De klantenlisting of btw-listing: jaarlijks indienen vóór 31 maart
Als btw-plichtige moet je elk jaar vóór 31 maart je zogeheten ‘klantenlisting’ of ‘btw-listing’ bij de FOD Financiën indienen. Doe je dat niet, dan riskeer je fikse boetes.
1. Btw-listing, wat is het?
De btw- of klantenlisting is een lijst die je als bw-plichtige ondernemer jaarlijks bij de FOD Financiën moeten indienen. Op die lijst vermeld je alle Belgische btw-plichtige klanten voor wie je in het jaar voordien prestaties geleverd hebt.
2. Wat staat erin?
In een klantenlisting hoef je enkel klanten met een Belgisch btw-nummer op te nemen, en geen:
- klanten met een buitenlands btw-nummer,
- particulieren en vrije beroepers die enkel van btw vrijgestelde handelingen verrichten,
- klanten aan wie je minder dan 250 euro (excl. btw) gefactureerd hebt (zelfs al hebben ze een Belgisch btw-nummer).
Ook handelingen die vrijgesteld zijn van btw (lidgelden van vzw’s, medische prestaties, de verhuur van onroerende goederen …) moet je niet in de lijst opnemen.
Opgelet, heb je buitenlandse klanten die ook een Belgisch btw-nummer hebben, dan moet je je prestaties op dit Belgisch btw-nummer wel aangeven.
3. Een speciaal geval: de nihil-listing
Heeft geen een van je klanten een Belgisch btw-nummer? Factureerde je aan al je klanten minder dan 250 euro? Of leverde je een jaar lang niets van prestaties? Ook dán is een klantenlisting verplicht, maar je mag hem wel leeg laten. We spreken dan van een ‘nihil-listing’.
Drie belangrijke kanttekeningen:
- Val je onder de gewone btw-regeling, dan zal je boekhouder de nihil-listing aangeven in je laatste periodieke btw-aangifte van het jaar (de aangifte van december of het vierde kwartaal).
- Val je onder de forfaitaire landbouwregeling, dan dien je nooit een gewone btw-aangifte in. In dat geval is je boekhouder wél verplicht om een lege klantenlisting naar de FOD Financiën op te sturen.
- Geniet je van de btw-vrijstellingsregeling, ook wel de kleine ondernemingsregeling genoemd? Dan mag je de nihil-listing volledig negeren. Je hoeft helemaal niets in te dienen.
4. Wat na een stopzetting?
Zet je je activiteiten als btw-plichtige stop, dan moet je binnen de drie maanden na verlies van je btw-plicht een laatste klantenlisting indienen. Je krijgt hiervoor normaal gezien wel een brief van je btw-controle. Let op: je bent btw-plichtig totdat je btw-nummer officieel uit de KBO geschrapt is.
5. Hoe indienen?
In de praktijk heb je de keuze: ofwel doe je dit zelf, ofwel vult je boekhouder de listing in. In het eerste geval is dat al een stukje gebruiksvriendelijker dan vroeger: via de Intervat-toepassing van de FOD Financiën.
6. Vermijd boetes
De jaarlijkse deadline van de klantenlisting is 30 maart. Gebeurt dit niet, dan riskeer je een boete van 25 tot 3.000 euro. De boete wordt trapsgewijs opgelegd, afhankelijk van het aantal afnemers dat ontbreekt en de periode dat je te laat bent. Wanneer je je listing vergeet in te dienen, kost dit 3.000 euro, zelfs al gaat het om een nihil-listing.
Bron: De klantenlisting of btw-listing: jaarlijks indienen vóór 31 maart