"Exploring the future of work & the freelance economy"

Op zoek naar het optimale beheer van je Contingent Workforce

Tijdens de tweede Belgische Meetup van ClubVMSA en lokale partner NextConomy bij gastbedrijf bpost staan twee vragen centraal. Welke argumenten zijn er wanneer een onderneming beslist om het beheer van externe medewerkers intern dan wel extern te organiseren? En hoe aligneer je de vereisten vanuit de business met de besparingswensen van Procurement?

De ronde tafel dialoog – “het is een dialoog, géén discussie”, benadrukt Janine Parise, oprichter van ClubVMSA – brengt aanbieders en afnemers van HR-diensten samen om elkaar te inspireren hoe je als organisatie zo optimaal mogelijk de inkoop van flexibele arbeid kan organiseren. Aan tafel zitten niet enkel vertegenwoordigers van toonaangevende Belgische en Nederlandse organisaties die verantwoordelijk zijn voor hun (contingent) workforce, maar ook een reeks van leveranciers: Vendor Managements Systems (VMS), Managed Service Providers (MSP), Freelance Management Systems (FMS), staffing-specialisten en adviseurs op vlak van legal, accounting en compliance. Een evenwichtige groep – waarbij de afnemers iets talrijker zijn dan de aanbieders – wisselt openlijk van gedachten. Marleen Deleu van NextConomy leidt het gesprek in goede banen.

Het is steeds de gastheer van een ClubVMSA-Meetup die de agenda bepaalt. Bij bpost was het woord aan Kurt Van Cleemput, Head of Procurement, die uitlegde dat de Belgische postonderneming in volle transformatie is, van een klassieke mail operator naar een bank, afhandelaar van elektronische verrichtingen en een globale e-commerce speler. Procurement gaat hier bovendien gepaard met een hoge complexiteit, onder meer omwille van de unieke situatie waarin de onderneming zit: bpost is zowel een overheidsbedrijf als een beursgenoteerd bedrijf.

Kirsten Zanders, Sourcing Manager Corporate Services bij bpost, verduidelijkt dat de onderneming vandaag zijn strategie aan het bepalen is omtrent hun Contingent Workforce. De voorgaande jaren, tot einde 2017, was er een MSP, maar omwille van een dalend volume beheert de procurement-afdeling deze categorie nu zelf. On- en offboarding gebeurt daarbij in de business. Het merendeel van de leveranciers (80 procent) zijn ‘preferred vendors’. Opvallend: slechts in 56 procent van de aanvragen volgt de business het inhuurproces dat Procurement heeft uitgestippeld voor het aantrekken van extern talent.

“De eerste vraag die we hebben, is of we best terug naar een MSP gaan dan wel het proces beter intern beheren”, zegt Kirsten Zanders.

Argumenten pro intern

Vanuit de groep komen een reeks duidelijke voordelen van het in huis organiseren van het beheer van de Contingent Workforce. Overigens wordt Contingent Workforce voor deze brainstorming sessie beperkt tot freelancers en interim managers. Andere groepen externe talenten zoals uitzendkrachten of aanneming van werk (SOW) maakten geen deel uit van deze dialoog.

Een eerste belangrijk voordeel dat de groep aanreikt, is dat je doorgaans zelf de beste prijzen kan onderhandelen met leveranciers. Verder is de ‘total cost of ownership’ ook belangrijk, werpt men op. Zeker bij een relatief lage spend is het voordeliger om het beheer intern te houden.

Ook wederzijds begrip is niet te onderschatten: door het proces in handen te houden, vergroot de betrokkenheid vanuit de business, die meer vertrouwen zal hebben in zijn interne partner, en is er omgekeerd ook vanwege Inkoop in het proces meer begrip voor de noden van die business. De culturele fit tussen de twee spelers is groter, wat maakt dat de kwaliteit beter zal zijn.

Tot slot zijn er ook een aantal voordelen die veeleer te maken hebben met de cruciale plaats die het inhuren van externe talenten inneemt. Omdat dit zo business kritisch is, is het nodig het in eigen beheer te houden en de data niet te delen met anderen. Bijkomend voordeel tot slot is dat je zélf sneller kan schakelen wanneer de noden veranderen en er aan het proces moet gesleuteld worden.

Redenen om toch uit te besteden

Aan de andere kant zijn er ook heel wat voordelen verbonden aan het outsourcen van het proces. Opvallend is dat er in deze lijst een aantal zaken terugkomen die ook eerder al genoemd werden. Zoals het expertise-argument: net zoals je kan zeggen dat de kennis intern aanwezig is, kan je argumenteren dat een MSP gespecialiseerde kennis in huis heeft die je als Procurement-afdeling maar moeilijk kan uitbouwen. En dat houdt meteen ook in dat extern beheer economisch interessanter is: de MSP haalt een efficiëntie die je intern niet kan waarmaken, omdat zij de markt en de leveranciers beter kennen aangezien het hun core business is. Analytics en benchmarking horen ook in dit rijtje argumenten thuis.

Een tweede groep van voordelen van het uitbesteden, gaan over het proces zelf. Wanneer je een proces externaliseert, zo luidt de redenering, hoort daar een service level agreement bij, waarbij de leverancier verplicht wordt om bepaalde minimumeisen te behalen én is er de contractuele verplichting die zorgt voor een grotere bedrijfszekerheid. Bovendien is er het compliance-aspect: een externe partner volgt nauwgezetter het afgesproken proces, terwijl je intern toch vaker workarounds ziet ontstaan.

Een laatste groep argumenten betreft de flexibiliteit die een externe partner met zich meebrengt. In dit geval gaat het om flexibiliteit in volume, waar een gespecialiseerde MSP makkelijker op kan inspelen door snel bijkomende mankracht in te zetten of net om soepel af te schalen.

Waarop letten bij outsourcing?

Een logische vervolgvraag voor de groep: als bpost zou kiezen om te outsourcen, wat zijn dan de argumenten die je gebruikt om je MSP te selecteren?

Heel wat argumenten worden opgeworpen: duidelijkheid over de sourcing strategie en de uitdagingen waarop een antwoord moet worden geboden, een duidelijke afbakening van de scope van wat uitbesteed wordt, duidelijkheid omtrent geografie en verwachte evolutie…

De deelnemers aan de dialoog merken ook op dat nu meteen een MSP kiezen voorbarig is, ook al zou het op termijn de betere keuze zijn. “Je kan beter eerst starten met het opzetten van een Master Vendor constructie”, oppert men. “Dan kan je alvast maturiteit opbouwen op vlak van talent management om in een latere fase en gebaseerd op die ervaring een MSP onder de arm te nemen.”

De grootste uitdaging zou wel eens kunnen zijn dat er geen service provider bereid is om het werk op te nemen, zo merkt de groep op. Immers, bij bpost gaat het vandaag om ‘slechts’ 66 mensen en een totale spend van 10 miljoen euro. Dat is te weinig voor een MSP om er een rendabel project van te kunnen maken, klinkt het in de groep, al geeft bpost wél aan dat dat volume naar verwachting zal toenemen in de toekomst.

Business en inkoop op één lijn

Na een korte pauze en een interessante tussenkomst van Connecting-Expertise, sponsor van deze Meetup, is het opnieuw aan bpost om een vraag op te gooien. Deze keer gaat het over hoe je er als organisatie in slaagt om de businessvereisten op één lijn te krijgen met de Inkoopdoelstellingen in een ‘cost controlled environment’. “De business wil het beste profiel, en wil dat die persoon vandaag – liefst nog gisteren – kan starten, terwijl we vanuit Inkoop op zoek gaan naar de beste waarde, waarbij we de kosten willen optimaliseren”, illustreert Kirsten Zanders het erg herkenbare dilemma.

In eerste instantie is het belangrijk om naar het begrip ‘kost’ te kijken, en op te lijsten waaraan we moeten denken als het gaat over kost. De groep wijst op een aantal aandachtspunten, zoals bijvoorbeeld het in rekening nemen van de niet-zichtbare kosten, en met name de kost om niet het juiste talent aan boord te hebben. Bovendien moeten álle kosten in rekening genomen worden, bijvoorbeeld ook de eigen personeelskost verbonden aan de administratie bij de verschillende manieren van werken van leveranciers.

Of rate cards, met de kost per functie, kunnen helpen? Ja, al is het vaak toch complexer dan dat. Zo moet je kijken naar de competenties die iemand binnenbrengt, veeleer dan naar de functietitel. Bovendien is het belangrijk te beseffen dat prijzen fluctueren in functie van vraag en aanbod op de markt. De kost van de freelancer hangt ook af van de betalingsmodaliteiten: wie sneller betaalt, kan vaak een lagere kost onderhandelen, en een contract met meer zekerheid gaat vaak ook gepaard met een lager tarief.

Vervolgens stelt moderator Marleen Deleu de vraag naar hoe je Contingent Workforce kan inzetten zodat er een duidelijke meerwaarde is voor de business. Dan gaat het over de snelle ‘levering’ van een freelancer die de juiste kennis en expertise kan aanleveren.

Op dat vlak is het nodig heel goed te partneren met die business om de werkelijke noden te begrijpen en te verstaan waarom er iemand nodig is, of om te challengen of extern inhuren wel nodig is. Je kan zeker meerwaarde halen door duidelijke rollen en verantwoordelijkheden te definiëren voor elke betrokken partij in het inhuurproces. En ja, ook HR moet betrokken worden om mee met Procurement en de business het ideale inhuurproces op te stellen.

“Je kan vertrouwen creëren in Inkoop door het proces te versnellen en betrouwbaar diensten te leveren”, klinkt het nog. Zo kan je bijvoorbeeld de business uitdagen door aan te geven dat je tegenover de kandidaat die de business naar voor schuift zelf ook iemand wil zetten, waarna in samenspraak voor de beste oplossing kan worden gekozen, rekening houdend met de wensen en noden aan beide kanten.

Conclusie: begin aan het traject met het einde in gedachten

De conclusie van een vruchtbare namiddag? Er is heel wat huiswerk dat dient te gebeuren vóór je het beheer van de Contingent Workforce concreet kan optimaliseren. Daarbij is het belangrijk te beseffen dat het implementeren van een inhuurproces een traject is, en het cruciaal is om het einde van dat traject reeds van in het begin in gedachten te houden.

Concreet wil dat zeggen dat er, op het niveau van de directie, een duidelijke visie moet zijn omtrent volgende elementen.

  1. Hoe vertaalt de missie van bpost en hun planning voor de volgende twee of drie jaar zich naar een visie en beleid voor extern ingehuurde talenten? Welke talenten zijn er al in huis? Waarom huren we nog in en wanneer werven we aan? Welk profielen huren we niet meer in en welke komen nooit op de eigen loonlijst?…
  2. Welke rollen en verantwoordelijkheden in het end-to-end inhuurproces wil men op termijn zelf behouden? Welke uitbesteden? Welke vormen van inhuur beheert de onderneming zelf en welke wensen ze nu of op termijn uit te besteden? En ook: wat met uitzendarbeid bijvoorbeeld of aanneming van werk? Vallen alle geografische regio’s onder hetzelfde programma?, …
  3. Hoe kijkt HR naar externe talenten die bij bpost worden ingezet? Speelt HR nu of op termijn ook een rol in het beheer van deze talenten? Zo ja, hoe worden de taken in het inhuurproces van deze externen dan verdeeld tussen HR en Inkoop? Wie neemt de eindverantwoordelijkheid?

De volgende Meetup van ClubVMSA en NextConomy staat gepland op 20 maart 2019. Meer weten of interesse om als gastbedrijf zelf ook een ronde tafel dialoog mee te organiseren? Neem contact op met Marleen Deleu via marleen@nextconomy.be

.

Redactie / Rédaction / Editors
NextConomy

Bekijk alle berichten van NextConomy

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *