"Exploring the future of work & the freelance economy"

De toekomst van VMS-systemen: verslag van een discussiebijeenkomst

Naar goede gewoonte lanceren Mark Bassie en Marleen Deleu op 16 januari een update van het tweejaarlijks vergelijkend onderzoek naar Vendor Management Systemen (VMS) in Nederland en België. Als onderdeel van dit onderzoek hebben ze drie leveranciers van dit soort systemen uitgenodigd en met elkaar laten discussiëren. Thema’s als de toekomst van VMS-systemen in het algemeen, en de snel veranderende arbeidsmarkt in het bijzonder werden aangesneden. Het verslag hiervan treft u hieronder aan.

Even voorstellen, wie zaten aan tafel?

Arco Westbroek is Head of Products bij Carerix/Pixid en Mark Hopman is Director International Accounts. Carerix is dit jaar overgenomen door het Franse bedrijf Pixid. Pixid is vooral in Frankrijk een grote aanbieder met haar VMS. Carerix is een grote ATS-speler in Nederland en België met ook de nodige VMS-functionaliteiten, zo blijkt uit eerdere deelnames aan onze onderzoeken naar VMS-aanbieders. Voorlopige blijft het aanbod van beide systemen met ieders functionaliteiten behouden. Ook de naam Carerix verdwijnt niet.

Peter de Buck was 12 jaar geleden een van de oprichters van het Belgische VMS Connecting-Expertise. Hij houdt zich nu vooral bezig met New Business en Sales. Connecting-Expertise heeft inmiddels klanten in diverse Europese landen en is inmiddels voor 51% overgenomen door USG People, op zijn beurt onderdeel van het Japanse Recruit.  Connecting-Expertise legt met haar systeem een brug tussen de wereld van Inkoop en HR. Naast het VMS levert het ook functionaliteiten voor een marktplaats en een Dynamisch Aankoopsysteem (DAS).

David Muyldermans is mede-oprichter van proUnity, dat bestaat sinds 2015. proUnity is een VMS-platform met diverse functionaliteiten, waaronder die van een marktplaats en de mogelijkheid van in eigen beheer geleverde MSP-ondersteuning. proUnity heeft inmiddels kantoren in Nederland, België en Frankrijk.

Een VMS zonder ATS-functionaliteit heeft geen toekomst

De discussie rond de tafel trapt meteen af met deze stelling. Het idee achter de stelling is dat er uiteindelijk systemen zullen komen op de markt, die zowel de wereld van Vast als van Flex kunnen bedienen. In het jargon heet dit Total Talent Acquisition, waarbij dus kandidaten zowel in loondienst kunnen komen als kunnen worden ingehuurd via hetzelfde systeem.

De 4 deskundigen zijn het snel met elkaar eens dat een geïntegreerd systeem voorlopig niet realistisch en haalbaar is.

Ze wijzen op de complexiteit van de huidige systemen, die zeer uitgebreid zijn met hun functionaliteit hetzij als ATS, hetzij als VMS. Het zou enorme investeringen vragen om deze nu gescheiden werelden te overbruggen. Een dergelijk totaal-systeem bestaat dan ook (nog) niet wereldwijd.

Het ecosysteem achter een VMS is compleet anders dan dat van een ATS. Een VMS gaat over resources, een ATS over talent en kandidaten. Een ATS heeft nauwelijks te maken met wetgeving, terwijl dit voor een VMS een enorme invloed heeft, zeker in Europa met haar diversiteit aan regels.

Je kunt ook stellen dat een VMS vooral moet focussen op de achterkant van alle processen (administratie, compliancy), terwijl een ATS zich eerder richt op de voorkant van het proces, het vinden en verleiden van het juiste talent.

Bovendien bestaat het grootste deel van de markt uit MKB/KMO-bedrijven. Die hebben geen behoefte aan grote en logge systemen, maar aan flexibele oplossingen, die passen bij hun specifieke interne organisatie en hun behoeften aan talent.

In plaats van doorontwikkeling naar een ultiem TTA-systeem, zetten de aanwezige VMS-systemen wel in op koppeling van Best of Breed-systemen. Hun eigen platformen kunnen worden gezien als centrale ecosystemen, waar leveranciers van HR-tech, tools en apps op kunnen aansluiten, zodat de gebruikers een grote mate van keuzevrijheid krijgen met welke programma’s en functionaliteiten ze willen werken.

Een ander voordeel van de Best of Breed-aanpak is dat een zogenaamde Lock in wordt vermeden. Een Lock in is een situatie, waarbij de beheerder van het platform eerst haar eigen kandidaten aanbiedt aan de gebruikers en pas als die zijn afgewezen, kandidaten van andere aanbieders/kanalen of bureaus voorstelt.

Het is in het belang van de eindgebruiker/opdrachtgever, dat alle leveranciers en kandidaten op hetzelfde moment met elkaar kunnen worden vergeleken en dat de beheerder (bijvoorbeeld een MSP) neutraal is en kandidaten van alle leveranciers objectief laat meedingen met gelijke kansen.

Geen enkele VMS-leverancier kan met een rigide totaal-systeem de markt dicteren en dat moet vooral zo blijven, zeggen de vier eensgezind.

Ook ziet men in de aanbieders van VMS’en van buiten Europa geen bedreiging. Dat komt omdat deze partijen vaak vergeten dat Europa op inhuurgebied niet bestaat, maar een verzameling van tientallen landen is met uiteenlopende wettelijke systemen en culturen. Daar passen alleen flexibele oplossingen en systemen bij met veel kennis van de lokale inhuurpraktijk.

Wat een verschil is tussen de drie VMS’en onderling, is de primaire doelgroep. Pixid richt zich primair op  Agencies als klanten, terwijl Connecting-Expertise zich vooral richt op de Corporates. ProUnity zit er tussenin.

Onder Agencies vallen brokers en MSP’s, dienstverleners die werken voor de eindgebruikers/ opdrachtgevers. Corporates zijn deze eindgebruikers/ opdrachtgevers zelf. Vaak zijn dit grote organisaties, die zelf een VMS-platform beheren, alhoewel een Corporate natuurlijk ook het beheer kan uitbesteden aan een MSP.

Een in eigen beheer ontwikkeld platform of beter een publiek aangeboden VMS?

Een in eigen beheer ontwikkeld platform is een VMS dat ontwikkeld is door een Agency ten behoeve van het beheren van de alle inhuurprocessen van hun opdrachtgevers. Meestal een platform  dat is ontwikkeld door een broker of een MSP. Door dit platform ook als zelfstandig product aan te bieden aan de markt (white label), zijn er dus inhuurdienstverleners op de markt, die zich ook aanbieden als VMS-leverancier. In ons onderzoek hebben we hier 2 voorbeelden van gevonden.

Een andere mogelijkheid is dat een organisatie zelf besluit om haar inhuur via eigen ontwikkelde systemen te beheren. Er wordt in de discussie aan onze tafel verschillende argumenten vóór en tegen uitgewisseld. Uiteindelijk is het uiteraard aan elke organisatie om zelf te beslissen welke men het zwaarste vindt wegen.

De HUB-functionaliteit,  essentieel voor een VMS?

Met HUB-functionaliteit wordt bedoeld dat een VMS als een platform kan fungeren, waarmee andere leveranciers van HR-software en -apps eenvoudig kunnen koppelen. Ook wordt hier vaak de term ecosysteem voor gebruikt. In principe betekent HUB dat er door de VMS-leverancier al een koppeling is gemaakt. De eindgebruiker/opdrachtgever kan vervolgens beslissen om deze extra functionaliteit te gaan gebruiken (meestal tegen extra betaling) of niet.

Een voorbeeld hiervan is het gebruik van video-software, waarmee onder andere een digitaal sollicitatiegesprek kan worden gevoerd.

Bij een moderne ATS kan vaak wel met tientallen leveranciers worden gekoppeld, bij VMS’en zien we deze ontwikkeling pas sinds een paar jaar opkomen en is het aantal tot stand gebrachte koppelingen vaak een stuk kleiner.

De 4 sprekers stellen met elkaar dat het zijn van een HUB essentieel is voor het succes. Zij wijzen er op dat die koppelmogelijkheden vanuit de core van het VMS tot stand moeten komen, zodat de koppeling ook echt meerwaarde oplevert, met name doordat de data vanuit de gekoppelde software direct in het VMS kan worden opgeslagen. Een voorbeeld is de opname van het digitale sollicitatiegesprek en de vervolgstappen opslaan en afhandelen in het VMS. 

Inhuurtarieven benchmarken via een VMS

De traditionele ratecards die Inkoopafdelingen tot voor kort hanteerden, werken tegenwoordig niet meer. Daar is de arbeidsmarkt veel te fluïde voor geworden. Wat gisteren een goed tarief was, is dat vandaag wellicht niet meer. Vandaag is er veel aanbod van bepaalde expertise, morgen is er opeens een tekort.

Bovendien zijn de verschillen tussen opdrachtgevers groot. Er zijn voorbeelden bekend van opdrachtgevers die ervoor kiezen om minder of juist meer te betalen dan wat algemeen op de arbeidsmarkt als redelijk wordt ervaren. Dat is een bewuste keuze van die opdrachtgever en als gevolg hiervan heb je weinig aan deze informatie om je eigen ratecard te benchmarken.

Tegenwoordig geven platformen met een marktplaats het makkelijkst inzicht in de tarieven. De tarieven die daar tot stand komen zijn immers actueel en variabel. Verder wijzen onze gasten er op dat de juiste prijs niet bestaat. Een juiste prijs is meer een gevoel, waarbij alle partijen het gevoel hebben dat deze fair is voor opdrachtgever én -nemer.

Tot slot speelt de ontwikkeling van vergoeding op basis van output in plaats van op input steeds meer een rol. De groeiende aandacht voor SOW-arrangementen, waarbij er geen directe relatie meer is tussen het aantal gewerkte uren en de vergoeding voor het gedane werk, maakt dat prijsafspraken op een andere wijze tot stand komen.

Welke uitdagingen voor VMS-systemen?

In de beginjaren van VMS’en lag de nadruk erg op kostenbesparingen: door de transparantie die ze mogelijk maken, zijn organisaties in staat aanzienlijke kosten te besparen. Daarna kwam de nadruk op het kunnen voldoen aan alle wettelijke vereisten rondom inhuren, de zogenaamde compliancy. Wat wordt in de komende jaren het belangrijkste issue voor VMS’en?

Hierop volgt geen eensluidend antwoord. De een noemt de realisatie van de Human Cloud, een toegankelijk gemaakt platform waarop de gegevens van alle kandidaten (vast én flex) te vinden zijn, zodat een VMS hierin op zoek kan gaan naar de best passende kandidaten en meteen de relevante data kan opslaan in het VMS (bijvoorbeeld de contractuele afspraken, de uren en facturen).

In plaats van de Human Cloud, kan je ook denken aan grote mobiliteitspools of grote communities van freelancers/zzp’ers.

Interessant is dat onze gasten  hun geld niet inzetten op SOW, daar waar sommige VMS’en in het verleden wel  al de nodige functionaliteit ontwikkeld hebben voor de ondersteuning van SOW.

Verwacht wordt toch dat pure e-Procurement-systemen beter geschikt zijn om in de toekomst  SOW-arrangementen te beheren.

Een andere verwachting is gamification, zoals al zichtbaar is bij enkele innovatieve ATS’en, maar dus nog niet in de VMS-wereld. Via spelelementen worden kandidaten aangetrokken en geselecteerd.

Tot slot

De 4 sprekers sluiten af met een optimistische visie op de toekomst. Ze verwachten met name dat de grote, gescheiden silo’s die de arbeidsmarkt nu nog steeds kenmerken (vast en flex apart) stap voor stap zullen worden afgebroken in de komende jaren. We zijn met andere woorden op weg naar een totale integratie van de vele submarkten, niches, internationaal en nationaal die de arbeidsmarkt nu nog kenmerken. Mede dankzij de doorontwikkeling van VMS’en zal het aanbod van talent en expertise hierdoor stap voor stap steeds meer optimaal ontgonnen worden.

Met dank voor hun gewaardeerde inbreng voor dit gesprek aan;

  • Arco Westbroek & Mark Hopman van Carerix/Pixid
  • Peter de Buck van Connecting-Expertise
  • David Muyldermans van proUnity

Lees ook deel 1 (Je overweegt een VMS te implementeren?) en deel 2 ( Waarom een VMS-systeem invoeren? ) van deze serie.

Gespreksleiders waren Marleen Deleu (NextConomy/TheFlexAcademy) & Mark Bassie (Flex-Beheer)

mr. Mark Bassie (Breda, Nederland, 1960) is sinds 1994 werkzaam als Zelfstandige Interim Professional. Was vroeger als interim-manager en trainer werkzaam. Heeft zich de laatste jaren gespecialiseerd -onder het label Flex-Beheer- in flexibilisering van organisaties en professionalisering van externe inhuur. Onafhankelijk en deskundig in inhuurplatforms, Marktplaatsen, freelance-community’s en Vendor Managementsystemen. Mark combineert hierbij zijn HRM-deskundigheid met bedrijfsvoerings-expertise en verander- en projectmanagement.
Onderzoeker/co-auteur van rapporten over Vendor Management Systemen (VMS) en over Managed Service Providers (MSP) in Nederland en België.

Bekijk alle berichten van Mark Bassie