"Exploring the future of work & the freelance economy"

Je adminstratie digitaliseren? 5 tips van een expert

Een digitale administratie brengt tal van voordelen met zich mee: van een fikse tijdsbesparing tot meer flexibiliteit. Logisch dus dat steeds meer zelfstandigen ervoor kiezen om via digitale tools samen te werken met hun accountant. Maar waar begin je precies? SBB-expert Pieter Vranckx biedt raad.

De interessantste manier om je administratie als ondernemer te digitaliseren is met een zogeheten klantenplatform: een centrale hub waar jij en je accountant vlot kunnen samenwerken. Jij stuurt facturen en andere financiële documenten digitaal door, waarna je accountant die meteen kan inboeken. Zo krijg je steeds een actueel zicht op je laatste cijfers en kan je onderbouwde beslissingen nemen.

Om de eerste stappen daartoe te zetten, geeft Pieter Vranckx, productmanager fiscaliteit bij SBB, enkele tips.

  1. Kies voor een open platform

Een ideaal platform kan ook ‘praten’ met de andere tools die je gebruikt voor je business. Concreet: het kan vlot gegevens uitwisselen met bijvoorbeeld je CRM-tool of facturatieprogramma. Hoe meer al je applicaties met elkaar geïntegreerd zijn, hoe minder handmatig werk voor jou én hoe consistenter de informatie die je uit die tools haalt.

Dat betekent dat het platform voldoende ‘open’ moet zijn. Informeer je dus grondig op voorhand over de integratiemogelijkheden.

  1. Digitaliseer al je facturen

Probeer zoveel mogelijk met digitale facturen te werken. En vraag je leveranciers om hetzelfde te doen. Je inkomende en uitgaande facturen kan je bijhouden op gratis clouddiensten zoals Google Drive of Dropbox. Maar soms krijg je onvermijdelijk nog papier, denk maar aan parkeer- of restaurantbonnetjes. Sommige tools, zoals sbbSLIM, laten echter toe om een foto van een papieren exemplaar te uploaden. Zo zet je papier om naar digitaal.

Overal UBL-facturen?

Steeds meer bedrijven gebruiken UBL-facturen. UBL staat voor Universal Business Language, een internationale standaard voor digitale facturen. De meeste boekhoudplatformen verwerken zonder problemen UBL.

  1. Maak van facturen uploaden een gewoonte

Met een sterk digitaal platform kan je de evoluties in je inkomsten, kosten en bedrijfsresultaten van dag tot dag opvolgen. Daar hangt wel een belangrijke voorwaarde aan vast: je stuurt je facturen op tijd en stond door.

Pieter: “Enkele dagen voor het afsluiten van een kwartaal met een stapel facturen naar je boekhouder trekken, is nooit een goed idee: tijdig bijsturen is vaak moeilijk, waardoor de administratie niet altijd 100% foutloos verloopt. Bij een digitale administratie is dat niet anders. Laat je facturen dus niet liggen en upload ze zo snel mogelijk.”

Dankzij digitale tools kan je je administratie 24/7 regelen, waar je ook bent.

  1. Begin op een sleutelmoment

In principe kan je op elk moment starten met een digitale administratie, maar dat is niet altijd de verstandigste keuze. Pieter: “Je kiest beter voor een sleutelmoment zoals een nieuw kwartaal of de start van een nieuw boekjaar. Zo moet je niet al te veel data overzetten en staan alle gegevens netjes op dezelfde server.”

  1. Ga voor een slimmere samenwerking met je boekhouder

Dankzij een klantenplatform moet je nooit meer facturen en bonnetjes binnen brengen bij je boekhouder, waardoor je tijd wint. Pieter: “De meeste platformen hebben ook een dashboard waarop je een aantal cijfers kan opvolgen. Die financiële inzichten zijn een goeie basis om regelmatig met je accountant te brainstormen over investeringen en andere mijlpalen. De tijd die je accountant wint dankzij digitalisering, kan hij investeren in advies voor jouw business. Een win-win situatie dus.

SBB is een Vlaams accountants- en advieskantoor met 30 vestigingen (zie hier voor een overzicht) en meer dan 20.000 cliënten uit alle sectoren. U kan bij SBB terecht voor vragen in verband met accountancy, fiscaliteit, milieu- en omgevingsadvies, zakelijk-juridisch advies, strategisch advies, successieplanning en startersadvies.

Bekijk alle berichten van SBB