10 stappen voor het uitbesteden van inhuurprogramma

Er is geen beste of betere MSP en al helemaal niet een ‘one size fits all’. Elke aanbieder heeft zijn eigenheden, net zoals elke uitbestedende organisatie andere doelstellingen heeft, een eigen cultuur en visie. De oefening ‘zelf doen of uitbesteden?’ dient door organisaties zorgvuldig en grondig  te worden gemaakt. Verkeerde keuzes kosten niet alleen veel geld maar leiden ook tot grote ontevredenheid in je eigen organisatie.

1 Breng je huidige inhuur-situatie in kaart
Breng in kaart hoe het huidige inhuurproces van A tot Z verloopt. Wie zijn de actoren in het proces en waarom is dit zo? Welke elementen binnen het huidige inhuur-gebeuren hebben een impact op het succes? Hoe tevreden zijn de betrokkenen over de verschillende fases en de uitvoering van het inhuur-gebeuren? Laat ze meedenken over waar kan verbeterd worden.Aangezien het zelfs bij een gedeeltelijke uitbesteding over een verandering van bestaande processen en geplogenheden gaat, is het cruciaal om alle betrokken partijen in je organisatie te betrekken bij je onderzoek. Alleen zo krijg je draagvlak voor de veranderingen die je wenst door te voeren.

2. Welk probleem wilt je oplossen?
Ga na waar de oorzaak van dit probleem ligt. Wat is prioritair en wat is ‘nice to have’?

3. Wat is je doel?
Wat wil je met name bereiken? Wat is het ideaal dat je wil nastreven? Kan uitbesteden aan een MSP hier een goede rol bij spelen en toegevoegde waarde bieden? Waarom overweeg je om een MSP-dienstverlener in te schakelen?

4.Doe een marktonderzoek
Voer eerst een deskresearch: welke MSP-aanbieders zouden in principe voor jou een goede rol kunnen spelen? Vervolgens laat je 2 à 3 van de aanbieders waar je een goed gevoel bij hebt, meekijken naar jouw probleem en laat ze meedenken over de oplossing.

• Bespreek zeker ook op voorhand hoe je samen de uitbesteding duurzaam maakt op langere termijn, maar gelijktijdig ook flexibel en aanpasbaar aan veranderende omstandigheden en wensen.
• Vraag een onderhoud met een vergelijkbare referentieklant.

5. Denk na over technologie
Wat wil je zelf in huis beheren en wat niet? Welke informatie wil je koppelen aan je eigen bestaande systemen?

6. Heel belangrijk: start met het einde in gedachte
Denk na over de langere termijn! De partner die je nu kiest moet over 2 of 3 jaar nog steeds meerwaarde bieden in een snel veranderende arbeidsmarkt en volatiele economische omgeving. Mogelijk start je nu met uitbesteding op de IT-afdeling maar is dit al snel ook aangewezen voor andere functies en profielen of op andere geografische locaties. Kan je partner ook dan nog volgen?

7. Vraag vervolgens om voorstellen of offertes
Eventueel geef je vooraf bepaalde uitgangspunten mee voor de offerte (voor een goede vergelijking) zoals:

• Zoek je een bepaalde partner die instaat voor een specifieke taak,
• Of ben je eerder op zoek naar een generalistische partner waar je met verschillende vragen terecht kunt (cf. one-stop shopping)? Deze partner werkt zich zoveel mogelijk in in de bedrijfscultuur en kan uitgroeien tot een ‘preferred supplier’ van het bedrijf.

8. Vraag om een presentatie/toelichting op de offerte en voorstellen/ideeën

• Bedenk dat diegene die je dagdagelijkse contactpersoon wordt een sleutelrol speelt in de tevredenheid over de uitbesteding
• Onderschat het belang van gedeelde visie en cultuurfit niet als basis voor vertrouwen en dus voor een optimale samenwerking
• Overweeg ‘in house’-dienstverlening voor grotere programma’s want dit verkort de communicatielijnen, is veel meer ‘op maat’ en doorgaans goedkoper in te richten
• Vraag helderheid over de kostprijs en het facturatiemodel.
• Bespreek het implementatietraject en hoe de MSP de ‘change’ die hierbij hoort zal aanpakken.

9. Contracteer de best bij jouw passende behoeftes leverancier

Bepaal heldere, meetbare en relevante SLA’s en KPI’s. Vergeet ook niet om een exitplan in je contract op te nemen voor het geval de samenwerking niet zo succesvol is als je verwacht.

10. SPOC

1. Bepaal op voorhand wie in je organisatie de relatie met de MSP-partner zal beheren.
2. Stel daartoe samen met je MSP-partner een matrix met rollen en verantwoordelijkheden en een communicatiematrix op
3. De resultaten van de uitbesteding van (delen van) het inhuurproces moeten op een afgesproken frequentie grondig geëvalueerd worden in lijn met de doelen en overwegingen die jij aan de start van het project hebt gesteld
4. Vraag je MSP-partner jaarlijks informatie over de arbeidsmarkt, nieuwe technologie, advies voor innovaties in de samenwerking, …

Tot slot

Zorg voor draagvlak bij je directie voor je aan deze oefening begint. De keuze van een MSP-partner is een strategische keuze om de organisatie ook in de toekomst van de juiste talenten op het juiste ogenblik te voorzien. Dit raakt de organisatie op gebied van haar continuïteit, innoverend vermogen en kostenniveau.