Keuze voor een Vendor Management Systeem (VMS): Iene miene mutte?

Begin altijd met het ‘Waarom?’

Een VMS schaf je aan om de belangrijkste – zo niet alle – inhuurprocessen te automatiseren. Denk hierbij aan ondersteuning van deelprocessen zoals het uitzetten van inhuuropdrachten bij enkele of alle leveranciers, het selecteren van de beste kandidaten, het onderhandelen over de condities en tarieven, het sluiten van het contract, de urenregistratie en -accordering, de facturatie en niet te vergeten de rapportages over alle vormen van inhuur of uitbesteed werk. Ook wordt vaak het on- en offboarden van de kandidaten ondersteund.

De voornaamste meerwaarde van het automatiseren van het inhuurproces zit in de volledige transparantie die ontstaat. Hierdoor verminderen de risico’s die ongecontroleerde inhuur met zich meebrengt en kan je optimaliseren waar nodig. Een VMS systeem is dus een middel, geen doel op zich.

Om tot de bovenstaande geautomatiseerde situatie te komen, moet je starten met de belangrijkste vraag: Waarom?  Breng eerst grondig in kaart of en waarom je een VMS-systeem nodig hebt. Wat zijn de problemen en risico’s in de huidige situatie die je wenst te verbeteren? Hoe ziet de ideale situatie eruit, op korte termijn, maar ook over 3 à 5 jaar? Stel ook de vraag: Wat is voor alle toekomstige gebruikers van het systeem een ‘must have’, en wat is ‘nice to have’?

De keuze in systemen wordt steeds groter

Als je met inhurende managers gaat praten over welke features, functionaliteiten en ondersteuning de VMS moet aanbieden, dan is het meest uitgebreide systeem op de markt nog niet voldoende. Zeker als je daar de wensen van Inkoop, HR en Finance aan toevoegt.  Begin dus  met wat je organisatie echt nodig heeft en kijk dan welke leverancier en systeem het beste past.

De meest uitgebreide systemen leveren een indrukwekkende hoeveelheid functionaliteiten en bij elke release komen er nieuwe bij. Door de steeds veranderende, steeds verdergaande klantvraag en de bikkelharde onderlinge concurrentie staat de wereld van externe inhuur bepaald niet stil. Wereldwijd zijn er meer dan 100 leveranciers van VMS-systemen actief. In Nederland en België, toch nog relatief kleine en jonge markten, zijn er reeds een 20-tal leveranciers actief.

In ons laatste marktonderzoek zien we de opkomst van nieuwe leveranciers, die met kleinere systemen met minder functionaliteit focussen op de KMO’s. Ook zijn er aanbieders die hun VMS-systeem combineren met aanvullende dienstverlening, bijvoorbeeld door bepaalde inhuurprocessen over te nemen van de inlener, en hiervoor nieuwe prijsmodellen voorstellen.

Indrukwekkend vinden we de ontwikkeling die traditionele Applicant Tracking Systems (ATS) hebben doorgemaakt. Deze recruitment-systemen worden vooral gebruikt om de werving en selectie van kandidaten in loondienst te ondersteunen. Maar veel ATS-leveranciers hebben hier modules aan toegevoegd voor externe inhuurprocessen. Hierdoor kunnen kandidaten voor ‘vast & flex’ in één systeem worden beheerd.

Omgekeerd zien we ook VMS-systemen die ontwikkeld worden tot ‘Total Talent Management’ (TTM)-systemen. Vast en flex groeien steeds meer naar elkaar toe, zoveel is duidelijk. Als dit ook de intentie is in je eigen organisatie hou hier dan op voorhand rekening mee.

Lange termijn

Een keuze voor de juiste VMS maak je voor een termijn van drie tot vijf jaar.  De periode van de keuze tot de implementatie van een VMS, tot  het moment dat je hele organisatie met het systeem overweg kan, duurt enkele weken zo niet maanden. Dit is onder meer afhankelijk van hoe bruikbaar de data zijn die in het systeem moeten worden opgeladen, de complexiteit van het inhuurproces (of delen daarvan), het aantal leveranciers, afdelingen en gebruikers dat moet worden aangesloten en getraind, enz. Vaak wordt het systeem daarom eerst in één representatief organisatieonderdeel gebruikt en bij succes wordt dan het systeem ‘uitgerold’ over de verdere organisatie. Anticipeer hierop: is het systeem schaalbaar met de verwachte uitbreiding?

Daarnaast is het belangrijk om na te gaan of het systeem over een paar jaar ook voor buitenlandse inhuurprocessen wordt gebruikt of niet. Sommige leveranciers hebben een indrukwekkende wereldwijde aanwezigheid opgebouwd, terwijl anderen zich concentreren op de Nederlandse en/of Belgische inhuurmarkt.

Elk land kent eigen regels voor inhuur, kan het systeem dat goed aan, afgezien van bijvoorbeeld de taal en andere valuta? En welke service en ondersteuning is wenselijk bij een internationaal gebruik van een VMS?

Ook richtinggevend bij de keuze van VMS-leveranciers is de vraag aan welke andere huidige ICT-systemen het VMS nog moeten worden gekoppeld?

Een extra argumentatie voor een weloverwogen keuze: een verkeerde keuze is niet snel te herstellen. Dit wordt een ‘lock-in’ genoemd, leverancier en inlener zijn aan elkaar verbonden. Loskoppeling en overstappen op een ander systeem is erg kostbaar en tijdrovend.

Welke vormen van externe inhuur moeten worden ondersteund?

Er zijn vele vormen van externe inhuur zoals uitzendwerk, payrolling en inhuur van extern talent. In toenemende mate wordt uitbesteding van werk -Contracting of Statement of Work (SOW) geheten – meer toegepast. Inleners willen niet meer betalen voor input (uren) maar alleen voor output (resultaten). Uit ons onderzoek blijkt dat niet alle leveranciers elke contractvorm van inhuur ondersteunen.

Zelf beheren of uitbesteden?

De keuze voor een VMS-systeem gebeurt in veel organisaties op strategisch niveau omdat men daar ook de vraag stelt ‘Wie gaat het VMS beheren?’ Gaat de organisatie dat zelf doen met eigen mensen of  besteedt men de inhuurprocessen (al dan niet inclusief VMS) uit aan een Managed Service Provider (MSP)?

In dat geval  besteed je je inhuur uit aan een bedrijf die het inhuurproces, geheel of gedeeltelijk, van aanvraag tot en met de rapportages van je overneemt. Argumenten hiervoor zijn dat een MSP meer kennis en ervaring heeft en dus efficiënter en effectiever is dan de eigen organisatie. Andere argumenten pro zijn dat zo de eigen organisatie blijft focussen op eigen kerntaken, dat men de kosten op voorhand kan inschatten en de mogelijke risico’s door een Service Level Agreement (SLA) zijn afgedekt.

Wat de sterkte van deze constructie is, is ook het nadeel:  de afhankelijkheid voor het vinden van het juiste talent wordt uitbesteed aan één externe organisatie, wat als een strategisch risico kan worden gezien. Daarnaast is er het gegeven dat ook een MSP natuurlijk niet gratis werkt.

Kortom genoeg zaken om je als inhuurder goed voor te bereiden, te vergelijken en over na te denken. Veel zal afhangen van de beschikbaarheid en kennis van de eigen mensen (HRM, Inkoop en Finance) om deze oefening al dan niet zelf te klaren.

Terug naar het begin: stel de diagnose, maak een gedetailleerde foto

Een goed instrument om het keuzeproces mee te beginnen is het (laten) uitvoeren van een ‘due dilligence’. Een complete inventarisatie van wat er nu aan interne inhuur in de organisatie is, hoe dat is georganiseerd, welke IT-ondersteuning er reeds is (of net niet), welke kosten en risico’s hieraan verbonden zijn, welke (on-)tevredenheid over de huidige inhuur bestaat en bij wie. Welke suggesties voor verbetering hebben de betrokkenen? Etcetera.

De uitkomst hiervan vormt de basis voor het beschrijven van de ideale, gewenste situatie. Pas dan kan je een weloverwogen keuzeproces starten met de hiervoor besproken aandachtspunten.

Door wie laat je de diagnose stellen? Je kunt het natuurlijk met eigen mensen doen in projectverband. Je kunt ook dit werk weer uitbesteden. Dat zullen VMS-leveranciers of de toekomstige MSP-partij meestal graag voor je doen, omdat ze hiermee een voet tussen de deur hebben. En tenslotte zijn er natuurlijk ook onafhankelijke en neutrale adviseurs die dit kunnen. In beide gevallen hangt er dan wel een prijskaartje aan vast.

Kortom

1. Selectie van een VMS mag geen ‘educated guess’ zijn! Het maken van de juiste keuze voor de meest aangewezen leverancier en systeem is té belangrijk voor de hele organisatie én (niet te vergeten) voor je leveranciers van talent.
2. Neem hier zeker de tijd voor: stel eerst grondig de diagnose en bepaal duidelijk wat voor de organisatie de ideale situatie is voor de langere termijn.
3. Een handig hulpmiddel om het keuzeproces te vereenvoudigen zijn de 3 Kieswijzers die achteraan in ons onderzoeksrapport zijn opgenomen. Je vindt er korte, onderscheidende typeringen van elke VMS-leverancier.
4. Laat je goed voorlichten en  begeleiden door neutrale adviseurs met expertise.