Hoe brief je een freelancer over jouw project?

Een goede briefing maakt meteen duidelijk wat jouw doelstellingen zijn zodat de freelancer gestructureerd en efficiënt kan werken. Hoe informeer je een freelancer het best over een project?

Bepaal de doelstelling van het project. Schrijf concreet neer wat de objectieven zijn die de freelancer moet behalen, inclusief alle details hoe hij die kan bereiken. Hoe meer info je geeft, hoe beter.

Bepaal de doelgroep. Voor welke doelgroep werkt de freelancer? Wie is de ideale klant? Een klantenprofiel maakt het leven van een freelancer zoveel gemakkelijker.

Documenteer al jouw bedrijfsprocessen. Laat je medewerkers een procedureboek schrijven van hun functie zodat als die medewerker ziek wordt of het bedrijf verlaat, iemand anders de job gemakkelijk kan overnemen. Die informatie is ook cruciaal voor freelancers.

Bezorg zeker volgende basisinformatie: jouw markt, visie en missie, klantenprofiel, doelstellingen, budget, achtergrondinfo, tijdstippen vergaderingen, planning, voorbeelden, namen en mailadressen van collega’s, …

Culturele fit. Niet alleen de vaardigheden van een kandidaat-freelancers zijn belangrijk, past hij of zij ook binnen jouw organisatie? Beide aspecten zijn nodig om te slagen in de opdracht. Start daarom bijvoorbeeld eerst met een kleine opdracht waarbij alle partijen elkaar leren kennen.

Goed onthaal. Behandel je freelancers als je vaste medewerkers. Zorg ervoor dat iedereen op de hoogte is van zijn komst, dat de werkplek in orde is en dat de freelancer weet bij wie hij terecht kan met vragen.

Lees ook: Ben ik als freelancer hier wel welkom?

Langetermijnvisie. Een freelancer kan misschien maar een paar weken of maanden voor je werken, maar besef dat je hem later nog nodig kan hebben en dat hij ook jarenlang een ambassadeur is van je organisatie. Elke freelancer heeft tijd nodig om de interne cultuur van je organisatie te leren kennen.

Geef feedback. Hoeveel ervaring de freelancer ook heeft, elk project bevat elementen die nieuw zijn voor hem. Maak dus regelmatig tijd vrij om constructieve feedback te geven en stuur bij waar nodig.

Sta open voor input. Freelancers met heel wat ervaring, delen graag hun kennis met hun opdrachtgevers. Soms hebben ze een andere visie over een bepaald deelaspect en schromen ze er zich niet voor die te delen. Beschouw dit als een voordeel want jouw organisatie heeft hier veel baat bij.

Lees ook: “Door opnieuw in loondienst te gaan, besefte ik hoe graag ik freelancer ben”

Geef voldoende vrijheid. Zie een briefing als een hulpmiddel zodat de freelancer goed uit de startblokken schiet. Maar geef je extern talent ook voldoende ruimte om te initiatief te nemen en te experimenteren. Ga ook niet micro managen.  Zo dood je elke creativiteit. Het beste resultaat bereik je wanneer er een balans is tussen de expertise van de freelancer en jouw kennis.

Lees ook: Zo wapen je je tegen schijnzelfstandigheid en De vrijheid van organisatie van werk