Chief Freelance Officer : buzzword ou réalité

L’entreprise étendue

Derrière ce terme se cache un nouveau métier apparu au fil de l’augmentation de la proportion d’indépendants dans les entreprises. Aujourd’hui les effectifs des entreprises ne sont plus composés uniquement de salariés à plein temps, mais d’une main d’oeuvre hybride dont font partie entre autres les employés et les freelances. On parle de l’entreprise étendue. Le rôle du service des ressources humaines s’élargit et consiste maintenant à accueillir les talents au sein de l’organisation qu’ils soient freelances ou employés. Certaines entreprises en ont profité pour se réorganiser et créer ce nouveau rôle de CFO. (à ne pas confondre avec le Chief Financial Officer).

La nécessité de créer une nouvelle fonction

 Si les entreprises ont généralement du mal à travailler avec les freelances, c’est parce que les indépendants bousculent les structures établies, ils sont à cheval sur au moins trois départements bien distincts qui n’ont pas pour habitude de communiquer entre eux, surtout dans les organisations les plus grandes (achats, ressources humaines et équipes techniques). Plus l’entreprise est cloisonnée plus le bouleversement est important.

Malmené par les achats :

 Les freelances sont considérés comme des achats, dans certaines grandes entreprises, les recruteurs de freelances portent le titre “d’acheteur de prestation intellectuelles”. Le service achats a pour rôle de bien connaître le marché, d’identifier les fournisseurs et de passer commande en fonction des besoins des différents départements de l’entreprise. C’est également le service achats qui valide les conditions de contractualisation des fournisseurs, le délais de paiement, les conditions de livraison…

Or le service achats est censé passer commande auprès d’entreprises qui disposent d’un fond de trésorerie, d’un service comptable et d’un service juridique ce qui n’est pas le cas du freelance. Il n’est pas acceptable pour un indépendant d’être payé à 45 jours, d’avoir à effectuer plusieurs relances pour enfin percevoir sa rémunération, de devoir jongler entre plusieurs interlocuteurs et de parfois avoir à remplir des documents de plusieurs pages pour être agréé en qualité de fournisseur. S’il n’est pas possible de totalement se passer de ce service dans les grandes entreprises, nous pourrions imaginer la création de processus différenciés pour faciliter l’intégration des freelances.

Persona non grata chez les RH

Généralement, le service des ressources humaines rechigne à s’occuper des freelances en entreprise et ne s’intéresse qu’aux salariés. Historiquement c’est compréhensible, il n’y a pas si longtemps l’entreprise était composée principalement de salariés mais aujourd’hui les collaborateurs sont bien plus divers. Un responsable des ressources humaines qui limiterait son champ d’action aux salariés se priverait d’une partie essentielle des talents de l’entreprise. A Toronto, j’ai rencontré la responsable d’un Freelance Management System (outil utilisé par les grandes entreprises pour gérer les freelances). Elle m’a donné l’exemple d’un de ses clients dont les différents responsables des ressources humaines ne se sentaient pas concernés par les freelances, ils ne répondaient pas aux questions posées et les envoyaient vers les managers concernés. Par ailleurs les indépendants n’étaient pas conviés aux différents événements de l’entreprise.

La roulette russe dans l’opérationnel

Les freelances sont ensuite intégrés dans les différents départements de l’entreprise auprès de managers rarement formés à les gérer. Dans certains cas l’intégration sera formidable, dans d’autres un désastre, mais pas de processus commun pour homogénéiser l’expérience des freelances dans les différents services. Tout dépend du chef de projet de la mission !

De leur côté les freelances ne sont pas toujours à l’aise avec un management fondé davantage sur le présentéisme que sur la réalisation d’objectifs. Souvent le travail en remote est également un sujet épineux et la communication est difficile. Les difficultés de communication lors d’un projet sont pointées par la quasi des freelances rencontrés lors de Going Freelance. Ils mettent en avant la complexité de compréhension des attentes de l’entreprise, la multiplicité des interlocuteurs et le manque de brief clair.

Le principal obstacle vient de l’absence de processus clairement défini par l’entreprise dans la gestion des freelances. Chaque manager fait appel aux freelances au sein de son département sans suivre de règles précises. Il va puiser dans son réseau personnel en cas de besoin. Difficile alors pour le service des ressources humaines de donner un chiffre exact du nombre de freelances qui travaillent pour l’entreprise, d’imaginer des processus d’accueil homogènes ou encore de penser la collaboration avec ces talents sur le plus long terme.

D’où la nécessité de créer un nouveau poste, le Chief Freelance Officer.

Le rôle du Chief Freelance Officer

Il design l’expérience du freelance

Le rôle du Chief Freelance Officer est de créer des processus et de donner un cadre permettant aux managers des différents services de l’entreprise de recourir aux freelances facilement. Les freelances peuvent alors tous bénéficier du même accueil.

Les processus devant être définis par le CFO sont l’onboarding, l’offboarding, la communication durant la mission, les processus de recrutement et de paiement. Les plus grandes entreprises traitant avec des centaines de freelances peuvent avoir recours à un Freelance Management System (FMS), un logiciel permettant la gestion de toutes les étapes de la relation avec le freelance.

Le rôle du CFO est dans un premier temps de conduire le changement de processus de l’entreprise. Il va communiquer auprès des différentes équipes sur la stratégie d’intégration des freelances et sur leur fonctionnement. Il va également pouvoir donner des indications pour faciliter le recrutement en définissant des grilles de TJM (Taux Journalier Moyen), apportant aux différents managers des informations sur les obligations de l’entreprise au quotidien.

Il s’agit de penser l’expérience du freelance dans l’entreprise. Le Chief Freelance Officer va définir le bon degré d’interactions avec la culture d’entreprise dont va bénéficier le freelance lors de sa mission, définir les différents événements, formations auxquels le freelance peut participer.

Un rôle à géométrie variable 

Dans des structures plus petites, le Chief Freelance Officer recrute lui-même les freelances, en collaboration avec le chef de projet, c’est ce qu’il se passe chez IDEO à San Francisco. A force de faire de plus en plus appel aux freelances, un membre du département des ressources humaines s’est spécialisé dans le recrutement des indépendants et n’assure plus que cette fonction. Les différentes équipes techniques font remonter leurs besoins et la personne se charge d’identifier et d’intégrer les freelances.

Dans les plus grandes structures le Chief Freelance Officer est une fonction support pour les différents chefs de projets qui recrutent eux-mêmes les freelances. Une fois les processus designés, son rôle est d’apporter tout le soutien nécessaire aux différents services qui recrutent et collaborent avec les freelances. Il peut le faire à travers des études de cas, des conférences pour mettre en avant des exemples de projets menés avec une équipe hybride, en apportant sa bonne connaissance des différents viviers de talents existant au moment du recrutement ou son travail de veille sur les métiers et les TJM associés.

Responsable des pools de talents 

Le Chief Freelance Officer est responsable du pool de talent de l’entreprise, qu’il se matérialise par un groupe sur LinkedIn, une chaîne Slack ou bien organisé dans un Freelance Management System. Son rôle est de gérer ce vivier de talent et de l’animer. Par ailleurs il doit très bien connaître les différents viviers de talents extérieurs à l’entreprise, il doit alors nouer des partenariats stratégiques avec les cabinets de recrutements, les plateformes et les différentes communautés.

Conclusion

 Le CFO est à la fois un architecte du changement, une fonction support pour les chefs de projets et un ange gardien pour les freelances. Une fonction qui mobilise des compétences pluridisciplinaires. Nous pourrions imaginer que ce soit quelqu’un qui vienne des RH mais rien ne nous y limite.

Pour résumer, le rôle de Chief Freelance Officer, appelé à se développer, nécessite une excellente connaissance du marché et un très bon relationnel car la communication, tant avec les freelances qu’avec les différents départements de l’entreprise, joue un rôle essentiel pour ce poste.

Entreprises : c’est le moment de tester, de bousculer les structures établies et de repenser son organisation!

Cet article a initialement été publié dans le blog de Going Freelance.

Photo by Christian Chen on Unsplash