"Exploring the future of work & the freelance economy"

Je overweegt een VMS te implementeren?

Naar aanleiding van de publicatie van het nieuwe onderzoeksrapport naar alle VMS-systemen in België en in Nederland brengt NextConomy een reeks artikelen over het gebruik van een VMS systeem.

Een VMS-systeem, of een Vendor Management Systemen (VMS), is software specifiek ontwikkeld voor de ondersteuning van het inhuurprogramma en bijhorende processen voor externe talenten. Doorgaans huren organisaties in via leveranciers of vendors.

In deze bijdrage belichten we het opstellen van een inhuurprogramma in 5 stappen.

Stap 1 – Inventariseer alle vormen van inhuur in je bedrijf

Tot nu toe verloopt het inzetten van externe medewerkers in alle mogelijke contractvormen in je bedrijf manueel. Waarschijnlijk is het ook een decentraal gebeuren waarvan niemand nog echt het overzicht heeft? Als je  op zoek bent naar een oplossing voor een situatie die niet gewenst is, dan is het aangewezen om als allereerste stap grondig te inventariseren wat nu precies deze situatie is. Een dokter stelt toch ook pas een diagnose en behandeling voor na grondig onderzoek? Ga dus aan de slag met het inventariseren van alle vormen van inhuur in je bedrijf. Denk niet enkel aan uitzendkrachten, maar breng ook alle freelancers, gedetacheerden, projectmedewerkers, consultants, onderaannemers, … in kaart. Niet gemakkelijk? Dan is behoefte aan overzicht en rapportering al meteen iets om op je verlanglijstje te schrijven.

Stap 2 – Onderzoek alle pijnpunten

Ga vervolgens in gesprek met zoveel mogelijk betrokken partijen: de inhurende managers, de boekhouding, de bedrijfsjurist, IT-afdeling, HR, Inkoop, … en kijk telkens samen door hun bril naar de huidige situatie. Waar hebben zij last van? Wat zouden zij willen veranderen? Hoe ziet hun ideale situatie er uit? Spreek ook met enkele leveranciers en vraag hun visie over wat beter zou kunnen in het belang van jouw bedrijf. Je lijst met ongewenste situaties groeit, pijnpunten worden steeds meer duidelijk. Meer dan waarschijnlijk komen thema’s als leverbetrouwbaarheid, kwaliteit, risico’s , … naar boven, maar ook inefficiëntie en kost.

Een groot voordeel van zo veel tijd steken in dit onderzoek is dat je een meer objectief en 360° beeld krijgt van waar de pijnpunten zitten in de huidige situatie. Je legt er ook de basis voor het draagvlak in de organisatie voor de veranderingen die er gaan komen.

Stap 3 – Wat wil je bereiken?

Even belangrijk is om vervolgens helder te definiëren wat je uiteindelijk wilt bereiken. Met andere woorden: wat zal er in je organisatie anders zijn nadat je de hele verandering in beheer van externe medewerkers hebt doorgevoerd? Wat zijn de prioriteiten: welke kritische punten wil je als eerste aanpakken, welke zijn eerder ‘nice to have’? Stel ook steeds de vraag ‘waarom’ willen we dit? Denk ook op langere termijn verder. Wat is het ideaalbeeld dat je voor ogen hebt?

Stap 4 – Hoe en wat?

Na de waarom-vragen komen de hoe- en wat–vragen. Hoe moeten processen idealiter ingericht zijn? Hoe willen we communicatie laten verlopen? Wie neemt welke rol? Waar gaan we starten? Wanneer noemen we het een succes en wat is dan de vervolgstap?

Ook voor deze oefening ga je  in gesprek met zoveel mogelijk betrokken partijen in je organisatie. Ze hebben immers allemaal andere drijfveren, meningen en visies maar dat maakt het net zo complementair en zal maken dat de eindoplossing door allen gedragen wordt.

Stap 5 – Blauwdruk inhuur extern personeel

Wat je dan hebt is de blauwdruk van een programma om de inhuur van extern personeel vanuit een centraal  punt te optimaliseren. Je hebt ook een schets van het ideale inhuurproces met bijhorende rollen en verantwoordelijkheden. Je kan nu een plan opstellen om projectmatig te werken naar  de ideale situatie.

Omdat dromen van de ideale situatie meestal niet goed verkopen, moet je ook een oefening maken rond de kosten en baten van de verandering. Wat levert de verandering van de huidige werkwijze naar de gecentraliseerde aanpak op? Breng dit helder in kaart om bij het strategisch management steun te vinden!

In de volgende bijdrage gaan we dieper in op de meerwaarde van een VMS-systeem.

Het VMS rapport, editie 2020 is gratis te downloaden op www.theflexacademy.be of www.flex-beheer.nl Het rapport biedt een uniek overzicht van 9 VMS aanbieders in Nederland en België, trends in deze wereld, een lexicon en een overzicht met 10 VMS-experten.

Marleen Deleu – Director Trends & Insights NextConomy – on a mission to bring insights and expertise to the freelance workforce and users of contingent labor in Belgium

Bekijk alle berichten van Marleen Deleu