Uitbesteden aan een MSP-partner? 6 tips

De keuze van een MSP-partner is geen gemakkelijke oefening. MSP’s (en VMS systemen) komen immers in vele smaken en kleuren. Bovendien is het uitbesteden van het beheer van ingehuurde talenten niet altijd een succesverhaal. Goed vergelijken en kiezen op basis van de juiste gegevens en inzichten is het geheim. Wij geven je 6 tips mee om je op weg te helpen.

Tip 1 – Ken je noden

Een inhuur programma is altijd maatwerk! Geen enkel bedrijf heeft dezelfde noden, dezelfde visie over de ideale toekomst, identieke doelstellingen, budgetten, arbeidsmarkt, enz. Het is dus aangewezen dat je weet waar je nu staat: wie huurt wat en waarom in? Hoe verloopt dit proces? Wat kan beter? Wie zijn de betrokken partijen? Zijn we tevreden? Waarom niet?
Kijk ook naar de toekomst: hoe flexibel moet jouw organisatie zijn de komende 3 tot 5 jaar? Heb je flexibiliteit in ‘handjes’ nodig of eerder ‘kennis’? Hoe ziet het ideale, efficiënte inhuurproces er uit? Waar leg je de lat wanneer het over kwaliteit of kosten gaat?, Hoe ga je eenvormigheid (compliancy) aan wet- en regelgeving borgen? Wie wordt de eindverantwoordelijke voor het inhuren van externen?
En tot slot: is er draagvlak bij de directie om te veranderen of eventueel uit te besteden? Is er budget? Is het voldoende helder wanneer je dit alles een succes noemt of anders gezegd: wat levert het op?

Tip 2 – Ken je doelstellingen: directe kostenbesparingen versus indirecte besparingen

Kostenbesparing is een van de voornaamste redenen voor Inkoop Managers om uitbesteding aan een MSP te overwegen. En het is een gekend verkoopargument van de MSP dienstverleners.

In het eerste jaar van het programma zijn de kostenbesparingen aantoonbaar en te berekenen in harde euro’s. Daarna schakelen de betere MSP-aanbieders over naar een meer strategisch adviserende rol om de kwaliteit van het ingehuurde talent en de dienstverlening van de leveranciers te verbeteren. Ook procesoptimalisaties, bijvoorbeeld door verdere technische integraties zijn veel geziene acties in deze fase. Sommige klanten beschouwen dit niet meer als kostenbesparingen, wat natuurlijk niet het geval is. Bedenk echter dat uit literatuur (o.a. SIA, Ardent Partners, …) blijkt dat de indirecte kostenbesparingen aanzienlijk kunnen zijn, en zelfs fors meer dan uit directe besparingen te halen is. Enkele voorbeelden:

• Vermijden van ‘maverick spend’, budget controle : – 3,5%
• Meer correcte facturen, minder administratief werk: – 1%
• Gegarandeerd betalen binnen betalingstermijn, korting leveranciers: – 1%
• Controle op functieprofielen en bijhorende tarieven: – 1%
• Opvolgen van de prestaties en diensten van leveranciers: -2%
• Centraal beheren van het inhuurprogramma, tijdbesparing van je managers: -2%
• Automatiseren van (delen) van het inhuurproces: tot – 15%
• Via de MSP inbreng van kennis en expertise van specialisten en/of andere klanten: – 2%

Zaak is dus om te weten welke doelstellingen je nastreeft: enkel direct besparen, of beide, direct én indirect. En vervolgens die MSP-partij te kiezen die het best in staat zal zijn dit doel te realiseren.

TIP 3 – Voorzie altijd een exit plan

Net zoals wanneer je verliefd bent en aan trouwen denkt, moet je ook bij de keuze van een MSP-partner op voorhand denken aan het scenario voor wanneer het fout loopt. Uitbesteden van je inhuur is een strategische oefening en de impact van de verandering op je organisatie is behoorlijk groot. Wanneer je na verloop van tijd nog eens van partner wisselt, kan dit tot veel frustratie én grote kosten leiden. De MSP en bijhorende VMS kunnen soms erg verweven zitten in je organisatie en niet zonder slag of stoot vervangen worden.

Kies daarom voor een MSP-partner met een duidelijke exit-strategie: hoe zorgen ze er voor dat je leveranciers betaald worden gedurende de transitieperiode? Hoe zullen de ingehuurde talenten worden overgedragen? Wat gebeurt er met de data in het VMS? …

TIP 4 – Strategische partner

Om je inhuurprogramma op termijn naar een hoger niveau te tillen, ben je op zoek naar een partner, niet een leverancier. De ideale MSP is de bondgenoot, van jou en je team, maar ook van jouw leveranciers. Zij bieden je inzicht in al hun kennis en kunde, contacten en ervaringen. Zij staan open voor innovaties en investeringen om je doelen te bereiken. Elke MSP kan kostenbesparingen realiseren, maar de echte waarde zit in een partner die voor de lange termijn gaat en je naar inhuurvolwassenheid brengt.

Tip 5 – MSP is altijd maatwerk

We hebben hierboven al toegelicht hoe belangrijk het is inzicht in je noden en je doelen te hebben. Daardoor is een inhuurprogramma altijd maatwerk, er is niet één miraculeuze oplossing die voor elke organisatie van toepassing is. De betere MSP-partijen analyseren je huidige situatie en wensen en ontwikkelen vervolgens een ‘op maat’ programma.

TIP 6 – kies een MSP met kennis van MSP, je sector en VMS-technologie

De betere MSP-dienstverleners hebben in hun team niet alleen medewerkers met MSP-ervaring, maar ook met kennis van de eigenheden van de sector waarin je bedrijf actief is. Denk aan kennis en inzichten in de arbeidsmarkt, typische wet- en regelgeving, trends en ontwikkelingen in je sector, je concurrenten, leveranciers van niche talent, … Binnen het team moet er ook een sterke backoffice zijn ter ondersteuning (facturatie, juridisch advies, financieel, …) en zeker ook een expert in VMS-technologie.

Vraag dus bij de keuze van je MSP-leverancier altijd naar de teamleden en hun expertise zowel met MSP-dienstverlening als binnen je sector.