Recht op btw-aftrek: dit zijn de 3 voorwaarden

Wat zijn de btw-verplichtingen nu weer?

Op bijna alles wat je koopt of verkoopt, wordt btw aangerekend. Dat brengt een heuse papierwinkel met zich mee: van je btw-nummer activeren tot de indiening van de jaarlijkse klantenlisting. Logisch dat veel startende ondernemers hier hun hoofd over breken.

• Een heropfrissing nodig? Deze blogpost toont je de btw-verplichtingen voor startende zelfstandigen.

Bedraagt je jaaromzet minder dan 25.000 euro? Dan kan je je registreren als ‘kleine onderneming’ en ben je van de meeste btw-beslommeringen verlost.

Hierop moet je letten

Op de meeste goederen en diensten die je koopt, betaal je een stukje btw. Als je zelf btw-plichtig bent, kan je die in veel gevallen recupereren van de btw-administratie (de overheid dus). Maar er zijn enkele voorwaarden, waarop streng wordt toegekeken. Op dit moet je letten:

1. De factuur is 100% correct

De factuur bewijst hoeveel btw je hebt betaald. Enkel als die factuur volledig juist is, kan je de btw terugkrijgen. Daarbij kan er heel wat foutlopen: het btw-percentage moet juist zijn en alle nodige gegevens moeten vermeld staan, zoals je btw-nummer, een omschrijving van de goederen of diensten, … . De fiscus is op dat tweede vlak wel iets soepeler geworden. Toch blijft het heel belangrijk dat je de ontvangen facturen goed controleert en eventueel laat aanpassen. Het kan al menig discussie met de btw-controle vermijden.

Voorbeeld: een leverancier rekent 21% btw aan, terwijl dat eigenlijk maar 6% mag zijn. Jij betaalt toch 21% en vraagt dat bedrag terug via de btw-aangifte. Dan krijg je slechts 6% terug, want ‘ten onrechte aangerekende btw is niet aftrekbaar’, ook al heb je wel degelijk 21% betaald. Aan jou dus om te checken of de btw op de factuur klopt. Is dat niet het geval? Vraag dan een correcte factuur aan je leverancier.

2. Het gaat om een professionele aankoop

Als zelfstandige koop je heel wat zaken aan. Je kan enkel de btw terugvragen als je die aankopen nodig hebt voor je zaak.

Sommige goederen gebruik je zowel voor je onderneming als privé. Denk bijvoorbeeld aan een gsm, laptop of bedrijfswagen. Van deze producten kan je niet de volledige btw terugvorderen, maar enkel het percentage dat beroepsmatig is. Die keuze maak je zelf, in de praktijk samen met je boekhouder. Opgelet: de fiscus controleert hier streng op, dus wees redelijk.

De btw-administratie voorziet in bepaalde gevallen wel voor bepaalde methoden om het beroepsgebruik te bepalen, bijvoorbeeld voor de bedrijfswagens.

3. Je mag de btw wettelijk aftrekken

Van bepaalde producten mag je de btw niet of slechts gedeeltelijk aftrekken. Zo kan je bijvoorbeeld slechts 50% van de btw op een personenwagenterugvragen, zelfs als je die auto voor meer dan de helft voor je zaak gebruikt. Bovendien krijg je de btw op de andere kosten van een personenwagen (herstellingen, onderhoud, brandstof) maximaal voor de helft terug.

Er zijn nog producten waarvan de btw-aftrek beperkt is, bijvoorbeeld sterke dranken en tabaksproducten. Vraag bij twijfel zeker raad aan je boekhouder.

Soms kan je de btw helemaal niet kan terugvragen. Enkele voorbeelden zijn logies, spijzen, dranken, relatiegeschenken die meer dan 50 euro kosten en ‘kosten van onthaal’.

Wat is btw ‘rechtzetten’?

Soms krijgt een product een ander doel, waardoor je niet langer recht hebt op btw-aftrek. In dat geval moet je de btw helemaal of gedeeltelijk terugstorten, ook wel ‘rechtzetten’ genoemd.

Voorbeeld: de eigenaar van een computerwinkel haalt een laptop uit de stock om privé te gebruiken. Bij de aankoop had hij recht op btw-aftrek, want hij dacht de laptop te verkopen. Nu hij het toestel enkel privé gebruikt, zal hij de btw moeten terugbetalen.

Vragen over btw-aftrek?

Neem vrijblijvend contact op met een van onze startersadviseurs. Hij of zij helpt je graag op weg! Ook in onze startersgidsen vind je meer informatie.