"Exploring the future of work & the freelance economy"

Ben ik als freelancer hier wel welkom?

“Zorg dat je freelancer een even warm welkom krijgt als een nieuwe werknemer. Het naleven van de welzijnsverplichtingen start al bij het onthaal”, zegt Ellen Pensaert, bestuurder van Furbo Legal, een afdeling van Furbo. “En daar loopt het vaak al mis.”

De Welzijnswet geldt voor iedereen die zich op de werkvloer bevindt: werkgevers, werknemers én freelancers. “In freelancecontracten wordt de Welzijnswet meestal opgenomen, maar de realiteit volgt niet altijd”, getuigt Ellen. “In sommige bedrijven bevat deze clausule ettelijke pagina’s. Alle aspecten rond gezondheid en welzijn zijn tot in de puntjes uitgewerkt. Maar dan hoor ik toch nog van de freelancer: Hier wil ik nooit meer werken.” 

In freelancecontracten wordt de Welzijnswet meestal opgenomen, maar de realiteit volgt niet altijd.

Ellen: “De verplichting om veiligheidsschoenen- en helm te dragen, uitleg over de transportlijnen in een magazijn, duiding over kleurcodes en verkeersborden … Net zoals bij een nieuwe werknemer is het voor de freelancer soms levensnoodzakelijk dat hij op de eerste dag bij een opdrachtgever, alle informatie krijgt zodat hij zijn werk veilig kan uitvoeren. Anders bestaat de kans dat hij in dit geval onder een heftruck loopt.”

Psychosociale risico’s

“Maar ook buiten het magazijn, in een doodgewoon bureau, wordt de freelancer het best op de hoogte gebracht van de spelregels. De welzijnsinspectie heeft me onlangs het advies gegeven om ook in het contract te vermelden dat de freelancer voor wat de psychosociale risico’s betreft onder het beleid van de opdrachtgever valt. Dat betekent dat wanneer een zelfstandige bij een conflict of pesterijen weet bij wie hij terecht kan en welke stappen hij kan ondernemen.”

Een opdrachtgever kan tegen een freelancer nooit zeggen: Volg zelf maar je welzijnsverplichtingen op

“In sommige contracten lees ik dat de verplichtingen rond de Welzijnswet en de psychosociale risico’s onder de verantwoordelijkheid vallen van de externe. Dat is helemaal niet correct. Een opdrachtgever kan tegen een freelancer nooit zeggen: Volg zelf maar je welzijnsverplichtingen op. Hoe kan hij weten welke regels er van toepassing zijn binnen jouw bedrijf?”

Draaiboek 

“Naast een draaiboek voor onze vaste medewerkers, hebben we bij Furbo ook een draaiboek voor onze zelfstandigen gemaakt. Hoe verlopen de gesprekken, hoe gaan wij te werk, wat is onze bedrijfsfilosofie, met welke verplichtingen moeten wij rekening houden over onze erkenningen, GDPR-verplichtingen … Dat staat allemaal in het draaiboek.”

Dankzij ons draaiboek is onze communicatie transparant en duidelijk.

Zo zetten wij voor elke trainingssessie alles klaar en voorzien we alle verplichte documenten waaronder de aanwezigheidslijst en de evaluatieformulieren. Zo hoeft de instructeur zich enkel te concentreren op zijn hoofdtaak. Het enige dat wij vragen is om na de opleiding de zaal proper achter te laten en om alle documenten te laten invullen. Ook wanneer hij op een externe locatie lesgeeft. Ook dat staat vermeldt in het draaiboek.”

“Wat moet hij doen wanneer er gespiekt wordt of wanneer een deelnemer agressief wordt omdat hij bijvoorbeeld niet geslaagd is voor een examen? Dan vragen we om ons meteen op de hoogte te brengen. Want als dat niet gebeurt en we horen het achteraf via de klant … Dat zijn toch vervelende situaties.”

“Maar ook wat de zelfstandige van ons mag verwachten, bij wie hij terechtkan bij welke vraag … Ook dat staat in ons draaiboek.”

De instructies in het draaiboek, hollen het werkgeversgezag niet uit.

“Met als resultaat dat onze freelancers graag voor ons werken, want ons draaiboek zorgt ermee voor dat we transparant en duidelijk communiceren.”

Werkgeversgezag uithollen

“Ik vind dat de instructies in het draaiboek, het werkgeversgezag niet uithollen. Bepaalde zaken moet je gewoon op papier zetten zodat de opdracht soepel verloopt. Zo mag je in het draaiboek wel vragen om jou te contacteren wanneer een freelancer afwezig zal zijn of gedurende een bepaalde tijd niet beschikbaar zal zijn, maar je mag uiteraard geen gedetailleerde verlofprocedure die voor je werknemers geldt, opnemen. Dat ruikt naar schijnzelfstandigheid.”

Schrik voor de freelancer 

Ben ik hier welkom? Deze vraag spookt weleens door het hoofd van een freelancer op zijn eerste dag bij een opdrachtgever. Hij heeft nog geen toegang tot het systeem, het e-mailadres is nog niet gemaakt, er wordt niet getoond waar de koffie staat, de collega’s zijn niet op de hoogte gebracht dat hij er start … Het zijn situaties die nog frequent voorkomen. Het lijkt wel alsof men schrik heeft om met de freelancer te communiceren.”

“Ik heb onlangs gehoord van een freelancer dat hij bij zijn opdrachtgever niet samen mocht lunchen met de werknemers. En dat hij in het bedrijfsrestaurant meer moest betalen dan de vaste collega’s. Dat zijn inderdaad randzaken, maar het zijn die eerste ergernissen die zich dan ook gaan weerspiegelen in andere facetten. Als de basis niet in orde is, dan riskeert men dat de opdracht eerder dan verwacht kan aflopen.”

Personeel opvoeden 

“Een draaiboek brengt in zo’n situaties soelaas. Maar een draaiboek voor freelancers werkt enkel als je eigen medewerkers ook weten hoe ze met een externe moeten samenwerken. En daar knelt vaak het schoentje.”

“Bij Furbo zijn wij voor onze erkenningen verplicht onze medewerkers te onderwerpen aan een audit en dus ook onze freelancers. Ze controleren dan of de stof die de freelance lesgever geeft, correct is. Maar één van onze medewerkers had kritiek op de stijl van lesgeven. Toen hebben we duidelijk gesteld dat niet de bedoeling is. Niet de stijl moet gecontroleerd worden, wel of de inhoud in overeenstemming is met de geldende wetgeving.”

“Dus ook aan onze eigen mensen moeten we uitleggen hoe er wordt samengewerkt met een freelancer. En die problematiek zie je ook bij andere bedrijven.”

Lees ook: Hoe gezond is freelancewerk?

Ellen Pensaert is HR & juridisch adviseur en zaakvoerder van Furbo Legal & HR, specialist in het juridisch ondersteunen van freelancers, opdrachtgevers van freelancers en bemiddelaars van freelancers.

Bekijk alle berichten van Ellen Pensaert