"Exploring the future of work & the freelance economy"

Opdrachtgever, heb je al een eigen HR-beleid voor jouw freelancers? 10 praktische suggesties

“Het is verontrustend dat nog maar een derde van de bedrijven een formele HR-strategie voor zijn freelance medewerkers heeft” zeggen onderzoekers van de Antwerp Management School. Hierbij tien suggesties wat er in dat beleid voor freelancers zou kunnen staan.

Een nieuwe arbeidsmarkt van vraag en aanbod tekent zich af: steeds meer freelancers werken op tijdelijke basis voor een bedrijf. Freelancers maken al 7% uit van de werkende populatie in ons land (SERV, okt 2017). En 97% van de Belgische bedrijven maakt geregeld gebruik van de diensten van freelancers. Vaak heeft zo’n 10% van het volledige ‘medewerkersbestand’ een zelfstandig statuut.

Deze laatste vaststellingen komen uit een recente enquête van Antwerp Management School en SD Worx in het kader van hun leerstoel ‘Next Generation Work: Creating Sustainable Careers’. In hun conclusie vinden de auteurs het verontrustend dat nog maar een derde van de bedrijven al een formele HR-strategie ontwikkelde voor zijn freelance medewerkers…

Naar een apart HR-beleid

Talent is erg schaars en deze schaarste is ‘here to stay’. In deze arbeidsmarkt kan je als freelancer meer verdienen en meer je eigen focus ontwikkelen dan in loondienst. Freelance werk blijft dus toenemen en aan belang winnen. Hoog tijd voor organisaties om  een eigen beleid voor deze flexibele zelfstandige werkkrachten te ontwikkelen. Bij zo een specifieke HR-strategie komt het op er aan om de voordelen (zoals snelle inzetbaarheid, wendbaarheid en extra expertise) te maximaliseren en tegelijk de mogelijke nadelen (zoals o.a. minder gezag en volatiliteit) te beperken.

Het is verontrustend dat nog maar een derde van de bedrijven een formele HR-strategie voor zijn freelance medewerkers heeft.

Met een louter reactieve, intern versnipperde of ad-hoc-benadering van de ‘gig economy’ is de kans groot dat je telkens opnieuw kostbare tijd verliest en kansen mist om het beste talent aan te trekken. Het komt er op aan de omgang met zelfstandige specialisten een duidelijke plaats te geven in je totale ‘personeelsbeleid’.

In de Angelsaksische wereld staat men al een stuk verder in de ideeënvorming over het proactief benaderen van freelancers. Het leek ons daarom nuttig om enkele Engelstalige websites (*) af te struinen. We gingen er op zoek naar de, ons inziens, meest aangewezen praktijktips voor ondernemers, inkopers en HR-verantwoordelijken. In onze compilatie focusseren we vooral op de sociale en organisatorische implicaties. De juridisch-technische aspecten laten we hier buiten beschouwing.

Tips voor ondernemers, inkopers en HR-verantwoordelijken

  1. Integreer freelancers in je strategisch HR beleid. Beschouw freelancers niet als een reddingsboei in noodgevallen – of een lade die je in uitzonderlijke gevallen vlug opentrekt – maar als een essentieel onderdeel van de groeistrategie van je organisatie. Deze vragen doen er echt toe: Waar zet je wel of net niet freelancers in? En waarom? Hoe benader je de beste talenten? Wat heb je hen precies te bieden?…
  2. Centraliseer het administratief beheer van alle freelancers. Het alternatief (afzonderlijk per afdeling of versnipperd over diverse business units) is minder efficiënt en dus duurder. Als meerdere afdelingen eigenhandig en ongecoördineerd dienstverleningsakkoorden afsluiten verlies je bovendien het overzicht.
  3. Identificeer de eventuele risico’s voor de organisatie. Denk hierbij aan mogelijke juridische of financiële implicaties, het belang van de coördinatie en de goede bedrijfsreputatie, de bescherming van je vertrouwelijke gegevens, de toegang tot het pand e.d.
  4. Leg een pijplijn of een wervingsreserve aan van mogelijke freelancers. Als er zich een dringende vraag naar een specifieke ervaring of expertise voordoet moet je snel kunnen schakelen. Laat niets (meer) aan het toeval over: ook goede freelancers zijn schaars!
  5. Zorg voor een vlot, kort en gestroomlijnd aanvaardingsproces. Laat belangstellenden die reageerden op een oproep altijd snel weten of ze in aanmerking komen of niet. Desnoods moet je voor freelancers andere selectietools gebruiken.
  6. Bouw een persoonlijke relatie met hen op. Zeker als je uit bent op een samenwerking over een lange termijn. Tracht hen zoveel mogelijk te betrekken in de sociale context van de aanwezige teams, geef ze het gevoel dat ze er echt bij horen (al is het maar tijdelijk). Stel alle faciliteiten van het bedrijf ook voor hen open. Als je hen – afgezien van het statutaire verschil – zoveel mogelijk als je eigen medewerkers behandelt, zullen zij op hun beurt ook meer geneigd zijn zich voluit in te zetten voor je bedrijf en je klanten.
  7. Houd rekening met hun specifieke verwachtingen en doelen. Waarom zijn zij freelancer? Welke return verwachten zij voor hun inspanningen? Weet dat velen op zoek zijn naar interessante opdrachten waarin ze zich gespecialiseerd hebben en waarin ze verder kunnen groeien.
  8. Wees duidelijk over jouw verwachtingen betreffende de kwaliteit van de gewenste output. Geef ze vooraf de nodige context en laat ze zeker de achterliggende doelstellingen kennen. Vergeet niet om hen over de missie en visie van je organisatie te informeren. Maar wees karig met concrete uitvoeringsinstructies: het is wettelijk verboden en bovendien, elke freelancer heeft zijn eigen methode. Ze in het ‘keurslijf’ van de vaste medewerkers dwingen, is strikt verboden.
  9. Geef ze tijdens en/of na de opdracht voldoende specifieke feedback op hun output. Je concrete feedback is nuttig voor hun volgende opdrachten. Wees ook tijdens de uitvoering bereikbaar voor vragen. Houd de feedback ook zelf bij zodat je later voor elke freelancer nog weet hoe tevreden je was over diens output.
  10. Respecteer de geldende marktprijzen en de betaaltermijnen. Een termijn van drie maanden mag misschien gebruikelijk zijn voor leveranciers, maar zelfstandige freelancers beschikken doorgaans niet over een dergelijke financiële buffer. Houd je daarom liever aan maandelijkse betalingen. En gun ze eventueel eens iets extra…

Bronnen :

Businessadvice.co.uk ,  Hrmagazine.co.uk ,  Recruiter.com ,  Cornerstoneondemand.com,  Hbr.org, managementtoday.com ,  personeltoday.com

 

Philip Verhaeghe is een onafhankelijk adviseur en een freelance redacteur voor vakbladen, bedrijven en organisaties. Focusseert op ‘ondernemen’ in al zijn vormen: van de legaltech start-up tot en met maatschappelijk verantwoord investeren. Onderzoekt zowel de nieuwste trends als de klassieke uitdagingen die elke dag opnieuw het verschil kunnen maken in de bestuurskamer of het directiecomité.

Is als expert ‘deugdelijk bestuur’ verbonden aan Etion en Toolbox. Werkte als algemeen secretaris voor VKW, het Instituut voor Bestuurders, Corgo en RNCI.

Always in for a game of chess or a tweet.

Bekijk alle berichten van Philip Verhaeghe