat initieel een observatie was, werd al snel een gestructureerde analyse. Loukmane bracht de volledige contingent workforce van Galapagos in kaart en de resultaten waren confronterend: maar liefst 566 consultants, goed voor ongeveer een derde van het totale personeelsbestand, werkten via 256 verschillende vendors.

“Ons vendorlandschap was totaal versnipperd. Lijnmanagers kozen hun leveranciers op basis van persoonlijke netwerken of snelheid, maar niemand keek naar kwaliteit, specialisatie of strategische fit.”

Het was de start van een grootschalige oefening waarin HR en procurement voor het eerst intensief gingen samenwerken. Ze definieerden vendorcategorieën – niche, generalist, lokaal, globaal – en brachten een evenwichtige mix in kaart die de volledige talentmarkt zou kunnen afspeuren.

Samen met de directie werd beslist het aantal vendors drastisch terug te brengen: van 256 naar slechts 12 kernpartners voor de technisch-wetenschappelijke divisies. Die beslissing leverde niet alleen een forse efficiëntiewinst op, maar ook direct kwalitatieve meerwaarde. “De focus op groei had jarenlang alles overstemd. Dit project bracht opnieuw structuur, inzicht en strategische rust.”

Het vendorlandschap binnen Galapagos was totaal versnipperd. Lijnmanagers kozen hun leveranciers op basis van persoonlijke netwerken of snelheid, maar niemand keek naar kwaliteit, specialisatie of strategische fit.

Van reactief naar proactief rekruteren

Het TTA-programma beperkte zich niet tot een opschoning van processen en partners. Loukmane wilde vooral de manier van rekruteren veranderen: niet langer brandjes blussen, maar anticiperen op noden.

Een van de zichtbaarste stappen was het openstellen van freelance vacatures op de jobsite. Freelancers kregen zo eindelijk een rechtstreeks kanaal naar Galapagos, en niet langer enkel via vendors. Tegelijk tilde TA het selectieproces voor extern talent naar hetzelfde niveau als dat voor vaste medewerkers.

“We hebben ons applicant tracking system gelinkt aan contingent hiring. Lijnmanagers krijgen nu shortlist-voorstellen, worden ook voor ingehuurd talent begeleid door TA en letten net zo goed op soft skills als op technische expertise.”

Het programma werd eerst getest in een pilotteam, waardoor processen in de praktijk konden worden bijgestuurd. Die aanpak werkte zo goed dat de businesslines elkaar spontaan begonnen te inspireren. “Dat organische groeimodel is misschien het deel waar ik het meest trots op ben. Het werd niet opgelegd, het werd gedragen.”

Internationale groei vraagt internationale duidelijkheid

Galapagos breidde door de jaren heen uit over meerdere landen. Dat maakte compliance bijzonder complex, zeker met wisselende wetgeving rond freelancen en schijnzelfstandigheid. Daarom werden er legal guidelines opgesteld per land, een sociaaljuridisch kader dat managers hielp om correct en risicobewust extern talent in te zetten.

Daarnaast evolueerde de HR-organisatie zelf naar een hybride model, waarin medewerkers meerdere rollen opnemen. “Die houding stimuleerden we ook bij freelancers. Het is een manier om hen langer aan boord te houden én om expertise flexibel in te zetten.”

De resultaten op lange termijn

Drie jaar na de implementatie zijn de effecten tastbaar. Vendors worden jaarlijks geëvalueerd op basis van duidelijke KPI’s. Lijnmanagers hebben overzicht, structuur en juridische houvast. Het bedrijf rekruteert sneller en beter, met een coherente mix van vaste en flexibele talenten. “Het belangrijkste inzicht? Talent is ondergeschikt aan statuut”, zegt Loukmane. “We hebben één geïntegreerd systeem gebouwd waarin mensen centraal staan, niet hun contractvorm.”

Een erfenis die de organisatie blijft dragen

Hoewel Galapagos momenteel een moeilijke periode ingaat met de afbouw van de celtherapietak, blijft Loukmanes TTA-aanpak een fundament waarop de organisatie verder kan bouwen. Het project bracht helderheid, professionalisering en vooral een toekomstgerichte visie op talent.

“Als er één tip is voor andere organisaties”, besluit hij, “dan is het deze: durf de black box open te trekken. Alleen als je álle talentstromen in kaart hebt, kun je er strategisch mee omgaan. Total Talent Acquisition is geen project, maar een mindset.”

Durf de black box open te trekken: alleen als je álle talentstromen in kaart hebt, kun je er strategisch mee omgaan. Total Talent Acquisition is geen project, maar een mindset.

Lees ook