Bye bye pdf: maak je facturen via Peppol
Stuur jij je facturen nog altijd via een pdf door naar je klant? Vanaf 2026 moet je dat doen via het Peppol-netwerk. Peppol-wat? Ondernemerscoach Johan Dhaeseleer legt het eenvoudig uit.
Veel freelancers sturen maar een handvol facturen per maand naar hun klanten. Die maken ze dan op via Word of Excel en mailen die door als pdf. Maar vanaf 1 januari 2026 mag dat niet meer in ons land. Werk je business-to-business, dan moet je factuur opgesteld zijn in een bepaald formaat en verstuurd worden via het Peppol-netwerk. Gelukkig is dat eenvoudiger dan het klinkt, zegt Johan Dhaeseleer (Content en effectief). Hij helpt ondernemers om hun professionele doelen te bereiken en om efficiënter en effectiever te werken.
Wat is Peppol?
PEPPOL (Pan-European Public Procurement Online) is een beveiligd netwerk waarmee bedrijven en overheden elektronische documenten, zoals facturen, kunnen uitwisselen. Denk aan het als een soort veilig e-mailadres voor facturen. Jouw facturen komen dan rechtstreeks in de boekhouding van je klant terecht. “Op die manier wil de overheid btw-fraude tegengaan, onze administratie vereenvoudigen en meer zicht krijgen op geldstromen in ons land”, verklaart Johan.
Praat met je boekhouder
“Er zijn twee soorten facturen: de facturen die jij verstuurt, en die je ontvangt”, licht Johan toe. “Neem contact op met je boekhouder en vraag of hij dit voor jou regelt. Als dat zo is, hoef je zelf niets meer te doen.”
Kies je software
“Stuur jij je facturen nog via pdf? Dan heb je een boekhoudsoftware nodig die Peppol ondersteunt. Die software stuurt jouw factuur via het netwerk rechtstreeks naar het boekhoudsysteem van je klant. Ik heb een aantal systemen bekeken: Lucy, Billit en Digiteal. Maar er zijn nog andere spelers op de markt.”
“Gebruik je al een facturatiesysteem zoals Teamleader, dan is dit al voor jou geregeld. Stuur je facturen via je WordPress-site, dan vrees ik dat je vanaf volgend jaar zal moeten overschakelen. Op dit moment zijn er nog geen plugins die Peppol ondersteunen.”
“Ongerust hoef je je niet te maken. Praat met je boekhouder, bekijk de softwarepakketten. Bekijk dit als een project waar je twee à drie uur tijd in investeert. Je zal al snel merken: facturen versturen via het Peppol-netwerk is een fluitje van een cent.”
Lees ook :
