Waarom een VMS-systeem invoeren?

Meerwaarde? Zeker!

Een van de belangrijkste drijfveren om te overwegen een VMS-systeem in te voeren, is dat het een middel is om elke partij die betrokken is bij het inzetten van externe medewerkers dwingt om te werken volgens de nieuw afgesproken regels en processen. Niet alleen wettelijke verplichtingen of regels zijn voorgeprogrammeerd en zodanig ingericht dat er niet tegen gezondigd kan worden. Ook eigen te volgen procedures en regels kan je op maat inrichten en zo afdwingbaar maken. Risicobeheersing is meteen een belangrijke meerwaarde van werken met een VMS.

Een VMS-systeem moet niet enkel jouw bedrijf en de gebruikers ervan toegevoegde waarde leveren, maar ook externe gebruikers. Wat de overige meerwaarde is van een VMS is voor elk bedrijf anders, maar VMS-systemen bieden je algemeen genomen ook het volgende:

• Transparantie: elke processtap in een VMS-systeem wordt geregistreerd en kan dus ook gerapporteerd worden. Dat biedt iedereen op elk ogenblik een objectief inzicht in de stand van zaken. Prestaties van leveranciers worden objectief gemeten en in ‘score cards’ weergegeven. Als gevolg hiervan kan je een optimalisatie van je leveranciersbestand doorvoeren.
• Centralisatie: Vereiste documenten, certificaten, enz. worden allemaal in het systeem opgeslagen. Een performant VMS- systeem (versta een E2E-systeem, van aanvraag tot betaling van de factuur) kan op die manier de unieke en centrale bron worden voor alle informatie in verband met de externe medewerkers.
• Eenvormigheid: het systeem maakt dat iedereen volgens het afgesproken proces werkt en conform de afgesproken regels. Het gevolg hiervan is onder andere. dat mogelijke risico’s voor je bedrijf worden vermeden, de doorlooptijden verkorten, de efficiëntie verhoogt, …
• Kostenbeheersing: werken met een VMS geeft je overzicht van de tarieven en de extra kosten die worden aangerekend; je kan sturen op het vermijden van ongewenste inhuur, uniform/standaard maken van tarieven. Doordat ook budgetcontrole mogelijk is, daalt de inhuur meestal met een aanzienlijk percentage.

Mocht je het invoeren van een VMS te vergaand vinden, dan is het belangrijk dat je goed overweegt welke risico’s je  op bovenstaande loopt en hoe je dit dan wel gaat borgen.

Hoe een VMS kiezen uit het ruime aanbod?

De keuze aan systemen is behoorlijk groot en je wisselt achteraf niet zo maar van systeem zoals je van schoenen wisselt. Daarom raadpleeg je best eerst het nieuwe VMS-onderzoeksrapport, editie 2020. Dat is een studie van de voornaamste aanbieders in Nederland en in België, bedoeld om je  te helpen met het maken van de juiste keuze. Daarnaast vind je er een overzicht met trends in deze wereld, een lexicon en een overzicht met VMS-experten.

Het is aangewezen om, naast je grondig inlezen in het VMS-rapport, ook het antwoord op onderstaande vragen helder te hebben:

• Wat zijn onze lange termijn doelstellingen om de inhuur van extern personeel te optimaliseren?
• Welke elementen zijn voor ons het meest belangrijk? Kost, kwaliteit, optimalisaties en efficiëntie, eenvormigheid? Of een combinatie hiervan?
• Wat is de omvang van het programma op de langere termijn: geografisch, type inhuurcontracten, …
• Wat vinden de eindgebruikers in onze organisatie belangrijk in verband met functionaliteiten? (denk aan rapporten, taal van de servicedesk, budgetcontrole, …)

Daarna kan je gericht enkele aanbieders selecteren voor een eerste verkennende kennismaking.

Lees ook ons artikel over het opbouwen van je inhuurprogramma in 5 stappen.

Het VMS rapport, editie 2020 is gratis te downloaden op www.theflexacademy.be of www.flex-beheer.nl . Het rapport biedt een uniek overzicht van 9 VMS aanbieders in Nederland en België, trends in deze wereld, een lexicon en een overzicht met 10 VMS-experten.