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Comment faire pour bien accueillir les freelances ?

Le manque de communication claire constitue la plus grosse frustration des freelances lorsqu’ils posent leur candidature pour un projet. Vous, en votre qualité de client, comment veiller à ce que chaque candidat ait une image positive de votre organisation ?

Quelques chiffres significatifs

Les entreprises parvenant à dénicher aisément les talents qui leur conviennent sont celles qui disposent d’un mécanisme Talent Acquisition bien rodé, y compris pour le recrutement des freelances. C’est ce qu’affirme Kevin Grossman, président du Talent Board, dans le rapport de SHL intitulé Innovation Rising : The Six Shifts Creating Exceptional Candidate Experiences de SHL. (L’innovation en marche  : les six postes offrant des expériences candidat uniques)

  • 86 % des candidats affirment que la procédure de candidature et le déroulement des entretiens influencent leur décision d’accepter ou non le poste.
  • 72 % partagent de mauvaises expériences de demande d’emploi en ligne. 55 % des candidats ne tiennent pas à postuler auprès des organisations qui affichent des avis négatifs.
  • Les candidats sont deux fois plus enclins à recommander une organisation auprès de leur réseau après avoir eu un bon contact et avoir été bien accueillis, qu’ils aient obtenu le poste ou non.

L’absence de feedback et la lenteur des processus sont les sources de contrariété les plus fréquemment mentionnées par les candidats.

Frustration XXL

L’absence de feedback et la lenteur des processus sont les sources de contrariété les plus fréquemment mentionnées par les candidats, indique le rapport de SHL. De ce fait, les freelances ignorent souvent à quel stade du processus de recrutement ils se trouvent et s’ils sont encore éligibles pour le poste.

Ces déceptions laissent supposer un manque d’information et de communication permettant de répondre aux attentes des candidats.

Aucun budget annoncé

Une bonne communication, depuis le premier contact jusqu’à l’exécution de la mission, reste le critère fondamental de nombreux clients. Veerle Van Hoecke, HR copywriter et Saskia Neirinckx, VPR strategist & trend consultant évoquent tour à tour leur première expérience auprès d’un client.

Selon Saskia, certains clients ne se rendent pas compte du temps que les freelances consacrent à leur présentation ou ne donnent pas suffisamment d’informations au départ : « De nombreux clients en puissance tiennent à ne pas partager leur budget. J’ai donc du mal à faire une offre, car mon travail n’entre pas dans un moule. Je n’ai pas d’autre choix que de faire un devis en fonction du scénario idéal, ce qui implique inévitablement que j’y inclue une partie de la stratégie. Pas de problème, tant qu’il y a une intention claire de travailler ensemble. »

« Personnellement, je choisis de ne pas faire un pitch aux autres candidats, et j’attends de mon éventuel futur client qu’il soit transparent à mon égard, s’il y a d’autres personnes en lice. En effet, je peux décider si je vais faire un effort supplémentaire en proposant une stratégie avant la signature d’un accord. Je précise alors clairement qu’il s’agit d’une première estimation et que je peaufinerai mon offre dès que je connaîtrai son feedback et son budget. Mais ça ne sert à rien. On me dit parfois que je suis plus chère que d’autres candidats qui se trouvent subitement présents. Et puis, le client avait, de toute façon, un budget en tête.

« Chaque projet est taillé sur mesure et donc, en plus d’un pitch, la présentation d’une stratégie est indispensable dans la première phase pour présenter vos services. Cela nécessite un travail considérable : recherches, négociations avec le client pour vérifier que nous sommes sur la même longueur d’onde… Et, malgré tout, vous ne recevez pas de feedback ou le client décide d’agir différemment. Mes efforts se donc révélés inutiles et le client a bénéficié de conseils gratuits. »

Si un budget est prévu, même s’il ne constitue qu’une première indication, présentez-le. Le freelance peut alors se caler sur un ordre de grandeur réaliste.

Une collaboration et un plan budgétaire correspondent, en tout cas dans mon cas, à un ‘work in progress’, et mon business suppose du sur mesure, ce qui est plus coûteux. Seuls des briefings clairs, une transparence et une coopération permettent d’arriver à élaborer une stratégie efficace et un budget correspondant. Si un budget est prévu, même s’il ne constitue qu’une première indication, présentez-le. Le freelance peut alors se caler sur un ordre de grandeur réaliste. Ne pas fournir de briefing ou de budget, laisser un freelance établir une offre sur la base d’informations limitées, puis évaluer uniquement le prix, ne seront pas bénéfiques pour votre projet. Beaucoup de temps inutile et « non facturable » serait, alors, demandé au freelance.

Effet d’entraînement

Comment bien intégrer un freelance ? Veerle explique : « Lorsque j’ai commencé chez ce client, il y a quelques années, j’étais dans une équipe de projet avec deux autres indépendants. L’Account manager nous a vraiment bien entourés pour réussir cette mission. Et ça a marché. Elle était ouverte à toutes les questions, non seulement sur le projet, mais aussi sur la charge de travail et même sur les factures, alors qu’un service à part s’en occupe. Elle nous a présentés petit à petit à d’autres personnes de l’entreprise pour de nouveaux projets. »

Veerle a également bénéficié de tout l’espace et de toute l’aide dont elle avait besoin pour mener à bien le projet. « Que nous télétravaillions ou que nous fussions au bureau, cela était égal. Nous recevons une confiance absolue : nous avons le meilleur résultat en tête et faisons nos propres choix. Il va de soi que nous devons être disponibles pour participer à des réunions avec les clients finaux. Mais la flexibilité va dans les deux sens. »

« Ce que j’aime particulièrement, c’est que nous sommes également invités à team events. Nous pouvons ainsi mieux connaître les personnes avec lesquelles nous travaillons. Et une bonne idée peut des fois surgir comme ça, l’air de rien. »

Nathanëlla Monsaert is redacteur en grafisch vormgever. Met haar jarenlange ervaring werkt ze elke communicatie uit van A tot Z. Of hoe ze het liever zelf zegt: van A naar Beeld. Ze is een storyteller pur sang en gaat voor NextConomy vooral op zoek naar boeiende verhalen bij freelancers. Voir tous les articles de Nathanella Monsaert