Verplichte loontransparantie op komst vanaf 2026: hoe bereidt u uw bedrijf goed voor?

Vanaf 2026 moeten bedrijven in de Europese Unie – dus ook in ons land – rekening houden met nieuwe regels rond loontransparantie. Het doel van deze regelgeving? Een eerlijker loonbeleid creëren en de bestaande loonkloof tussen mannen en vrouwen dichten. Al zijn er ook kritische geluiden te horen, onder meer van werkgeversfederaties en hr-dienstverleners.

Als ondernemer zal je geconfronteerd worden met bijkomende rapporterings- en administratieve verplichtingen. Daarom is het essentieel om het loonbeleid in jouw onderneming grondig te analyseren en bij te sturen.

Wat houdt de nieuwe regelgeving in?

Loontransparantie is geen nieuw concept. De wetgeving verplicht werkgevers al langer om mannen en vrouwen gelijk te belonen voor gelijkwaardig werk. Toch is er op dit vlak nog heel wat werk aan de winkel. De nieuwe richtlijn dwingt werkgevers om meer openheid te geven over hun loonbeleid, zowel naar sollicitanten als bestaande werknemers. Dit betekent dat bezoldiging niet alleen het basissalaris omvat, maar ook variabele vergoedingen en voordelen in natura.

De kern van de regelgeving draait om objectieve criteria voor beloningsverschillen, waaronder (1) vaardigheden, (2) inspanningen, (3) verantwoordelijkheid en (4) arbeidsomstandigheden. Als werkgever moet je loonverschillen binnen jouw organisatie kunnen rechtvaardigen aan de hand van genderneutrale en niet-discriminerende criteria. Werknemers met gelijkwaardige functies moet je op een transparante manier groeperen.

Recent onderzoek (april 2024) van hr-dienstverlener Securex toont aan dat deze openheid ook bepaalde risico’s inhoudt. Zo blijkt dat loontransparantie, indien onvoldoende begeleid, kan leiden tot meer frustratie, jaloezie of zelfs jobmobiliteit. Bijna 1 op 5 werknemers die ontdekken dat een nieuwe collega in dezelfde functie meer verdient, overweegt op korte termijn een andere baan. Op lange termijn loopt dit zelfs op tot bijna 1 op 3. Dit duidt op het belang van goede communicatie, naast de structurele aanpassing van het loonbeleid.

Wat verandert er concreet vanaf 2026?

De nieuwe regelgeving legt extra verplichtingen op in drie fases: tijdens sollicitatieprocedures, tijdens de tewerkstelling en in het kader van rapportage over de loonkloof.

Transparantie bij sollicitaties

Werkgevers mogen sollicitanten niet langer vragen naar hun vorige loon. Daartegenover staat dat je als werkgever wél verplicht zal worden om informatie te geven over het startsalaris of de salarisschaal voor de betreffende functie. Dit moet gebaseerd zijn op objectieve en genderneutrale criteria, waarbij sollicitanten beter geïnformeerd aan de onderhandelingstafel zullen kunnen plaatsnemen.

Deze verplichting is van toepassing op alle werkgevers, ongeacht hun bedrijfsgrootte.

Transparantie tijdens de tewerkstelling

Werknemers krijgen recht op duidelijke en toegankelijke informatie over:

de gehanteerde criteria voor loonbepaling
beloningsniveaus en groeitrajecten
schriftelijke informatie over hun eigen loon en de gemiddelde verloning per geslacht binnen gelijkwaardige functies (op aanvraag, binnen 2 maanden te verstrekken)

Daarnaast moet je als werkgever jouw personeel jaarlijks over dit recht informeren. Deze verplichting is van toepassing op alle werkgevers.

Securex wijst er in dat verband op dat vandaag al 1 op 4 werknemers spontaan hun loon vergelijkt met dat van collega’s in een gelijkaardige functie. Toch zegt ook bijna de helft van de werknemers géén behoefte te hebben aan vergelijking, omdat ze tevreden zijn of het als privé beschouwen. Transparantie kan dus zowel helderheid als spanningen brengen, afhankelijk van hoe ze wordt ingevoerd en gecommuniceerd.

Rapportering over de loonkloof

Werkgevers moeten de genderloonkloof in hun bedrijf in kaart brengen en hierover rapporteren. De frequentie van deze rapportage hangt af van de bedrijfsgrootte:

Minder dan 100 werknemers: vrijwillige rapportering (afhankelijk van nationale wetgeving)
100 – 149 werknemers: rapportering om de drie jaar vanaf 2031
150 – 249 werknemers: rapportering om de drie jaar vanaf 2027
250+ werknemers: jaarlijkse rapportering vanaf 2027

Toont de rapportering aan dat er een loonkloof van minstens 5 procent bestaat binnen een bepaalde functiegroep, en kan deze kloof niet objectief verklaard worden? Dan moet je als werkgever binnen zes maanden corrigerende maatregelen nemen. Lukt dat niet, dan is een gezamenlijke beloningsevaluatie verplicht.

Mogelijke risico’s

De richtlijn voorziet strenge beschermingsmaatregelen voor werknemers, waaronder:

vakbonden moeten betrokken worden bij het proces
werknemers kunnen hun rechten afdwingen via de rechtbank
werknemers kunnen volledige schadevergoeding eisen bij een vastgestelde loonkloof
de bewijslast wordt omgekeerd: als een werknemer kan aantonen dat er een verschil is, moet de werkgever bewijzen dat er geen discriminatie is

Bovendien wordt verwacht dat inbreuken op deze regelgeving in het Belgische Sociaal Strafwetboek zullen worden opgenomen, wat mogelijk leidt tot sancties bij niet-naleving.

Volgens Securex zullen veel werkgevers ook geconfronteerd worden met spanningen rond beloningsverschillen tussen nieuwe en bestaande medewerkers. Vooral in een krappe arbeidsmarkt is het verleidelijk om nieuw talent aan te trekken met een hoger loon. Maar dit kan intern tot wrevel leiden, zeker als die verschillen niet geobjectiveerd of uitgelegd worden. Voor bedrijven met veel jonge of veel medewerkers in vergelijkbare functies – typisch bij grotere bedrijven – is de kans op loonvergelijking en dus mogelijke onrust groter.

Hoe bereid je je goed voor?

2026 lijkt nog veraf, maar dat is het niet. Daarom is een proactieve aanpak wenselijk, omdat je hierdoor mogelijke boetes en reputatieschade vermijdt. Enkele tips:

Analyseer jouw huidig loonbeleid: verzamel data over salarissen en vergoedingen
Stel objectieve, genderneutrale criteria vast voor beloning op basis van vaardigheden, inspanning, verantwoordelijkheid en arbeidsomstandigheden
Maak functiecategorieën aan op basis van een transparante en objectieve matrix
Raadpleeg – indien van toepassing in jouw onderneming – vakbonden en ondernemingsraden vroegtijdig om hun betrokkenheid te verzekeren
Corrigeer loonverschillen nu al om boetes of verplichte beloningsevaluaties te vermijden
Communiceer proactief over het interne loonbeleid en maak transparantie een kernwaarde in jouw organisatie
Opleiding voor hr en management: zorg ervoor dat leidinggevenden goed geïnformeerd zijn over de nieuwe verplichtingen en hoe ze vragen van werknemers kunnen beantwoorden.
Gebruik digitale tools om loongegevens beter te beheren en analyseren.

Securex benadrukt dat vooral communicatie en coaching cruciaal worden: 6 op de 10 werknemers geeft aan geen of onduidelijke informatie te ontvangen over hoe hun loon bepaald wordt. Leidinggevenden moeten dus voldoende getraind worden om hierover in gesprek te gaan met medewerkers, zodat loontransparantie niet tot afstand, maar net tot meer vertrouwen en retentie leidt.

Lees ook

compensationandbenefits, HR, loon, loonbeleid, loonkloof, loontransparantie, rapportering, sociaalrecht, verloning