Jaarlijks 1.600 activiteiten realiseren door een betrokken en flexibel personeelsbestand

In een sector waar creativiteit en beleving centraal staan, bouwt Concertgebouw Brugge aan een sterk personeelsbestand. Met meer dan 1.600 activiteiten en 220.000 bezoekers per jaar is dit een mooi voorbeeld van een talenten ecosysteem, een mix tussen eigen en flexibele, externe werkkrachten. HR & Legal manager Isabelle D’Hooghe vertelt hoe ze dit in de praktijk doen.

Concertgebouw Brugge is een kunstenhuis dat een artistiek jaarprogramma aanbiedt, en daarnaast als eventlocatie zijn zalen ter beschikking stelt voor congressen, seminars en privé-evenementen. Dat resulteert jaarlijks in meer dan 1.600 activiteiten en zo’n 220.000 bezoekers én een hoge nood aan personeel.

Isabelle D’Hooghe, HR & Legal manager bij Concertgebouw Brugge licht toe: “De grote variatie in de activiteiten en het fluctuerende aantal bezoekers per dag vraagt om een grote flexibiliteit in het personeelsbestand. Om alle activiteiten in goede banen te leiden en de bezoekers een warm onthaal te kunnen bieden, werkt Concertgebouw Brugge met een 70-tal vaste medewerkers. Zij worden in hun taken ondersteund door een flexibele schil van freelancers, uitzendkrachten, vrijwilligers. In totaal telt Concertgebouw Brugge ongeveer 320 externe krachten en 35 stagiairs.”

De missie van de organisatie is te herleiden tot vier krachtlijnen: verbinden, verwonderen, vleugels geven en ondernemen. Ook het HR-beleid past naadloos in die missie. Er wordt ingezet op duurzaam en veerkrachtig werk, open communicatie, leren & inspireren, en inclusiviteit. Deze krachtlijnen worden doorgetrokken in alle HR-processen. Het team maakt elke dag opnieuw het verschil. Elke medewerker creëert hier waarde.

Wil je meer weten over het optimaal beheren van de mix aan vaste medewerkers en ingehuurde talenten in allerlei contractvormen? Op 27 november organiseert NextConomy de derde editie van de Total Workforce Summit. Centraal thema dit jaar: ‘Human Capital capabilities for managing a blended workforce’. Meer informatie en hoe je je kan aanmelden vind je hier.

Doublures voor sleutelfuncties

De freelancers, die slechts een klein deel van het flexibele bestand vertegenwoordigen, werden aangetrokken als doublures voor cruciale functies binnen de organisatie en worden regelmatig ingezet, ook wanneer er geen afwezigen zijn. Zo blijven ze vertrouwd met de werking en de specifieke aanpak van Concertgebouw Brugge. Deze vakspecialisten worden samen met hun vaste collega’s uitgenodigd voor teamvergaderingen, brainstorm voor oplossingen voor ‘lessons learned’ en het uitwerken van praktische zaken.

Het is belangrijk dat ook de externe werkkrachten zich goed voelen binnen de organisatie en betrokken worden in het reilen en zeilen van het kunstenhuis. – Isabelle D’Hooghe

Streven naar optimale flexibiliteit

Concertgebouw Brugge opereert in een bijzonder dynamische context die een grote flexibiliteit veronderstelt: geen twee dagen zijn er gelijk, elke dag worden nieuwe events (al dan niet letterlijk) van nul opgebouwd.

Voor hospitality, schoonmaak en ondersteunend podium-technisch werk werkt Concertgebouw Brugge met uitzendkrachten. Jobstudenten, flexijobbers en reguliere uitzendkrachten maken allen deel uit van een grote pool die op basis van hun beschikbaarheden ingepland worden.

Taken die geen specifieke kerntaken zijn, denk hierbij aan het vullen van goodiebags of het verdelen van seizoensbrochures op ontmoetingsplekken in de provincie, worden toevertrouwd aan vrijwilligers.

Externe talenten betrekken bij de organisatie

Isabelle D’Hooghe vindt het belangrijk dat ook de externe werkkrachten zich goed voelen binnen de organisatie en betrokken worden in het reilen en zeilen van het kunstenhuis. Specifiek voor externe medewerkers ontwikkelde ze een onthaalbrochure met praktische informatie, de huisregels en achtergrond over het kunstenhuis. Externen die er regelmatig werken, ontvangen de interne nieuwsbrief en mogen aansluiten op opleidingen die voor het vaste personeel worden georganiseerd.

Bij de start van elk seizoen organiseert Concertgebouw Brugge een infoavond specifiek voor de losse medewerkers, waarbij de verschillende afdelingen hun werking aan de externen toelichten. Wanneer het seizoen eindigt en de resultaten van het voorbije seizoen besproken worden tijdens een feestelijke ‘fin de saison’, zijn de externe werkkrachten welkom om samen met hun vaste collega’s te connecteren en terug te blikken.

Als je een gezonde organisatie wil, dan moet je gezonde medewerkers hebben. – Isabelle D’Hooghe.

Een wendbare organisatie met oog voor welzijn

“We streven voortdurend naar een win-winsituatie: medewerkers verbinden en samenwerking bevorderen.” Als HR-manager bewaakt Isabelle D’Hooghe nauwgezet de personeelsplanning. Ze waardeert de flexibiliteit van een ruime pool aan externe werkkrachten en hecht veel belang aan het welzijn van haar team. Het creëren van een gezonde en duurzame werkomgeving staat daarbij centraal.

Extra activiteiten plannen in een al drukke – en voor het personeel intensieve periode – moet haar finale ‘go’ krijgen. Afwezigheden ziet ze liefst zo snel mogelijk vervangen. “Als je een gezonde organisatie wil, dan moet je gezonde medewerkers hebben.”

Een doordachte planning voor een future proof organisatie

Toch is er een strikte opvolging van het personeelsbestand. Jaarlijks wordt de verhouding tussen het vaste en het flexibele team getoetst aan de vooropgestelde activiteiten. Hiervoor boogt Isabelle D’Hooghe op de data van de voorbije jaren om een realistische inschatting van de nood aan personeel en budget te maken. Deze provisie in aantal uren en centen volgt ze maandelijks op, samen met het financiële departement.

Concertgebouw Brugge streeft ernaar een futureproof organisatie te zijn en zet in op digitalisering. Hoewel Isabelle D’Hooghe zich voorlopig terughoudend opstelt over de precieze impact van artificiële intelligentie en technologische evoluties, is één zaak voor haar duidelijk: in een huis dat draait om beleving blijft een warm en persoonlijk onthaal essentieel — nu en in de toekomst.

Over Isabelle D’Hooghe

Isabelle D’Hooghe is jurist, bemiddelaar en HR-expert met een passie voor cultuur en verbindend leiderschap. Ze startte haar loopbaan als advocaat en is sinds 2003 Coördinator HR & Legal bij Concertgebouw Brugge vzw.

Daarnaast is Isabelle ook bestuurder in diverse organisaties. In 2025 werd zij finalist “HR-ambassadeur”, als erkenning voor haar verbindende en oplossingsgerichte aanpak binnen het HR-domein.