Wie huurt jou als freelancer in?

Als freelancer vraag je je misschien af: wie rekruteert mij? Is dat de zaakvoerder (CEO), de afdelingschef, de HR-afdeling of Inkoop? Het antwoord verschilt per organisatie en situatie, en het begrijpen van dit proces is cruciaal voor jouw succes.

De verantwoordelijkheid voor de werving van freelancers hangt sterk af van de grootte en structuur van de organisatie. In kleinere bedrijven ligt de verantwoordelijkheid vaak bij de zaakvoerder, terwijl in grotere bedrijven het afdelingshoofd, al dan niet in samenspraak met de inkoop- en HR-afdelingen die rol op zich neemt. Steeds vaker doen ze ook een beroep op een matching- of een freelanceplatform om in contact te komen met freelance kandidaten. Als freelancer is het daarom belangrijk om te begrijpen hoe het rekruteringsproces werkt bij elke partij.

1. Jijzelf

Het startpunt van je carrière als freelancer ben jijzelf. Jij bent verantwoordelijk voor je eigen werving en promotie. Je moet zelf actief op zoek naar werk door je expertise te tonen. Een sterke portfolio opbouwen, online zichtbaar zijn, netwerken … helpen je om klanten te vinden.

Als je net begint als freelancer, kan het vinden van opdrachten een uitdaging zijn. Het opbouwen van een klantenbestand kost tijd, maar hoe meer je actief bent met je promotie, hoe groter de kans dat je wordt opgemerkt.

2. Netwerken

Netwerken is een van de krachtigste tools voor freelancers om nieuwe opdrachten binnen te halen. Veel opdrachten vind je via persoonlijke contacten of mond-tot-mondreclame. Als je een goede reputatie hebt opgebouwd, zullen tevreden klanten je aanbevelen aan anderen. Het opbouwen en onderhouden van relaties is daarom essentieel. Ga af en toe naar een voor jou interessant netwerkevenement. Toon je expertise op LinkedIn en leg waardevolle contacten. En connecteer met collega-freelancers. Wie weet verwijzen ze opdrachten die niet binnen hun specialisatie vallen naar jou door.

Co-working spaces zijn vaak interessante ontmoetingsplaatsen. Je ontmoet er andere freelancers en sommige werkplekken fungeren ook als platforms die je in contact brengen met bedrijven of opdrachtgevers.

Een andere opportuniteit zijn freelancerscollectieven: meerdere freelancers bundelen hun krachten om grotere opdrachten aan te nemen of zichzelf gezamenlijk te promoten.

Tip! Vergeet je bestaande en voorgaande klanten niet. Vraag hen om een referentie voor jou te schrijven op je LinkedIn-profiel en om je aan te bevelen in hun netwerk. Wanneer je werk goed is, doen ze dat met veel plezier.

De CEO

In kleinere organisaties zoals startups ligt de verantwoordelijkheid voor het aanwerven van freelancers vaak bij de CEO of de bedrijfsleider. Deze heeft een centrale rol in de organisatie en neemt meerdere taken op zich, waaronder het wervingsproces voor zowel vaste medewerkers als freelancers. Dit heeft als voordeel dat de CEO direct kan inspelen op de noden van de organisatie en een goed overzicht heeft van de aanwervingen. Maar het kan ook een nadeel zijn. Omdat de CEO al veel verantwoordelijkheden draagt, verloopt de werving niet altijd onder optimale omstandigheden. Het succes van de werving hangt sterk af van de persoonlijkheid en managementstijl van de bedrijfsleider​.

TIP! Wees je bewust van de beperkte tijd van de CEO. Communiceer bij de kennismaking helder en beknopt over je toegevoegde waarde in de organisatie. Bereid een concreet voorstel voor waarin je laat zien hoe je specifieke problemen kunt oplossen. CEO’s waarderen freelancers die zelfstandig kunnen werken en die hen meteen ontzorgen.

HR

In middelgrote tot grote bedrijven ligt de verantwoordelijkheid voor de werving van vaste medewerkers traditioneel bij de HR-afdeling. HR is getraind in het vinden van de juiste medewerkers, met aandacht voor zowel hard skills als soft skills, en speelt een cruciale rol in de onboarding, evaluatie en ontwikkeling van werknemers. Echter, freelancers vallen buiten de payroll en worden als externe leveranciers gezien. Daarom is HR in veel bedrijven niet direct betrokken bij de inhuur van freelancers​.

Een gedeelde verantwoordelijkheid tussen HR en Inkoop zou ideaal zijn, omdat HR ervaring heeft met het screenen van kandidaten op hun culturele fit en soft skills. Inkoop is dan weer erg bedreven in het onderhandelen over tarieven en contractvoorwaarden. Helaas gebeurt een dergelijke samenwerking als twee-eenheid in de praktijk nog te weinig, wat kan leiden tot een mismatch met het bedrijf​, of erger, dat vacatures voor projecten niet structureel met de arbeidsmarkt worden gecommuniceerd maar ‘via-via’ tot bij een kleine groep freelancers komen.

Tip: wil je als freelancer aan de slag bij een bepaalde organisatie moet je in het ‘via-via’ circuit komen of uitzoeken met welke intermediaire partijen ze werken.

Inkoop

In grote organisaties ligt de verantwoordelijkheid voor de werving van freelancers doorgaans bij afdelingshoofden. Doordat organisaties zich bewust zijn van dat het ongebreideld inzetten van freelancers niet altijd efficiënt is en veel geld kost, is er meestal een beleid dat de afdeling verplicht af te stemmen met de Inkoopafdeling. Deze afdeling behandelt freelancers zoals leveranciers, waarbij de focus ligt op kostenefficiëntie en het voldoen aan technische vereisten.

Inkoop is verantwoordelijk voor het budget en onderhandelen vaak over de tarieven. Dit kan betekenen dat de inkoopafdeling bepaalt of de prijs die je vraagt binnen hun budget past. Soms kan dat leiden tot onderhandelingen waarbij je jouw tarief moet verlagen. Wees hierop voorbereid en maak je waarde duidelijk om dit te voorkomen.

Matchingplatformen

Veel organisaties werken samen met intermediaire partijen of met matchingplatformen die de zoektocht naar freelancers van hen overnemen. Deze bureaus of platformen hebben een groot bestand met beschikbare freelancers en kunnen daardoor snel de juiste profielen aanleveren aan hun klanten. Ze spelen een belangrijke rol bij het selecteren en voorstellen van een shortlist met kandidaten. Hun focus ligt op het selecteren van freelancers op basis van de duur en inhoud van de opdracht, een goede ‘cultural fit’, en eventueel eerdere relevante ervaring en technische vaardigheden.

Naast het matchen van de freelancer met de opdrachtgever, nemen deze tussenpartijen  veel administratieve taken uit handen, en kunnen ze je opdrachten aanbieden die anders moeilijk te vinden zijn. Sommige matchingplatformen vragen een fee voor hun werk, waardoor jij een deel van je inkomsten moet afstaan aan hen.

Freelanceplatformen

Freelanceplatformen fungeren als marktplaatsen waar freelancers en opdrachtgevers elkaar kunnen vinden. Je maakt een profiel aan, geeft je tarieven en vaardigheden op, waarna je direct kunt reageren op opdrachten die door bedrijven worden geplaatst.

Je krijgt via één platform toegang tot een breed scala aan bedrijven en opdrachten, soms internationaal. De meeste platformen zijn gebruiksvriendelijk en bieden tools voor contractbeheer, betalingen en feedback. En veel opdrachten zijn remote, wat je de flexibiliteit geeft om te werken waar je wilt. Maar de concurrentie op deze platformen is fel, waardoor er op sommige een race naar de laagste prijs ontstaat, wat druk zet op je tarief. Bovendien rekenen sommige platformen een percentage van je inkomsten als bemiddeling fee.

Conclusie

Als freelancer moet je zelf het voortouw nemen door actief opdrachten te zoeken, te netwerken en jezelf te promoten. Daarnaast spelen afdelingshoofden, HR-afdelingen en inkoopteams binnen bedrijven een belangrijke rol bij de inhuur. Matching- en freelanceplatformen ontzorgen je omdat ze  ondersteuning en toegang tot een breder netwerk van opdrachtgevers bieden.

Kortom, de verantwoordelijkheid is een samenspel tussen jouw eigen inspanningen en de betrokkenheid van externe partijen. Zorg ervoor dat je strategisch gebruik maakt van alle middelen die beschikbaar zijn om succesvol nieuwe opdrachten te vinden en je freelancecarrière te laten groeien.

Lees ook :

• Van verleiden tot exitinterview: hoe freelancers duurzaam inhuren?
• Zijn traditionele rekruteringsmethodes gedoemd om te verdwijnen?
• Ouderwets netwerken levert freelancers opdrachten op