"Exploring the future of work & the freelance economy"

Se dire au revoir ou l’offboarding

L’offboarding ou le processus de fin de mission est déterminant pour l’entreprise comme pour le freelance, c’est l’avenir de la relation qui est en jeu et c’est la dernière impression que les deux parties garderont l’une de l’autre. Car c’est lorsque l’on croit que la collaboration est close que le moment le plus important arrive…

Objectifs de la mission

Dans un premier temps il faut s’assurer que les objectifs de la mission ont été bien remplis et que tous les livrables ont été rendus. Il faut en particulier veiller à la bonne passation d’informations pour que les équipes de permanents puissent reprendre le projet en cours de route sans qu’il n’y ait d’élément manquant.

C’est aussi l’occasion d’un entretien entre le freelance et son interlocuteur privilégié afin de recueillir les feedbacks sur l’expérience au sein de l’entreprise, sur l’intégration parmi les équipes et peut-être de s’enrichir des suggestions d’améliorations du processus d’accueil.

Le manager peut en profiter pour donner une recommandation au freelance. Les travailleurs indépendants remettent en jeu leur réputation à chaque mission, si celle-ci a été un succès, une recommandation de la part du chef de projet sera valorisée par le freelance pour ses prochaines missions. Sur les plateformes cette étape est bien souvent obligatoire pour clôturer une mission.

Conserver une trace du passage

Enfin, une étape cruciale souvent oubliée est de prendre le temps de conserver une trace du passage du freelance dans l’entreprise en faisant rédiger une courte note au chef de projet qui commente la mission passée. De cette façon, à l’avenir, les différents chefs de projets pourront faire appel aux freelances du réseau de l’entreprise en s’appuyant sur ces notes des collaborations passées.

Et c’est lorsque l’on croit que la collaboration est close que le moment le plus important arrive.

Entretenir la relation

Freelances et entreprises entretiennent une relation ambigüe. S’ils ne souhaitent surtout pas dépendre totalement l’un de l’autre ni trop s’attacher, les deux parties ont tout intérêt à maintenir un contact suffisamment proche. Tout en gardant leurs distances, freelances et entreprises tentent de se rendre attractifs l’un pour l’autre une fois qu’ils ont collaboré une première fois. (Oui, en remplaçant quelques mots, on obtient une description assez fidèle du début des relations amoureuses et autres dates. 🤫)

            Freelances et entreprises entretiennent une relation ambigüe.

Si la mission s’est bien passée, un offboarding réussi prend ici tout son sens pour créer une relation de long terme entre le freelance et l’entreprise.

Il sera toujours plus intéressant pour une entreprise de faire appel aux services d’un freelance qui a déjà travaillé pour elle car ce dernier connaît déjà la culture d’entreprise, les processus et les attentes des managers. Il sera plus efficace et la communication sera meilleure.

Question de coûts

De plus, faire appel à un freelance dont l’entreprise a déjà pu juger du travail permet de réduire les coûts liés à l’asymétrie d’information sur le marché. Avant d’avoir collaboré avec un freelance, une entreprise a du mal à juger si le TJM annoncé par le freelance reflète sa véritable valeur. Sur le marché des prestations intellectuelles, l’asymétrie d’information est en faveur des freelances de la même façon qu’elle est en faveur des vendeurs de voiture d’occasion dans l’article « The Market for lemons » d’Akerlof.

De plus, le coût de recherche du talent diminue, il n’y a plus besoin de passer du temps en interne ou de payer un prestataire pour trouver un talent, il fait déjà partie du réseau de freelances de l’entreprise, il suffit de le solliciter à nouveau.

Du côté du freelance, maintenir des liens avec une entreprise pour laquelle il a déjà travaillé lui permettra plus facilement d’effectuer d’autres missions plus tard s’il le souhaite et il dispose alors d’un réel avantage sur le marché. Son onboarding sera plus rapide et il sera très vite opérationnel.

Garder des liens

En fonction de la taille de l’entreprise, “garder des liens” prend des formes bien différentes.

Un simple groupe LinkedIn, groupe Facebook ou une chaîne Slack peuvent suffire pour les plus petites structures. Dans le cas de grandes entreprises qui traitent avec plusieurs centaines de freelances, pour organiser le suivi et l’interaction, il peut être intéressant de se doter d’un Freelance Management System et de créer une fonction pour qu’une personne se charge d’animer le vivier de talent.

Un Freelance Management System (FMS) est un outil permettant de gérer les effectifs freelances de A à Z : signer le contrat, NDA, automatiser le paiement, créer des listes de freelances et garder des notes de chaque collaboration, piloter la répartition et la disponibilité pour chaque projet … Je vous invite à jeter un œil à ce que propose Kalo que j’avais rencontré à San Francisco pour découvrir la solution.

La loyauté

Si l’expérience du freelance dans l’entreprise a été bonne, il aura très certainement envie d’effectuer de nouvelles missions.  Le freelancing ne signifie pas la fin de la loyauté, bien au contraire. Pour entrer dans une démarche vertueuse, la clé est d’impliquer les freelances sur des projets stratégiques, pour lesquels l’entreprise leur fait confiance, leur donne un contexte et de la visibilité sur l’impact de leurs actions.

J’avais rencontré Jeff qui est freelance en politiques publiques pour Microsoft à San Francisco depuis 9 ans maintenant. Si après toutes ces années il continue d’effectuer des missions pour le géant américain c’est pour la confiance que l’entreprise place en lui. Son chef de projet a pris le temps de comprendre les missions qui l’intéressent et n’hésite pas à faire appel à lui pour des projets clés de l’entreprise tout en lui laissant la totale liberté dans la réalisation de son travail. S’il a la liberté de travailler pour d’autres clients, il n’en a jamais ressenti le besoin tant il sent que son expertise est valorisée au sein de Microsoft.

 

Cet article a initialement été publié dans la newsletter le Billet du futur.

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