"Exploring the future of work & the freelance economy"

Freelancers en contracten. Negen tips voor een goede samenwerkingsovereenkomst.

Wie in opdracht freelancewerk verricht, zorgt best voor een goede overeenkomst. Of dit nu een samenwerkingsovereenkomst, een freelanceovereenkomst of een zelfstandig contract wordt genoemd, maakt op zich niet uit. Een document waaruit blijkt dat een zelfstandige voor een opdrachtgever prestaties levert, is verplicht.

Een steeds terugkerende vraag die Furbolegal krijgt, is: wat staat er nu best in zo’n overeenkomst voor zelfstandige freelancers?

  1. Wie stelt het contract op: de freelancer of de opdrachtgever?

Heel wat freelancers staan er onvoldoende bij stil dat het de initiator van het contract is die accenten legt.

Komt de vraag van de opdrachtgever, dan vraagt Furbolegal wat hij belangrijk vindt.

Stelt de freelancer de vraag, dan duidt hij zelf aan wat belangrijk is.

Zowel de opdrachtgever als freelancer hebben andere uitgangspunten en verlangens. Afhankelijk van wie het contract laat opstellen, zijn de nuances en artikelen verschillend.

Dat betekent geenszins dat de andere partij zo maar akkoord hoeft te gaan met het voorgestelde contract. Volgens Furbolegal is het contract vaak de basis voor verdere onderhandelingen.

En daarmee is het hoge woord eruit: voorbesprekingen. Volgens Furbolegal zijn er op dit ogenblik nog altijd heel wat opdrachtgevers en freelancers die te weinig aandacht besteden aan een goede overeenkomst die rekening houdt met de belangen van beide partijen.

Het is van belang de nodige tijd uit te trekken voor de voorbesprekingen. Dit voorkomt dat de ene of de andere partij zich tekort voelt gedaan. Na de handtekening is het niet meer hét moment om nog zaken uit het contract te wijzigen of aan te passen.

Beide partijen moeten zich, onafgezien van wie het contract opmaakt, goed voelen na de ondertekening ervan. Mocht dit niet het geval zijn, dan is een project of opdracht geen lang leven beschoren. In dit geval zijn er uitsluitend verliezers. Bijgevolg is een win-winsituatie voor beide partijen het enige doel.

  1. Wat wil ik als freelancer in mijn contract en wat niet?

Bepaal van tevoren wat voor jou belangrijk is en hoe het in het contract wordt verwoord.

Mocht jij een bepaald voorstel doen, zorg er dan voor dat het sluit als een bus.

Wanneer de opdrachtgever een voorstel doet, wordt dit het best door een juridisch expert nagelezen. Zo staat alles wat voor jou belangrijk is in het contract.

Daarnaast kijkt Furbolegal én het contract na én doet voorstellen wat de win-winsituatie betreft. De overeenkomst moet de realiteit weerspiegelen. Met andere woorden: het uitvoeren van een dergelijk project of opdracht is correct beschreven in het contract. Het is een ‘één op één’ van wat de beide partijen wensen te realiseren.

Hiermee kom ik tot de volgende vraag van de freelancer.

Die vraagt naar een standaardcontract, zegt Furbolegal. Zowel een zelfstandige als een opdrachtgever heeft een verlanglijstje van wat al dan niet in het contract moet worden opgenomen.

  1. Standaardcontract of niet?

Een algemeen sluitend standaardcontract is sowieso onmogelijk.

Het internet geeft heel wat standaardcontracten. Is er één dat voor jou optimaal is? Furbolegal zegt van niet.

Veel opdrachtgevers werken ook met standaardcontracten. Dit is een goede vertrekbasis voor beide partijen. Halsstarrig vasthouden aan een standaardcontract dat voor iedere freelancer met zijn eigen specifieke expertise voor wie elke opdracht anders is, werkt niet op lange termijn. Ondertussen zijn er opdrachtgevers die hiervan reeds het belang inzien. Nu komt het erop de andere opdrachtgevers te overtuigen. Dit loopt parallel met een lange- termijnsamenwerking.

Het ligt voor de hand dat contracten die rekening houden met beider belangen en in een duidelijke, verstaanbare taal zijn geschreven, geen verdere correcties behoeven.

  1. Noodzakelijke of overbodige clausules

Werken als freelancer alleen dan zijn clausules omtrent het samenwerken met andere zelfstandigen niet relevant in het contract.

Zo moet bijvoorbeeld een freelancer die expert is in het ontwikkelen van een website, minstens een clausule terugvinden in zijn overeenkomst, zoals het krijgen van toegang tot bepaalde softwareprogramma’s. Hou er wel rekening mee dat een onderneming zich zal beschermen, mocht het de verkeerde richting uitgaan.

Voor freelancers die vanuit hun eigen locatie werken, zijn clausules omtrent het gebruik van software of een locatie van de opdrachtgever dan weer minder relevant.

Een opdrachtgever die niet wil dat je na de samenwerking zijn klanten bezoekt voor verdere samenwerking, neemt dit in de overeenkomst op. Hoe dit al dan niet kan, wordt verder in de overeenkomst gestipuleerd.

  1. Vergoeding voor het geleverde werk

Hetzelfde geldt voor de tarieven. Voor experten in copywriting, grafisch ontwerpen, enz. … wordt heel vaak een projectprijs overeengekomen. Wie een opdracht bij de opdrachtgever uitvoert, opteert meestal voor een uur- of dagtarief, afhankelijk van de uit te voeren taak(taken).

Alle overeenkomsten voorzien clausules omtrent betaling van prestaties voor freelancewerk en de gevolgen ervan bij niet-betaling. Ook hier kunnen er echter grote verschillen zijn bij freelancers.

Zo slagen sommige freelancers er in het volledige bedrag van tevoren te laten betalen, andere freelancers vragen een voorschot of factureren maandelijks, enz. …

Bij langere projecten kan worden gekozen tussen het in schijven betalen of alles te factureren bij einde van het project.

Ook hier zijn de voorbesprekingen tussen beide partijen van belang.

Is het mogelijk dat een project uitloopt, en wat betekent dit dan voor het bestaande contract?

Wat als er extra prestaties worden geleverd op dagen zoals een zon- en/of feestdag? Verandert dit iets aan het overeengekomen tarief? Mocht dit voorkomen, dan wordt dit het best in de overeenkomst geregeld.

Daarnaast is het van belang in de overeenkomst duidelijk te stipuleren wat er moet gebeuren, mocht de opdrachtgever de factuur niet tijdig betalen (en dit om welke reden dan ook).

  1. Einde van de freelanceovereenkomst

Voorzie altijd clausules omtrent de beëindiging van de overeenkomst. Hoe wordt dit geregeld? In de meeste gevallen eindigt de overeenkomst als het project ten einde is.

Wat als het project voor één of beide partijen niet naar wens verloopt? Wat voorziet de overeenkomst in het geval dat het project helemaal niet is zoals door de opdrachtgever is voorgesteld? Of had de opdrachtgever of eindklant iemand met een grotere expertisekennis verwacht?

Wat wordt gedaan als de eindklant de opdracht wijzigt?

Bekijk in elk geval of beide partijen de overeenkomst op een correcte manier kunnen beëindigen. Hoe wordt dit gedaan en gelden hiervoor bepaalde termijnen? Komen deze opzegtermijnen overeen met wat de partijen hebben besproken?

Beide partijen moeten in de overeenkomst zoveel mogelijk voorvallen in het uit te voeren project opnemen/uitsluiten, mocht het niet lopen zoals gepland. Wat is een ernstige fout in hoofde van de freelancer? Wat betekent dit voor de opdrachtgever?

Voor beide partijen verschillen de antwoorden. Ook dit moet in het contract zijn neerslag vinden.

De uitdaging hiervoor ziet Furbolegal als volgt. Vrij vaak worden fouten, wanprestaties, tekortkomingen niet gespecifieerd in de overeenkomst. Dit kan tijdens of na de overeenkomst voor wrevel zorgen. Die hoeft er niet te zijn, mocht dit in het contract duidelijk aangegeven zijn. Iedere partij heeft hier trouwen een andere visie op.

  1. Wat met de afwezigheid van de freelancer?

Het is aan te raden om met elkaar af te spreken wat er met het project gebeurt als de freelancer door omstandigheden langdurig afwezig is. Voorziet de overeenkomst in afspraken, als het bedrijf van de opdrachtgever gesloten is? De opdrachtgever heeft een collectieve sluiting wegens vakantie in zijn bedrijf. Wat betekent dit als de freelancer een opdracht in de locatie van de opdrachtgever uitvoert? Schorst dit de overeenkomst?

Furbolegal geeft de raadt bepaalde afwezigheden met elkaar te bespreken en hoe ze op te vangen. In geval van deadlines wordt de freelancer het advies gegeven geen afwezigheden te plannen.

  1. Confidentialiteit voor freelancers en opdrachtgevers

De nieuwe privacywetgeving (bekend onder General Data Protection Regulation-wetgeving afgekort: GDPR-wetgeving) indachtig, maakt het noodzakelijk dat er dient er ook rekening te worden gehouden met hoe de freelancers omgaat met de persoonsgegevens van de opdrachtgever.

De meeste contracten voorzien in een regeling over het confidentieel, vertrouwelijk omgaan met informatie van de opdrachtgever (al of niet samenhangend met geldelijke sancties bij overtreding). Met de nieuwe wetgeving moet worden nagegaan of de freelancer in contact komt met persoonsgegevens van de opdrachtgever. Op welke manier gebeurt dit? Heeft de freelancer toegang tot de persoonsgegevens op de locatie van de opdrachtgever of op zijn eigen locatie via de software van de opdrachtgever?

Wat verstaan beide partijen onder “vertrouwelijke gegevens”?

Het advies van Furbolegal: bespreek dit allemaal en bekijk ook of de opgelegde sancties die vermeld staan in het contract ook in verhouding staan tot de opdracht.

  1. Allemaal “Chinees”?

De freelancer is specialist in wat hij doet. Hij wil wel zo snel mogelijk dat ene geweldige project uitvoeren in plaats van het opstellen en het begrijpen van samenwerkingsovereenkomsten en freelancecontracten. De opdrachtgever of eindklant ervan is zo blij dat hij de expertise kan vinden die hem ontbreekt.

Er is altijd een reden waarom bepaalde clausules wel of niet opgenomen zijn. Vaak is het ook belangrijk om na te gaan waarom bepaalde dingen niet vermeld worden.

Wie vragen heeft over contracten, kan daarom altijd contact opnemen met Furbolegal: legal@furbolegal.be of ellen.pensaert@furbolegal.be.

Ellen Pensaert is HR & juridisch adviseur en zaakvoerder van Furbo Legal & HR, specialist in het juridisch ondersteunen van freelancers, opdrachtgevers van freelancers en bemiddelaars van freelancers.

Bekijk alle berichten van Ellen Pensaert

Eén reactie op dit bericht

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *