Het UBO-register voor vennootschappen in 4 vragen

Aan databases en centrale registers geen gebrek in de ondernemerswereld. En eind 2018 kwam er nog eentje bij: het Ultimate Beneficial Owners-register, kortweg UBO-register. Dat verzamelt een aantal gegevens van Belgische vennootschappen – een maatregel tegen witwas, fiscale fraude en financiering van terrorisme. Wat moet u onthouden?

1. Wie moet wie registreren?

De verplichting tot registratie slaat op elke zogeheten ‘informatieplichtige’. Dat zijn niet alleen vennootschappen, maar ook vzw’s, stichtingen, trusts en vergelijkbare entiteiten. De term UBO doelt dan weer op een natuurlijke persoon die eigenaar is van of zeggenschap heeft over die informatieplichtige. In een vennootschap bent u UBO als u meer dan 25% van de aandelen of stemrechten bezit of als u zeggenschap heeft over de vennootschap op een andere manier, zoals bijvoorbeeld op basis van een aandeelhoudersovereenkomst. Zijn er geen UBO’s aan te wijzen op deze gronden, dan moeten de bestuurders of zaakvoerders van de vennootschap als UBO worden ingeschreven.

2. Wat moet u concreet doen?

Als informatieplichtige moet u een aantal basisgegevens van uw UBO’s doorspelen: naam, geboortedatum, nationaliteit en adres. Ook de ‘categorie’ van UBO (heeft hij bijvoorbeeld meer dan 25% van de aandelen, of op een andere manier zeggenschap over het bedrijf?) hoort thuis in de database, net zoals de datum waarop hij UBO werd. Daarnaast moet u bewijsstukken toevoegen die de door u aangegeven categorie staven.

U geeft die gegevens door via het onlineplatform MyMinFin, waarna ze in het UBO-register terechtkomen. Uw SBB-adviseur kan u hierin bijstaan. De data blijven daar bewaard tot 10 jaar na het einde van uw vennootschap of vereniging.

3. Waarom eigenlijk?

Het register moet een krachtig wapen vormen tegen witwaspraktijken, fiscale fraude en terrorismefinanciering. Naast overheden en de fiscus hebben daarom ook economische beroepsbeoefenaars, adviseurs, notarissen, advocaten en banken toegang. Ook burgers krijgen (beperkte) inzage in de data.

4. Wat als u niet (tijdig) registreert?

Bij niet-registratie loopt u als bestuurder van een informatieplichtige persoonlijk het risico op een boete tussen 250 en 50.000 euro. Ook als de gegevens of bewijsstukken onvolledig of van onjuist zijn, riskeert u een financiële sanctie.

Uitstel UBO register: tijd tot 30 september 2019

Het nieuwe UBO-register, ook wel rijkenregister genoemd, werd wettelijk gelanceerd via de wet van 18.09.2017 tot voorkoming van het witwassen van geld en de financiering van terrorisme. Op 11 januari 2019 werden de externe UBO-mandaten beschikbaar gesteld. Vanaf die datum kan u uw boekhouder of accountant mandateren om deze administratieve verplichting voor u te vervullen. Minister De Croo geeft nu uitstel tot 30 september 2019 om de gegevens in het register in te voeren.

SBB is een Vlaams accountants- en advieskantoor met 30 vestigingen (zie hier voor een overzicht) en meer dan 20.000 cliënten uit alle sectoren. U kan bij SBB terecht voor vragen in verband met accountancy, fiscaliteit, milieu- en omgevingsadvies, zakelijk-juridisch advies, strategisch advies, successieplanning en startersadvies.

Bekijk alle berichten van SBB