MSP rapport

Slim uw MSP partner kiezen – 6 tips

De 4de editie van het onderzoeksrapport ‘MSP-dienstverleners in België en Nederland, editie 2018’ van Mark Bassie en Marleen Deleu is net uit. Naar aanleiding van de publicatie van dit rapport zetten we voor u hieronder nog eens 6 elementaire tips op een rij die u helpen om uw MSP-partner te kiezen.

Werken anno 2018 is lang niet meer hetzelfde als pakweg 5 of 10 jaar geleden. De manier waarop we werken, denken over werk en werk organiseren, verandert snel. Een van de gevolgen hiervan is dat ook in België steeds meer organisaties oefeningen maken om nieuwe, meer toekomstgerichte werkvormen in te voeren.

Zo overwegen heel wat bedrijven ook een meer centraal aangestuurd beheer van hun ingehuurde flexibele talenten. Dit moet de organisatie slagkracht geven en meer ‘agile’ maken. Als bijkomend effect levert dit zijdelings ook nog meer efficiëntie en een aanzienlijke kostenbesparing op, wat mooi is meegenomen.

De vraag die organisaties zich echter snel stellen is ‘Extern talent centraal beheren, zelf doen of uitbesteden?

Uitbesteden doe je aan een MSP -dienstverlener, een Managed Service Provider, een derde partij die de regie van je inhuurproces van je overneemt en optimaliseert. De keuze van een MSP partner is geen gemakkelijke oefening. MSP ’s komen immers in vele smaken en kleuren. Bovendien is het uitbesteden van het beheer van ingehuurde talenten een strategische keuze die je niet zomaar weer terugdraait als het niet een succesverhaal blijkt te zijn.

Goed vergelijken en kiezen op basis van de juiste gegevens en inzichten is het geheim. Wij geven u 6 tips mee om u alvast op weg te helpen.

TIP 1 – Strategische partner

Om uw inhuurprogramma op termijn naar een hoger niveau te tillen, bent u op zoek naar een partner, niet een leverancier.

De ideale MSP is de bondgenoot, van u en uw team, maar ook van uw leveranciers. Zij bieden u inzicht in al hun kennis en kunde, contacten en ervaringen. Zij staan open voor innovaties en investeringen om uw doelen te bereiken.

Elke MSP kan kostenbesparingen realiseren, maar de echte waarde zit in een partner die voor de lange termijn gaat en u naar inhuurvolwassenheid brengt.

Een MSP zal de dienstverlening altijd ondersteunen met tooling, speciaal ontworpen om het inhuurproces van begin tot einde te automatiseren. In het vakjargon spreekt men van End-to-End of E2E ondersteuning door een vendor management systeem of VMS.

Het VMS kan een partner van de MSP dienstverlener zijn of een eigen tooling. Doorgaans sluit de opdrachtgever zelf een contract af met de VMS-leverancier om zo zeker te stellen dat de data in het systeem in eigen beheer toegankelijk blijft.

U moet dus niet 1 maar 2 partners kiezen, de MSP en het VMS.

Tip 2 – Ken uw noden

Een inhuurprogramma is altijd maatwerk! Geen enkel bedrijf heeft dezelfde noden, dezelfde visie over de ideale toekomst, identieke doelstellingen, budgetten, arbeidsmarkt, enz. Het is dus aangewezen dat u weet waar u nu staat. Inventariseer uw ‘as is’- situatie: wie huurt wat en waarom in? Hoe verloopt dit proces? Wat kan beter? Wie zijn de betrokken partijen? Zijn we tevreden? Waarom niet?, …

Kijk ook naar de toekomst. Stel deze vragen hoe flexibel moet uw organisatie zijn de komende 3 tot 5 jaar? Hebt u flexibiliteit in ‘handjes’ nodig of eerder ‘kennis’? Hoe ziet het ideale, efficiënte inhuurproces er uit? Waar legt u de lat wanneer het over kwaliteit of kosten gaat?, Hoe gaat u eenvormigheid (‘compliancy’) aan wet- en regelgeving borgen?, Wie wordt de eindverantwoordelijke voor het inhuren van externen?, ….

Zonder draagvlak van het C-level in uw organisatie moet u niet aan centralisatie, laat staan uitbesteden beginnen. Ga daarom zeker na wat het draagvlak is bij de directie om te veranderen en eventueel uit te besteden. Is er budget? Is het voldoende helder wanneer u dit alles een succes noemt, m.a.w. wat levert het op?

Zonder draagvlak van het C-level in uw organisatie moet u niet aan centralisatie, laat staan uitbesteden beginnen.

Tip 3 – Ken uw doelstellingen: directe vrs. indirecte besparingen

Kostenbesparing is een van de voornaamste redenen voor Inkoop-Managers om uitbesteden aan een MSP te overwegen. En het is ook een gekend verkoopargument van de MSP-dienstverleners.

In het eerste jaar van het programma zijn de kostenbesparingen aantoonbaar en te berekenen in harde euro’s. Daarna schakelen de betere MSP-aanbieders over naar een meer strategisch adviserende rol om de kwaliteit van het ingehuurde talent en de dienstverlening van de leveranciers te verbeteren.

Procesoptimalisaties, bijvoorbeeld door verdere technische integraties zijn veel geziene acties in deze tweede fase. Sommige klanten beschouwen dit niet meer als kostenbesparingen, wat natuurlijk wel het geval is. Uit literatuur van o.a. SIA, Ardent Partners, … blijkt namelijk dat de indirecte kostenbesparingen aanzienlijk kunnen zijn, en zelfs fors meer dan uit directe besparingen te halen is.

Enkele voorbeelden:

  • Vermijden van ‘maverick spend’, betere budget controle : – 3,5%
  • Meer correcte facturen, minder administratief werk: – 1%
  • Gegarandeerd betalen binnen betalingstermijn, korting leveranciers: – 1%
  • Controle op functieprofielen en bijhorende tarieven: – 1%
  • Opvolgen van de prestaties en diensten van leveranciers: -2%
  • Centraal beheren van het inhuurprogramma, tijdbesparing van uw managers: -2%
  • Automatiseren van (delen) van het inhuurproces: tot – 15%
  • Via de MSP inbreng van kennis en expertise van specialisten en/of andere klanten: – 2%

Zaak is dus om te weten welke doelstellingen u nastreeft: enkel direct besparen, of beide, direct én indirect. En vervolgens die MSP – partij te kiezen die het best in staat zal zijn dit doel te realiseren.

Tip 4 – MSP is altijd maatwerk

We hebben hierboven al toegelicht hoe belangrijk het is inzicht in uw noden en uw doelen te hebben. Daardoor is een inhuurprogramma altijd maatwerk, er is niet 1 miraculeuze oplossing die voor elke organisatie van toepassing is. De betere MSP-partijen maken diepgaande analyses van uw huidige situatie en uw wensen. Vervolgens ontwikkelen ze een ‘op maat’ programma en implementeren dit. Tijdens kwartaalbesprekingen wordt de voortgang gerapporteerd en doelstellingen aangescherpt.

TIP 5 – Kies een MSP met kennis van uw sector én van VMS technologie

De betere MSP-dienstverleners hebben in hun team niet alleen medewerkers met MSP ervaring maar ook met kennis van de eigenheden van de sector waarin uw bedrijf actief is.

Denk aan kennis en inzichten in de arbeidsmarkt, typische wet-&regelgeving, trends en ontwikkelingen in uw sector, uw concurrenten, leveranciers van niche talent, … Binnen het team moet er ook een sterk back office zijn ter ondersteuning (facturatie, juridisch advies, financieel, …) en zeker ook een expert in VMS technologie.

Vraag dus bij de keuze van uw MSP leverancier altijd naar de teamleden en hun ervaringen en expertise zowel met MSP dienstverlening, VMS tooling, als ervaring binnen uw sector.

TIP 6 – Niet vergeten! Ook een exit strategie is niet onbelangrijk

Net zoals wanneer je verliefd bent en aan trouwen denkt, moet je ook bij de keuze van een MSP partner op voorhand denken aan het scenario voor wanneer het fout loopt.

Uitbesteden van uw inhuur is een strategische oefening en de impact van de verandering op uw organisatie is niet te onderschatten. Bovendien is het gebruikelijk om samenwerkingsovereenkomsten van 3 tot 5 jaar aan te gaan, wat behoorlijk lang is.

Een exit strategie, op voorhand afgesproken, bespaart u veel ellende wanneer u na verloop van tijd van partner wenst te wisselen. U vermijd zo veel frustratie én grote kosten.

De MSP en het bijhorende VMS zijn immers erg verweven in uw organisatie, waardoor ze niet zonder slag of stoot vervangbaar zijn.

Spreek daarom met uw toekomstige MSP-partner een duidelijke exit strategie af voor de start van de samenwerking: hoe zorgen ze er voor dat uw leveranciers betaald worden gedurende de transitieperiode?, hoe zullen de ingehuurde talenten worden overgedragen?, Wat gebeurt er met de data in het VMS? , etc. …

De 4de editie van het onderzoeksrapport ‘MSP-dienstverleners in Nederland en België, editie 2018’ van Mark Bassie en Marleen Deleu is gratis te verkrijgen op www.theflexacademy.be  De auteurs bespreken uitgebreid deze niche van de HR-dienstverlening en zoomen in op 10 MSP-aanbieders die actief zijn in beide landen. 

 

 

Marleen Deleu – Director Trends & Insights NextConomy – on a mission to bring insights and expertise to the freelance workforce and users of contingent labor in Belgium

Bekijk alle berichten van Marleen Deleu