E-invoicing wordt verplicht vanaf 2026: wat betekent dat voor jou als freelancer?
Vanaf 1 januari 2026 wordt elektronische facturatie verplicht voor ondernemers en freelancers in België. Papieren en pdf-facturen maken plaats voor een nieuwe standaard: gestructureerde elektronische facturatie via het Europese Peppol-netwerk. Tijdens een NextConomy-webinar op 24 juni 2025, gehost door Marlies Thomasson, legde Frank Vermeiren (SBB Accountants & Adviseur) duidelijk uit wat deze overgang concreet inhoudt.
E-invoicing: what’s in a name?
“E-invoicing is meer dan alleen een digitale factuur opsturen via e-mail”, bevestigde Frank Vermeiren. “Het gaat om gestructureerde elektronische documenten, in een vast formaat, die rechtstreeks van jouw facturatiesoftware naar die van je klant worden gestuurd via een beveiligd netwerk. En vanaf 1 januari 2026 is dat in België niet langer optioneel in een B2B-omgeving.”
De verplichte overstap naar e-invoicing vloeit voort uit een Europese richtlijn uit 2014, die in België werd omgezet in nationale wetgeving op 6 februari 2024. De doelstelling is duidelijk: meer transparantie, minder fouten en een efficiëntere uitwisseling van factuurgegevens tussen bedrijven.
Ook voor kleine ondernemingen en btw-vrijgestelden
“Ook als je een kleine onderneming bent of vrijgesteld bent van btw, moet je meedoen”, aldus Vermeiren. “Een freelancer die bijvoorbeeld onder de vrijstellingsregeling valt en jaarlijks minder dan 25.000 euro omzet draait, is vanaf 2026 toch verplicht om e-facturen op te stellen wanneer hij of zij factureert aan een andere onderneming.”
Gestructureerde elektronische factuur
Het kernbegrip in dit verhaal is de ‘gestructureerde elektronische factuur’. Frank Vermeiren: “Waar we vandaag nog vaak werken met pdf-bestanden, Word-documenten of zelfs gescande facturen, zijn dat in feite niet meer dan digitale afbeeldingen. Een echte e-factuur bevat data die machines kunnen lezen: klantgegevens, bedragen, btw-percentages, factuurnummers: alles zit in vaste velden. Zo kan een boekhoudprogramma die informatie foutloos verwerken.”
Herbekijk hier de opname van het webinar met SBB Accountants & Fiscalisten
Peppol-netwerk
Die e-facturen worden uitgewisseld via Peppol, een pan-Europees netwerk dat speciaal werd ontworpen voor veilige en betrouwbare communicatie tussen ondernemingen. “Je kan Peppol vergelijken met een digitale snelweg waarlangs je facturen verzendt en ontvangt”, legde Vermeiren uit. “Je hebt er een toegangspunt voor nodig – een soort tolpoort – die meestal geïntegreerd zit in je boekhoud- of facturatiesoftware.”
Freelancers moeten zich dus niet alleen voorbereiden op een nieuw type factuur, maar ook nagaan of hun huidige software geschikt is voor Peppol. “Ga zeker na of je software compatibel is en overleg met je boekhouder. Veel pakketten zijn dat intussen wel, maar het is belangrijk dat je tijdig klaar bent. Je kan er trouwens ook je aankoopfacturen mee binnenhalen. Zo zit alles meteen in je digitale archief.”
Een e-factuur bevat data die machines kunnen lezen: klantgegevens, bedragen, btw-percentages, factuurnummers: alles zit in vaste velden.
Voordelen voor freelancers
Volgens Vermeiren biedt e-invoicing niet alleen verplichtingen, maar ook kansen. “De verwerking van facturen verloopt sneller en efficiënter. Minder fouten, minder manueel werk. En je facturen worden ook sneller betaald, omdat ze meteen correct bij je klant toekomen. Bovendien kunnen boekhouders en accountants veel beter advies geven als ze toegang hebben tot volledige en betrouwbare data.”
Aandachtspunten
Toch zijn er ook aandachtspunten. “Niet alle transacties kunnen via Peppol verlopen. Een restaurantbonnetje of een ticketje van een vrijwilliger? Die scan je nog steeds in, zoals vandaag. En buitenlandse leveranciers? Daar zal het nog even duren voor e-invoicing overal verplicht en gestandaardiseerd is – de Europese harmonisatie is voorzien tegen 2035.”
Een belangrijke geruststelling: facturatie aan particulieren blijft buiten deze verplichting vallen. “Particulieren kunnen geen e-facturen ontvangen via Peppol, omdat ze geen ondernemingsnummer hebben. Het gaat echt enkel over B2B-facturen. Maar let op: je moet wel e-factureren naar een onderneming, zelfs als die zelf onder de vrijstellingsregeling valt.”
Wat brengt de toekomst?
Tot slot van het webinar blikte Frank Vermeiren vooruit op de verdere plannen van de overheid. “Vanaf 2028 gaat de Belgische Btw-administratie een deel van de aangifte overnemen. De gegevens die via e-invoicing binnenkomen, worden automatisch verwerkt. Denk aan het wegvallen van periodieke btw-aangiftes of intracommunautaire listings. En ook de overheid zelf zal gestructureerde e-facturen uitsturen, bijvoorbeeld voor verkeersbelasting of onroerende voorheffing.”
De boodschap van de SBB-expert is duidelijk: “E-invoicing komt er razendsnel aan, en wie zich goed voorbereidt, wint er als freelancer op lange termijn bij. Stel jouw voorbereiding niet langer uit, maar begin er vandaag aan. Zorg dat je software klaar is, stem af met je boekhouder en digitaliseer waar het kan. Het maakt je onderneming futureproof én efficiënter.”
B2B e-invoicing in België komt er razendsnel aan. Zorg er dus voor dat je software klaar is, stem af met je boekhouder en digitaliseer waar het kan.
Lees ook
