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Qui prend le contrôle lors de l’embauche de talents externes? Le service achats ou les RH?

Il n’y a pas encore de consensus sur à qui revient la responsabilité lors de l’embauche de professionnels externes. Mais il est grand temps que l’on consacre plus d’attention à l’embauche des externes et que ce sujet soit inscrit sur l’agenda stratégique des organisations.

Qui prend le contrôle ?

Selon l’enquête Embauche d’externes : Est-ce une tâche pour HR, Procurement ou le Business? Il semble que pour un tiers des organisations, la responsabilité de l’embauche des externes revienne soit aux HR, soit au service des achats ; pour 40%, la tâche serait répartie sur différents services ; et pour un quart des entreprises participantes, ceci serait du ressort des business managers. Une grande partie des participants à l’enquête souhaiterait que les HR ou le service des achats prenne un rôle plus important dans l’accomplissement de cet exercice.

Pour une organisation sur cinq participant à l’enquête, la  main d’œuvre est déjà composée de plus de 20% d’externes, intérimaires non compris. Ce sont généralement des spécialistes, des ‘cols blancs’ flexibles, qui travaillent sur des sujets qui concernent l’expertise et l’innovation de votre organisation, et qui en outre facturent un solide taux horaire. Le fait que ce sont des talents embauchés sur base freelance ou en tant que travailleur détaché, rend le volet juridique plus complexe et risqué s’il ne devait pas être bien appréhendé.

En matière de maturité d’embauche, les entreprises ont encore du pain sur la planche pour passer de leur approche actuelle décentralisée vers une plus grande centralisation. Un programme coordonné par exemple, autour de de la « bonne gestion du donneur d’ordre », procurerait non seulement des avantages substantiels en matière d’efficacité du processus et de diminution des risques, mais pourrait également offrir une réponse à la future pénurie de spécialistes « volants ».

Comment centraliser ?

Cette question tombe rapidement après celle de savoir qui devrait avoir le contrôle. Mon conseil est de commencer par lister toutes les parties concernées par le déploiement de talents externes, les stakeholders. A maintes reprises, j’ai pu constater qu’on est ambitieux lorsqu’il s’agit de régler le chaos pouvant régner concernant l’externalisation de main d’œuvre, mais qu’en réalité, c’est loin d’être facile, si ce n’est déjà un échec. Pourquoi ? Car on ne liste pas tous les stakeholders et que l’on n’aligne pas l’importance de leur rôle dans l’exercice demandé. En alignant les intervenants, on favorise la compréhension mutuelle, la communication, et l’on permet la connexion entre les fonctions et les services en silos jusque là..

Une fois la liste établie, vous pouvez placer tous les rôles dans une matrice synoptique où l’axe des abscisses indique si une expertise est nécessaire ou non. Sur l’axe des ordonnées, vous indiquez si un support est souhaitable, voire nécessaire. Dans chaque quadrant, vous paramétrez les différents rôles que les stakeholders ont à tenir au sein de votre organisation ou à l’extérieur.

Vous voyez donc très clairement qui est impliqué dans le projet, et vous évitez qu’à mi-chemin de votre projet une partie prenante importante n’apparaisse soudain et puisse compromettre le projet. Vous réaliserez des étapes beaucoup plus efficaces en centralisant, car non seulement vous comprendrez mieux où le problème se situe au sein de votre organisation, mais cela vous informera aussi sur ce que pensent les stakeholders externes, tels que les fournisseurs et les talents externes, sur la manière actuelle de collaborer.

C’est la seule façon de parvenir à une vision commune pour le futur, de l’embauche, du déploiement et de la guidance des talents externes dans votre organisation. C’est également l’unique manière de développer votre maturité d’embauche, loin de ces première et seconde phases délicates et immatures, pour prendre la voie d’un déploiement plus stratégique des de vos talents externes ainsi que  d’une vision et d’une gestion de tous vos talents, qu’ils fassent partie de votre personnel fixe ou non.

Marleen Deleu - Director Trends & Insights NextConomy - on a mission to bring insights and expertise to the freelance workforce and users of contingent labor in Belgium Voir tous les articles de Marleen Deleu