kiezen VMS

Le choix d’un Vendor Management System (VMS) : Am Stram Gram ?

En tant qu’entreprise engageant temporairement du personnel flexible, pour quel Vendor Management System (VMS) optez-vous ? C’est un choix difficile. Mark Bassie et Marleen Deleu passent en revue les aspects les plus importants de ce processus de sélection.

Commencez toujours par le ‘Pourquoi’ ?

Vous vous procurez un VMS dans le but d’automatiser les processus d’engagement temporaire les plus importants, si ce n’est tous. Pensez ici au support des sous-processus, comme notamment la passation de missions d’engagement temporaire chez certains ou chez tous les fournisseurs, la sélection des meilleurs candidats, la négociation des conditions et des tarifs, la conclusion du contrat, l’enregistrement et l’approbation des horaires, la facturation, et ne pas oublier, l’élaboration de rapports sur toutes les formes d’engagement temporaire ou de sous-traitance. Le onboarding et le offboarding des candidats sont également souvent pris en charge.

La totale transparence qui ressort de cette automatisation du processus d’engagement en fait sa principale plus-value. Ainsi, les risques qui découlent de l’engagement temporaire non-contrôlé se réduisent et vous pouvez optimaliser là où c’est nécessaire. Un système VMS est donc un outil, pas un objectif en soi.

Pour arriver à la situation automatisée décrite ci-dessus, vous devez commencer par vous poser la question principale : Pourquoi ?  Analysez d’abord attentivement si vous avez besoin d’un système VMS, et si oui, pour quelles raisons. Quels sont les problèmes et les risques que vous souhaitez réduire par rapport à la situation actuelle ? Comment décrivez-vous la situation idéale, à court terme, mais également dans 3 à 5 ans ? Posez-vous également la question suivante : Pour tous les futurs utilisateurs du système, qu’est-ce qu’un ‘must have’, et qu’est-ce qui est ‘nice to have’ ?

Le choix parmi ces systèmes ne cesse de croître

Lorsque vous vous entretenez avec des managers qui font de l’engagement temporaire et que vous leur demandez quels sont les avantages, les fonctionnalités et le soutien que le VMS est supposé proposer, le système le plus complet du marché ne répond pas encore suffisamment à leurs attentes. Et certainement pas quand vous ajoutez les exigences des départements Achats, RH et Finance.  Commencez donc avec ce dont votre organisation a réellement besoin et analysez ensuite quel fournisseur et quel système pourrait le mieux convenir.

Les systèmes les plus avancés proposent une quantité impressionnante de fonctionnalités, et des innovations se rajoutent à chaque nouvelle version. Le monde de l’engagement temporaire externe ne reste certainement pas les bras croisés, car la demande du client est en constante évolution et de plus en plus exigeante, mais également à cause d’une concurrence de plus en plus féroce. Au niveau mondial, on compte plus de 100 fournisseurs de systèmes VMS en activité. Aux Pays-Bas et en Belgique, qui sont des marchés encore relativement petits et récents, on en connaît déjà une vingtaine.

Dans notre dernière étude de marché, on peut constater l’arrivée de nouveaux fournisseurs qui se concentrent davantage sur les PME grâce à des systèmes plus réduits possédant moins de fonctionnalités. Il existe également des fournisseurs qui combinent leur système avec un service complémentaire, par exemple en reprenant certains processus d’engagement temporaire de l’entreprise utilisatrice, et qui proposent dès lors de nouveaux modèles de prix.

Les Applicant Tracking Systems (ATS) traditionnels ont connu une évolution impressionnante. Ces systèmes de recrutement sont surtout utilisés pour soutenir le recrutement et la sélection de candidats salariés. Mais beaucoup de fournisseurs ATS y ont ajouté des modules destinés aux processus d’engagement temporaire externe. Ainsi, les candidats ‘fixe & flex’ peuvent être gérés par un même système.

Inversement, on trouve également des systèmes VMS qui deviennent des systèmes ‘Total Talent Management’ (TTM). Fixe & flex convergent de plus en plus, c’est là une certitude. Si telle est également l’intention au sein de votre propre organisation, il faut en tenir compte.

Long terme

Vous choisissez le bon VMS pour une durée de trois à cinq ans.  La période entre le choix du VMS et son implémentation, jusqu’au moment où toute votre organisation va l’utiliser, peut durer plusieurs semaines, voire des mois. Cela dépend notamment de la qualité des données à introduire dans le système, de la complexité du processus d’engagement temporaire (ou de parties de ce processus), du nombre de fournisseurs, du nombre de départements et d’utilisateurs qui doivent y avoir accès et être formés, etc. Souvent, le système est d’abord utilisé dans un département représentatif, et en cas de succès, il est ensuite ‘déployé’ à l’ensemble de l’organisation. Faites en sorte d’anticiper : le système est-il modulable si l’on tient compte de l’expansion prévue ?

D’autre part, il est important de vérifier si dans quelques années, le système sera utilisé ou non pour des processus d’engagement temporaire à l’étranger. Certains fournisseurs ont acquis une présence internationale impressionnante, alors que d’autres se concentrent sur le marché de l’engagement temporaire néerlandais et/ou belge.

Chaque pays ayant ses propres règles en matière d’engagement temporaire, le système peut-il y faire face, abstraction faite de la langue et autres devises, par exemple. Quel service et quel soutien désire-t-on lors d’une utilisation internationale du VMS ?

Ce qui joue également un rôle dans le choix d’un fournisseur VMS, c’est de savoir à quels autres systèmes ICT le VMS doit être connecté.

Un argument supplémentaire pour un choix bien réfléchi : il est difficile de rectifier un mauvais choix. C’est ce qui s’appelle le ‘lock-in’, le fournisseur et l’entreprise utilisatrice sont liés l’un à l’autre. Se déconnecter et passer à un autre système est une affaire très coûteuse qui prend énormément de temps.

Quelles formes d’engagement temporaire externe doivent être soutenues ?

Il existe plusieurs formes d’engagement temporaire externe, notamment le travail intérimaire, le payrolling et l’engagement temporaire de talents externes. L’externalisation du travail – appelée Contracting of Statement of Work (SOW) – est de plus en plus appliquée. Les entreprises utilisatrices ne souhaitent plus payer pour l’input (les heures) mais uniquement pour l’output (les résultats). Notre étude démontre néanmoins que tous les fournisseurs ne soutiennent pas forcément tous les types de contrat d’engagement temporaire.

Gérer soi-même ou sous-traiter ?

Dans beaucoup d’organisations, le choix d’un système VMS se fait à un niveau stratégique, puisque c’est à ce niveau que se pose la question de ‘Qui va gérer le VMS ?’ L’organisation va-t-elle gérer le système avec son propre personnel ou va-t-elle sous-traiter les processus d’engagement temporaire (y compris ou non le VMS) à un Managed Service Provider.

Dans ce cas, allez-vous sous-traiter l’engagement temporaire à une entreprise qui reprend entièrement ou partiellement le processus d’engagement temporaire, depuis la demande jusqu’au reporting. L’argument en faveur de cette sous-traitance est le suivant : un MSP a davantage de connaissances et d’expérience, et est donc plus efficace et plus actif que l’organisation elle-même. D’autres arguments pour sont que l’organisation reste concentrée sur ses propres objectifs, que l’estimation des coûts peut être déterminée à l’avance et que les risques éventuels sont couverts par un Service Level Agreement (SLA).

La force de cette structure en fait également sa faiblesse : la recherche des talents étant confiée à une seule organisation externe crée une forme de dépendance, ce qui peut être un risque stratégique. De plus, un MSP n’est évidemment pas gratuit.

En bref, assez d’éléments dont vous, entreprise qui engagez temporairement, devez tenir compte pour vous préparer, pour comparer et pour réfléchir. Pour pouvoir décider de faire cet exercice soi-même, beaucoup dépendra de la disponibilité et des connaissances du personnel de l’entreprise (DRH, Achats et Finance).

Retour au commencement : posez un diagnostic, faites une photo détaillée

L’élaboration d’un ‘due dilligence’ est un bon instrument pour démarrer le processus de sélection. Un inventaire complet des personnes engagées temporairement et actuellement présentes dans l’organisation, comment cela est-il organisé, quel est l’appui IT sur lequel on peut (ou non) compter , quels sont les coûts et les risques y afférents, quel est le taux de (in)satisfaction en ce qui concerne l’engagement temporaire et chez qui en particulier ? Quelles sont les suggestions d’amélioration proposées par les personnes concernées ? Etcetera.

Le résultat obtenu forme la base d’une description de la situation idéale souhaitée. C’est alors que vous pouvez débuter un processus de sélection réfléchi, en tenant compte des éléments abordés ci-dessus.

A qui demandez-vous de poser un diagnostic ? Vous pouvez évidemment le faire vous-même avec votre propre personnel, et ce dans le cadre d’un projet. Vous pouvez également à nouveau sous-traiter ce travail. Les fournisseurs VMS ou MSP seront très heureux de pouvoir le faire à votre place, ce qui leur permettra d’avoir un pied dans l’entreprise. Il existe également, bien entendu, des conseillers neutres et indépendants qui sont capables de faire ce travail. Dans les deux cas, il y aura un coût pour l’entreprise.

En résumé :

  1. La sélection d’un VMS ne peut en aucun cas être un ‘intuition’ ! Faire le bon choix du meilleur fournisseur et opter pour le système qui vous convient le mieux, est une chose tellement importante pour l’ensemble de l’organisation et (à ne pas oublier) pour vos fournisseurs de talents.
  2. N’hésitez pas à prendre le temps nécessaire : posez d’abord le bon diagnostic et déterminez clairement la situation idéale pour l’organisation à long terme.
  3. Les 3 Indicateurs de sélection repris à la fin de notre rapport d’étude forment un outil pratique pour simplifier le processus de sélection. Vous y trouverez de brèves spécificités très distinctives de chaque fournisseur VMS.
  4. Renseignez-vous correctement et faites-vous guider par des conseillers neutres et expérimentés.