Suis-je le bienvenu en tant que freelance ?

« Veillez à accueillir vos freelances comme vous le faites pour vos nouveaux collaborateurs. Le respect des obligations sur le bien-être au travail commence dès le premier accueil », nous dit Ellen Pensaert, directrice de Furbo Legal, une division de Furbo. « Et c’est encore loin d’être le cas. »

La ‘loi bien-être’ s’applique à toute personne présente sur le lieu de travail : dirigeants, collaborateurs et freelances. « La référence à la ‘loi bien-être’ figure généralement dans les contrats freelances, mais la réalité est parfois tout autre », témoigne Ellen. « Dans certaines entreprises, cette clause de contrat prend plus d’une page. Ce qui permet de détailler tous les aspects relatifs à la santé et au bien-être des travailleurs. Mais cela n’empêche parfois pas un freelance d’annoncer : Je ne veux plus aller travailler dans cette entreprise. » 

La référence à la ‘loi bien-être’ figure généralement dans les contrats freelances, mais la réalité est parfois tout autre.

Ellen : « L’obligation d’être équipé de chaussures de sécurité et d’un casque de sécurité, de remettre des consignes par rapport aux lignes de transport dans un entrepôt, aux codes couleur, aux panneaux de signalisation, etc., qu’il s’agisse d’un nouveau travailleur ou d’un freelance, il peut être vital pour lui de recevoir toutes les informations utiles dès son premier jour de prestation, pour pouvoir effectuer son travail en toute sécurité. Par ignorance du danger, le risque d’être renversé par un chariot élévateur n’est pas à écarter. »

Risques psychosociaux

« Mis à part un entrepôt, par exemple dans de simples bureaux, le freelance doit toujours être informé des règles à respecter. L’inspection du bien-être m’a récemment conseillé d’indiquer dans nos contrats que le freelance est soumis à la politique de l’entreprise du client en matière de risques psychosociaux. Ce qui signifie que si l’indépendant est confronté à un conflit ou à du harcèlement, il saura à qui s’adresser et quelles sont les mesures à prendre. »

Un client ne peut jamais dire à un freelance : C’est à vous qu’il incombe de respecter les obligations sur le bien-être.

« Dans certains contrats, j’ai lu que les obligations en rapport avec la ‘loi bien-être’ et les risques psychosociaux sont de la responsabilité de l’externe. Ce qui n’est absolument pas correct. Un client ne peut jamais dire à un freelance : C’est à vous qu’il incombe de respecter les obligations sur le bien-être. Comment pourrait-il être au courant des règles qui s’appliquent dans telle ou telle entreprise ? »

La feuille de route 

« En plus de la feuille de route destinée à nos propres collaborateurs, nous avons mis au point chez Furbo une feuille de route pour nos indépendants. Comment se déroulent les entretiens, comment fonctionnons-nous, en quoi consiste notre philosophie d’entreprise, quelles sont nos obligations par rapport à nos agréments officiels, à la règlementation du GDPR … Tout est sensé figurer sur la feuille de route. »

Notre feuille de route démontre que notre communication est transparente et détaillée.

C’est en ce sens que nous préparons chaque session de formation ; nous remettons tous les documents nécessaires, notamment la liste de présences et les formulaires d’évaluation. Le formateur pourra rester concentrer sur sa tâche première. La seule chose que nous lui demandons de faire est de mettre en ordre la salle après la formation, et de faire compléter tous les documents. Cela vaut également lorsque la formation est donnée en externe. C’est du reste mentionné dans la feuille de route. »

« Que doit faire le formateur s’il découvre une tricherie ou si un participant montre de l’agressivité, suite par exemple à un examen non réussi ? Dans ce genre de situation, nous devons être mis au courant. Il vaut toujours mieux que nous recevions directement l’information, afin d’éviter que ce soit le client qui nous prévienne. Ce sont bien sûr des situations délicates. »

« Avec la feuille de route, l’indépendant sait ce qu’il peut attendre de nous et à qui il peut s’adresser pour tout questionnement. »

Les instructions reprises dans la feuille de route ne mettent pas en cause l’autorité du client.

Nos freelances aiment collaborer avec nous, car notre feuille de route démontre que notre communication est transparente et détaillée. »

Mise en cause de l’autorité du client

« Je ne pense pas que les consignes reprises dans la feuille de route puissent mettre en cause l’autorité du client. La feuille de route va reprendre un ensemble d’éléments qui vont permettre de fluidifier au mieux la mission. Ainsi, vous demanderez via la feuille de route de vous prévenir en cas d’absence ou d’indisponibilité temporaire du freelance, mais il n’y a absolument pas lieu de préciser la procédure de congés s’appliquant à vos travailleurs. Cela pourrait faire penser au faux travail indépendant. »

La crainte du freelance 

Suis-je vraiment le bienvenu ? C’est la question que peut légitimement se poser le freelance à son arrivée chez le client. S’il n’a pas d’accès au système bureautique, si aucune adresse e-mail ne lui est attribuée, si on ne lui propose pas de prendre un café, si les nouveaux collègues n’ont pas été informés de sa venue… Ce sont des situations qui sont assez fréquentes. On pourrait croire que la présence du freelance effraie quelque peu. »

« Un freelance m’a même rapporté qu’il n’était pas autorisé à prendre son lunch avec les collaborateurs du client. Et que le prix du repas dans le restaurant d’entreprise était pour lui plus élevé que pour ses collègues salariés. Il s’agit peut-être de faits non essentiels, mais ce genre de désagréments sont les reflets d’une situation plus complexe. Si les bases ne sont pas bien définies, on court le risque de voir la mission rapidement s’écourter. »

Informer clairement le personnel 

« Une feuille de route va pouvoir régler des situations comme celles décrites ici. Mais une feuille de route qui concerne les freelances ne peut fonctionner que si vos collaborateurs savent comment se comporter avec un externe. Et souvent, on peut mieux faire. »

« Chez Furbo, il est prévu de soumettre nos collaborateurs et nos freelances à des audits pour garantir nos agréments. Il est notamment vérifié si la matière enseignée par le freelance est conforme. Il est arrivé que l’un de nos collaborateurs a émis des critiques sur le style d’enseignement. Il lui a été clairement signifié que le style n’intervenait pas. Ce n’est pas le style qui importe mais le contenu, qui doit être conforme à la législation. »

« Nous devons donc aussi bien expliquer à nos propres collaborateurs en quoi consiste la collaboration avec un freelance. C’est la même problématique que celle existant dans les entreprises. »

À lire également : Quel est le niveau de santé de l’emploi freelance ?

Ellen Pensaert is HR & juridisch adviseur en zaakvoerder van Furbo Legal & HR, specialist in het juridisch ondersteunen van freelancers, opdrachtgevers van freelancers en bemiddelaars van freelancers.

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