RPA, een oplossing voor repetitieve processen binnen de logistieke sector

Proof of concept aanpak

In november 2021 startte VIL, het Vlaams Instituut voor de Logistiek, in samenwerking met VLAIO en 8 bedrijven uit de logistieke sector, een project rond RPA. Het project onderzocht de mogelijkheid tot automatisatie van repetitieve, administratieve processen binnen de sector en reikt bedrijven een laagdrempelig en relatief goedkoop systeem aan.

VIL ging met 2 proof of concepts (POC’s) aan de slag om de toepasbaarheid van RPA te onderzoeken.  Een eerder eenvoudig proces van orderverwerking en een meer complex proces van tarificatie werden onder de loep genomen.

Er is binnen de logistieke sector, met een veelheid aan documenten en datastromen, nog heel veel ruimte voor vernieuwing en verbetering op het vlak van digitalisering.– Sophie Delannoy

RPA, klaar voor de doorbraak binnen de logistieke sector?

RPA is geen nieuwe technologie.  In andere sectoren, waaronder de media, bank- of de gezondheidssector, kent de technologie al heel wat toepassingen.  Hoewel RPA binnen de logistieke wereld nog niet echt een ingang vond, is er binnen de sector, met een veelheid aan documenten en datastromen, nog heel veel ruimte voor vernieuwing en verbetering op het vlak van digitalisering.

“De logistieke sector is een eerder traditionele sector” zegt Sophie Delannoy, projectverantwoordelijke bij VIL. Ze licht toe waarom RPA volgens haar nog niet echt doorbrak binnen de sector: “Heel wat bedrijven investeerden in het verleden veel tijd en moeite in het opzetten van een ERP-systeem waarvan zij het rendement willen zien. Dit zorgt voor een zekere terughoudendheid; ten opzichte van andere, nieuwe digitale opties of tegenover het creëren van quick fixes met een RPA-databot.”

Haar collega-projectleider Dirk Jocquet vult aan: “De diversiteit van de logistiek brengt een gedachte van ‘onhaalbaarheid’ met zich mee.  Bedrijven worden afgeschrikt door de lange en te complexe weg die ze denken te moeten afleggen. De drempel waar bedrijven vaak nog overheen moeten, is om de kleinere deelprocessen binnen het grotere proces te bekijken.”

RPA is ideaal voor repetitieve processen.  Een mens is niet gemaakt om altijd dezelfde dingen te doen.  Dat is saai en daar leert men niets uit. – Dirk Jocquet

Voor- en nadelen van RPA

Het grote voordeel van RPA voor organisaties is dat ze niet langer afhankelijk zijn van anderen.  Daarnaast zijn de implementatietijd en terugverdientijd bij het opzetten van RPA relatief kort: tussen de twee tot zes maanden.  “RPA kan bekeken worden als de pleister op de bestaande systemen, maar ga er wel niet van uit dat RPA alles gaat opvangen”, geeft Sophie Delannoy mee.

“Eén systeemwijziging in de digitale ketting van een bedrijf, verplicht het bedrijf de andere kant ook aan te passen. De inzet van een RPA-toepassing biedt een oplossing om de periode tot de effectieve aanpassing met een minimum effort te overbruggen”, zegt Dirk Jocquet.

“Als je een systeemvernieuwing wil doorvoeren bij een verouderd systeem, kan je een databot inzetten om de gegevens van het ene systeem naar het andere systeem om te zetten”, voegt Sophie Delannoy toe.

Ook voor de werknemers van bedrijven is er een voordeel.  “RPA is ideaal voor repetitieve processen.  Een mens is niet gemaakt om altijd dezelfde dingen te doen. Dat is saai en daar leert men niets uit”, onderstreept Dirk Jocquet.

De databot die heel wat complex en repetitief werk opvangt, werkt 24/7 en kan zo data verwerken in functie van cut off times en piekmomenten.  Dit heeft een positieve impact op de werkuren van de werknemers die, indien zij zelf de data moeten verwerken, het werk vroeger moeten aanvatten of later dienen door te werken om alle data tijdig verwerkt te krijgen.

Het inzetten op RPA laat toe dat mensen meer nuttige taken kunnen doen.  Dit heeft zowel voordelen voor de voldoening van de medewerkers, alsook voor de productiviteit van organisaties met daaraan gekoppeld kostenbesparing.

Sophie Delannoy ondersteunt dit laatste met een aantal cijfers uit andere studies die aantonen dat RPA de productiviteit van het personeel, het serviceniveau en de capaciteit met 35 tot 50% verhoogt en dat RPA zorgt voor een onmiddellijke kostenbesparing van 25 tot 50% door het automatiseren van taken.

Gevraagd naar de nadelen van een RPA-toepassing licht Dirk Jocquet alvast een tip van de sluier op.  “Bij RPA wordt vertrokken vanuit een bestaande basis.  Het risico bestaat dat een bedrijf op termijn alles met RPA wil gaan doen en op die manier met verouderde systemen blijft zitten.”

Kies ervoor om op het gebied van IT toch te vernieuwen en blijf niet altijd aan de oude systemen vasthouden.– Dirk Jocquet

Een aantal adviezen van VIL voor het implementeren van RPA

Make or buy?  

Als je als bedrijf de capaciteit niet hebt om zelf de databot te ontwikkelen, dan kan je de markt opgaan.  Kies voor een integrator die al kennis heeft van de logistieke sector! Om over te kunnen gaan tot automatisatie is een goed begrip van het logistieke proces en de logistieke taal onontbeerlijk.

Vertrek van een duidelijke visie.

Alvorens je aan de slag gaat met RPA, sta zeker stil bij het plan van aanpak en de toekomstvisie van jouw bedrijf.  Maak de duidelijke afweging wanneer op RPA ingezet zal worden en wanneer op IT-systemen.  VIL raadt aan de 80/20-regel te hanteren: 80% opvangen met IT-systemen en voor 20% inzetten op RPA.

VIL raadt aan de 80/20-regel te hanteren: 80% opvangen met IT-systemen en voor 20% inzetten op RPA. 

Laat de eindgebruiker bepalen wat nodig is. 

Zorg dat IT en eindgebruikers met elkaar in contact staan zodat iedereen weet wat de richting die de organisatie uit wil;  laat de vraag vanuit operaties komen. Zij weten, vanuit hun dagdagelijkse realiteit, waar er een nood tot aanpassing is.

Maak je huiswerk.

Kijk als bedrijf in eigen borst.  Begin met de vraag hoe het proces werkt en ga na of de theorie wel degelijk gelijk staat aan de praktijk.  Besteed de nodige tijd om dit in kaart te brengen en investeer waar nodig in procesontdekking.

Ga stapsgewijs te werk.

Begin eenvoudig en ga stapsgewijs te werk.  Begin met een proces dat goed gekend en gestructureerd is en ontdek hoe de technologie werkt.  Leer ervan en breid zo verder uit.

Een visie voor de toekomst

VIL ziet nog meer ruimte tot automatisering binnen de sector.  Inzetten op automatisering laat bedrijven toe hun personeel, dat op vandaag nog veel handmatig werk doet, voor meer waardevolle taken in te zetten. Voor de sector zal dit alleen maar een verbetering zijn.

“Supply chain bedrijven die gebruik maken van automatisering behalen binnen hun supply chain 96 % perfecte orders, vergeleken met slechts een score 71 – 73 % voor bedrijven die dat niet doen.”, staaft Sophie Delannoy met cijfers uit verschillende studies.

VIL ziet ook nog opportuniteiten in de samenwerking tussen bedrijven.  Als bedrijven het protectionisme achter zich laten, gaan samenwerken en data delen om te bekijken op welke manier de workload kan worden verlicht, kan er ook nog heel wat winst gehaald worden.

Wil u meer over het onderzoek en de resultaten ervan weten, dan kan u zich inschrijven voor het slotevent op 19 mei 2022 waar VIL het project Robotic Process Automation (RPA) Databots volledig toelicht.

Over Sophie Delannoy:

Sophie Delannoy is als projectleider bij VIL verantwoordelijk voor het project RPA Databots.  Binnen VIL werkt zij binnen de thema’s digitalisering, circulaire economie en duurzame energie binnen de logistiek.  Sophie heeft een operationele en conceptuele achtergrond binnen de logistieke sector.

Over Dirk Jocquet:

Dirk Jocquet is werkzaam bij VIL als projectleider voor collectieve onderzoeksprojecten die binnen het thema digitalisering vallen.   Dirk kan bogen op een brede internationale IT-achtergrond en heeft van daaruit ook verschillende raakvlakken met logistiek.