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Check list project sourcing

Quels sont les ’dos & don’ts’ lorsqu’on fait appel à des collaborateurs externes via du project sourcing ? Vous pouvez vérifier ci-après si vous et votre organisation connaissez la réglementation, et si vous l’appliquez correctement.

Les collaborateurs externes sont placés sous l’autorité du prestataire de services (agences de project sourcing), et non sous celle de l’entreprise pour laquelle le collaborateur est missionné. Pourtant, nombre d’organisations ne respectent pas ce point de la législation. Consciemment ou non . Et les conséquences peuvent être importantes.

L’autorité d’une agence de project sourcing

L’agence de project sourcing est l’employeur de droit et de fait des collaborateurs externes dont elle a la gestion. Ce n’est donc clairement pas l’entreprise qui utilise leurs services. Ni l’organisation, ni le département RH du client n’ont un droit de regard sur la politique de recrutement du prestataire de services, sur les salaires et les conditions de travail pratiqués, les évaluations des performances, ou encore le temps de travail et les heures supplémentaires.

En cas de faute du collaborateur externe, ou si ce dernier occasionne des dégâts, la responsabilité revient à l’agence de project sourcing. Pour information : si vous contractez directement avec un freelance, c’est bien sûr lui qui est responsable en cas de faute ou de dégâts. Dès lors, vérifiez toujours si le freelance dispose d’une assurance adéquate et si la couverture est suffisante. Vous pouvez éventuellement exiger cette assurance au moment de la négociation.

Nomination d’un SPOC

La responsabilité dans le cadre de l’exécution du contrat revient toujours au prestataire de services. Jamais à l’entreprise (client). Pour toute question ou en cas de problème, vous prenez contact avec le SPOC (Single Point of Contact). Il s’agit de la personne de référence qui agit au nom de l’agence de sourcing.

Un contrat solide et des clauses adéquates

Le contrat doit clairement définir la mission. Veillez à formuler les choses de manière factuelle, pour que la description de la mission ne puisse pas être reliée à une personne ou un profil en particulier. Auparavant, on pouvait parfois lire que le but du projet était l’embauche temporaire de personnes. N’avancez jamais un tel objectif.

Limitation du droit de donner des instructions

Le client ne peut pas exercer d’autorité sur le collaborateur externe. Ce droit revient au prestataire de services. Vous devez donc limiter au maximum les instructions données.

Néanmoins, vous pouvez lui communiquer des consignes en rapport avec la réglementation du bien-être au travail, celle-ci s’adressant du reste à chacun.

Vous devez absolument donner des instructions ? Assurez-vous au préalable que les conditions suivantes sont remplies :

  1. La convention écrite doit prévoir explicitement et de manière détaillée quelles sont les instructions qui peuvent être données.
  2. Le droit de donner des instructions ne peut en aucune manière porter atteinte à l’autorité exercée par le prestataire de services.
  3. Le client doit immédiatement informer son conseil d’entreprise ou son comité pour la prévention et la protection au travail, que le droit de donner des instructions aux collaborateurs externes revient aux prestataires de services. Le conseil ou le comité peut vous demander une copie de la partie de la convention écrite qui fait référence à la réglementation du droit de donner des instructions.
  4. L’usage effectif de ce droit de donner des instructions par le client doit correspondre aux dispositions expresses de la convention. Cela signifie donc que toute personne en relation avec le collaborateur externe doit être mise au courant de son statut et doit respecter les dispositions prévues.

Quels types d’instructions pouvez-vous donner aux collaborateurs externes ?

  1. Les horaires d’ouverture et de fermeture de l’entreprise.
  2. Les modalités d’accès aux locaux et/ou aux installations de l’entreprise dans le cadre de l’exécution de la mission. Le pointage de présence du collaborateur externe ne peut être exigé que s’il est nécessaire pour assurer sa sécurité et pour pouvoir recenser les personnes. Le fait de badger ne peut jamais représenter un moyen de contrôle des heures prestées par le collaborateur externe.
  3. Les circonstances, les procédures et les pratiques dont il faut tenir compte dans le cadre de la mission.
  4. Les instructions d’ordre technique pour l’utilisation et/ou l’entretien de machines, du matériel, des locaux, des infrastructures et de certains procédés. En ce y compris les formations ponctuelles nécessaires à l’exécution de la mission.

Lignes directrices des cadres

Il n’est pas rare que le service juridique élabore un contrat en bonne et due forme, mais que son application ne soit pas effective une fois arrivé sur le terrain. Ceci est généralement dû au fait que l’encadrement n’est pas au courant du statut du collaborateur externe ou ignore tout simplement l’existence d’une règlementation. Il est donc conseillé d’organiser une formation interne dans le cadre du project sourcing.

Informer les organes consultatifs

Il faut immédiatement informer le conseil d’entreprise ou le comité pour la prévention et la protection au travail de la collaboration avec un prestataire de services, et que le droit de donner des instructions à des collaborateurs externes est réservé aux prestataires de services. Le conseil ou le comité peut demander une copie de cette convention.

Il est primordial de s’assurer qu’au niveau de l’entreprise aucune autorité ne sera exercée sur le collaborateur externe. Dans le cas contraire, une série de sanctions sont prévues : une amende, une intégration du collaborateur dans votre payroll, une responsabilité conjointe pouvant entraîner des cotisations ONSS ou des arriérés de salaire.

Plus d’information ?

Sur le site web de Federgon, vous trouverez une brochure sur le project sourcing selon le nouveau règlement et les clausules types Federgon-Agria concernant le droit de donner des instructions.