Voici comment externaliser votre programme d’embauche temporaire

Il n’existe pas de MSP parfait, et certainement pas de ’one size fits all’. Chaque fournisseur possède ses propres caractéristiques, tout comme chaque société qui externalise possède ses propres objectifs, sa culture et sa vision. La réflexion entre ‘faire soi-même ou externaliser’ qui doit être réalisée par les organisations demande d’être décortiquée soigneusement et minutieusement. Faire les mauvais choix coûte non seulement beaucoup d’argent, mais peut également mener à une insatisfaction majeure au sein de votre propre organisation.

1. Analysez votre situation actuelle en matière d’embauche temporaire
   Analysez de A à Z le fonctionnement actuel de votre processus d’embauche temporaire. Qui sont les acteurs de ce processus et quel est leur rôle ? Quels sont les éléments de l’actuel processus d’embauche temporaire qui contribuent à sa réussite ? Les personnes impliquées sont-elles satisfaites des différentes étapes et de l’exécution de ce processus ? Laissez-les prendre part à une réflexion portant sur les améliorations à apporter.Même lorsqu’il agit que d’une externalisation partielle, les processus utilisés et les habitudes en sont impactés, il est dès lors crucial d’impliquer dans votre analyse toutes les personnes concernées dans votre organisation. C’est ainsi que vous pourrez obtenir du soutien pour réaliser les changements que vous souhaitez.
2. Quel est le problème que vous voulez résoudre ?
   Analysez d’abord la cause de ce problème. Qu’est ce qui est prioritaire et qu’est ce qui serait ’nice to have’?
3. Quel est votre objectif ?
   Que voulez-vous précisément atteindre ? Quel idéal poursuivez-vous ? Est-il intéressant d’externaliser vers un MSP ? Cela va-t-il apporter de la valeur ajoutée ? Pourquoi envisagez-vous de faire appel à un fournisseur de services MSP ?
4. Faites une étude de marché
   Faites d’abord un travail de recherche : quels seraient, selon vous, les fournisseurs de services MSP qui sont en mesure de bien vous épauler ? Sélectionnez-en 2 ou 3 qui vous font bonne impression, soumettez-leur votre problème et laissez-les participer à la réflexion pour trouver une solution. N’oubliez pas d’envisager préalablement comment collaborer pour rendre cette externalisation durable à plus long terme, mais également flexible et modulable pour répondre à l’évolution des besoins et des situations. Demandez à rencontrer un client de référence qui vous est comparable.
5. Pensez à la technologie
   Que désirez-vous continuer à gérer en interne ? Que voulez-vous externaliser ? Quelles sont les informations que vous voulez coupler à vos systèmes actuels ?
6. Très important : ne perdez jamais de vue le but à atteindre
   Pensez long terme ! Le partenaire que vous choisissez doit encore pouvoir vous apporter de la plus-value d’ici les 2 à 3 prochaines années, sur un marché du travail qui évolue sans cesse et dans un environnement économique volatile. Aujourd’hui, vous allez commencer par externaliser l’embauche temporaire pour le département informatique. Demain, il sera peut-être intéressant de le faire pour d’autres fonctions et profils ou pour d’autres implantations géographiques. Votre partenaire pourra-t-il toujours suivre ?
7. Demandez ensuite des propositions ou des offres
   Vous pouvez éventuellement mentionner dans votre appel d’offre certains points de référence (afin de bien comparer), comme par exemple Recherchez-vous un partenaire responsable d’une tâche spécifique ; Ou êtes-vous plutôt à la recherche d’un partenaire généraliste avec qui vous pouvez envisager d’aller vers des domaines divers et variés (cf. le one-stop shopping) ? Un tel partenaire va pleinement s’investir dans votre culture d’entreprise et peut devenir votre ’preferred supplier’.
8. Demandez une présentation/explication de l’offre et des propositions/idées  N’oubliez pas que celle ou celui qui sera votre personne de contact au quotidien va jouer un rôle clé dans votre satisfaction. Ne sous-estimez pas l’importance de partager une même vision et une même culture d’entreprise, car elles sont les fondements de la confiance et d’une collaboration optimale. Privilégiez les services ’in house’ pour les programmes plus vastes, car cela réduit les niveaux de communication, est beaucoup plus sur mesure et normalement moins coûteux à mettre en place. Demandez de la clarté sur le prix de revientet le modèle de facturation. Discutez du processus d’implémentation et de la manière dont le MSP compte gérer le ’change’ qui en découle.
9. Concluez un contrat avec le fournisseur de services répondant le mieux à vos besoins
   Définissez des SLA et des KPI précis, mesurables et pertinents. N’oubliez pas d’inclure dans votre contrat les modalités de rupture au cas où la collaboration ne serait pas aussi fructueuse que prévue.
10. SPOC 
    1. 1. Pour ce faire, établissez ensemble avec votre partenaire MSP un tableau avec les rôles et responsabilités de chacun, et de là une matrice de communication.
       2. Les résultats de l’externalisation du processus (même partiel) d’embauche temporaire doivent être évalués attentivement à une fréquence convenue, conformément aux objectifs et considérations que vous aviez fixés en début de projet.
       3. Demandez à votre partenaire MSP des informations annuelles sur le marché du travail, les nouvelles technologies,  Déterminez à l’avance la personne qui au sein de votre organisation va gérer la relation avec le partenaire MSP. Réclamez-lui des conseils pour innover dans votre collaboration.

En guise de conclusion
Assurez-vous du soutien de votre direction avant de commencer cet exercice. Le choix d’un partenaire MSP est un choix stratégique permettant à l’organisation de disposer à l’avenir des bons talents au moment choisi.  Cela a un impact sur toute l’organisation et influence sa continuité, sa capacité à innover et le niveau de ses coûts.