Welke gevolgen heeft de GDPR voor recruitment en de inhuur van extern talenten?

Nathanella Monsaert door
Geen reacties
Welke gevolgen heeft de GDPR voor recruitment en de inhuur van extern talenten?

De opnames en samenvatting van een NextConomy webinar over de gevolgen van de GDPR/AVG regelgeving voor recruitment & inhuur van extern talent.

Maak een overzicht van waar allemaal binnen je bedrijf persoonsgegevens circuleren en leg dat vast in een register. Denk daarbij ook aan gegevens van sollicitanten en freelancers. Ga samen zitten met leveranciers, bijvoorbeeld rekruteringsbedrijven, om af te spreken wie welke rol vervult.  Dat zijn een paar van de vele tips die de experten gaven op het NextConomy webinar GDPR en de gevolgen voor recruitment en inhuren extern talent.  Een webinar dat gegeven is in samenwerking met experten van Federgon, Tapfin en proUnity (de opnames staan onder aan deze pagina). 

Meer privacy voor kandidaten

De General Data Protection Regulation (GDPR) of de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) wordt vanaf  op 25 mei 2018 gehandhaafd. Enkele GDPR-experten deelden tijdens het webinar van NextConomy hun tips voor HR, inkopers en providers.

De GDPR verhoogt de bescherming van persoonsgegevens. En dat geldt zeker ook voor data van sollicitanten en freelancers die op een opdracht reageren. Een cv, een introductiemail over een kandidaat van een bureau, aantekeningen van een sollicitatiegesprek: het is allemaal onderdeel van de persoonsgegevens.

Kandidaten moeten onder meer weten waarom je hun gegevens vraagt, wat je met die info doet en hoelang je die bijhoudt. De GDPR roept heel wat vragen op bij HR, inkopers van talent en providers. Wie draagt de verantwoordelijkheid? Hoe beveilig je de data en wat zijn de gevolgen voor je recruitment proces?

Natasja Engels (jurist, FEDERGON )

  • Reageert een kandidaat op een vacature of een opdracht, dan is het logisch dat je die gegevens verwerkt voor de procedure.  Je moet wel duidelijk communiceren wat je met die gegevens gaat doen. Gegevens van kandidaten mogen niet onbeperkt bewaard blijven. Lastig als je een talentpool wilt opbouwen. Vraag dan opnieuw expliciet toestemming om de gegevens daarvoor te mogen gebruiken.
  • Met welke partijen werk je allemaal samen om aan het juiste personeel en freelancers te komen? Hoeveel schakels zitten er in die keten? Ga met hen in gesprek en onderzoek hoe zij met hun data omgaan. Maak contractuele afspraken in verwerkersovereenkomsten.
  • Documenteer goed wat je doet! Bij een controle wordt ook zeker naar de inspanningen die je gedaan hebt gekeken.

Pieter Decruynaere (jurist, TAPFIN)

  • Zorg ervoor dat niet alleen je management alles weet over de GDPR, maar ook je personeel. Stel voor hen een communicatieplan op met de do’s en don’ts.
  • Inventariseer je data en leg die vast in een register. Breng dus in kaart wie, waar en hoe persoonsgegevens gebruiken en verwerken. Leg ook hun doeleinden vast. Heb  aandacht voor bijzondere categorieën van gegevens zoals gezondheid.
  • Bekijk samen met de IT-afdeling de beveiliging van je databeheersysteem.
  • Evalueer regelmatig de opgelegde maatregelen.
  • Leg minimale eisen op aan je leveranciers en onderaannemers. Leg afspraken goed vast in nieuwe overeenkomsten, maar ga ook actief na hoe zij voldoen aan hun verplichtingen rond de GDPR. Gegevens van sollicitanten en freelancers die een baan of een opdracht hebben gekregen mag je niet zomaar bewaren of opnemen in een talentpool. Vraag dus expliciete toestemming om voor een bepaalde duur toch nog de gegevens bij te houden.

Ruben Roex (jurist van Timelex, namens proUnity)

  • Organisaties met minder dan 250 personeelsleden hoeven op zich geen dataregister bij te houden. Maar er zijn zoveel uitzonderingen op die regel, dat iedereen die in de HR-branche werkt eigenlijk altijd wel verplicht is een register aan te leggen.
  • Maak goed onderscheid tussen wie een ‘verwerker’ is en wie een ‘controller’, de verantwoordelijke voor de data.
  • Het Vendor Management Systeem (VMS) beheert de gegevens van freelancers die zich registeren op het platform en van de leveranciers. Vaak is een VMS meer dan alleen een verwerker van gegevens. Stem dit dus goed af met uw VMS-leveranciers en met al je online leveranciers

Meer informatie?

In de onderstaande opname van het webinar kan je de drie presentaties plus de vragen die gesteld zijn door deelnemers nog eens rustig kijken. Ook de gebruikte slides zijn hieronder zichtbaar. Op NextConomy zullen we nog in de komende maanden meer informatie geven over dit onderwerp (abonneren op onze nieuwsbrief kan hier)

Video:

Slides:

Over de auteur
Nathanella Monsaert

Over Nathanella Monsaert

Redacteur / Rédacteur NextConomy

Bekijk alle berichten van Nathanella Monsaert >

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *